Cele mai bune strategii de dezvoltare a unui plan de continuitate a activității pentru firme

LoredanaSoare

Pentru cei care nu sunt familiarizați regula conform căreia „planificarea prealabilă previne performanțele slabe”, este greu de supraestimat importanța de a avea planuri de urgență în cazul în care apar evenimente neprevăzute. În loc să vă bazați pe noroc sau pe întâmplare, crearea unui plan de continuitate a activității vă va ajuta să vă asigurați că puteți relua operațiunile cât mai curând posibil și că lucrurile revin la un nivel de bază acceptabil. Aflați mai multe despre cele mai bune strategii pentru companii pentru elaborarea unui plan de continuitate a activității și despre modul în care aceste planuri vă pot ajuta într-o situație dificilă.

Determinați riscurile posibile pentru compania dvs. cu ajutorul analizei impactului asupra afacerii

Pentru a realiza cel mai bun plan posibil de continuitate a activității, va trebui mai întâi să determinați ce riscuri este posibil să întâmpinel afacerea dumneavoastră și impactul acestora asupra operațiunilor normale. Aceste riscuri ar putea fi orice, de la inundarea unei săli de servere ca urmare a unui dezastru natural, până la lipsa bruscă a produselor unui furnizor important de bunuri, la o încălcare a securității cibernetice cauzată de hackeri și așa mai departe. Puteți crea un plan eficient de continuitate a activității numai prin înțelegerea problemelor potențiale și a modului în care acestea vor avea un impact negativ asupra companiei dumneavoastră; apoi veți putea lua măsurile adecvate pentru a le aborda. Aceste planuri pot și trebuie să includă posibilele impacturi asupra afacerii dumneavoastră, inclusiv cât ar costa înlocuirea echipamentelor, timpul estimat necesar pentru reluarea operațiunilor normale și care vor fi efectele negative în timpul recuperării companiei dumneavoastră.  

Ar trebui să vă planificați răspunsurile în detaliu pentru un efect maxim

Un plan de continuitate a activității poate fi eficient numai atunci când luați datele dintr-o analiză a impactului asupra activității și le utilizați fie pentru a preveni în totalitate, fie pentru a minimiza incidentele. Cea mai eficientă modalitate de a face acest lucru implică stabilirea persoanelor care trebuie să fie implicate și a activităților care le sunt atribuite pentru a vă asigura că operațiunile vor fi desfășurate în mod eficient și eficace. Pe lângă definirea clară a rolului și responsabilităților fiecăruia, planul de continuitate a activității ar trebui să țină seama și de resursele necesare pentru îndeplinirea anumitor sarcini și să includă termene estimative pentru a face răspunsul cât mai eficient posibil.

Definirea clară a rolurilor și responsabilităților minimizează timpul pierdut și starea de panică

După cum s-a menționat mai sus, este esențial ca toată lumea să știe ce are de făcut în cazul unei situații de urgență în afaceri pentru ca totul să fie rezolvat cât mai rapid și mai ușor posibil. În funcție de dimensiunea și de domeniul de aplicare al întreprinderii dumneavoastră, este posibil să fie necesar să includeți pe toată lumea, de la conducerea superioară până la membrii juniori ai personalului și să vă asigurați că fiecare își cunoaște rolurile și responsabilitățile. După ce le-ați definit în planul dumneavoastră de continuitate a activității, puteți aloca resurse anumitor membri ai echipei, punând sarcinile cu prioritate mai mare înaintea activităților mai puțin importante. Exemplele ar putea include desemnarea unei persoane care să se ocupe de distribuirea dispozitivelor mobile, a laptopurilor și a smartphone-urilor, în cazul în care trebuie înființat un birou la distanță.

Strategiile bune de comunicare sunt esențiale pentru personal și social media

În cazul în care afacerea dvs. suferă o catastrofă neașteptată care pune în dificultate, un plan de comunicare de afaceri bine realizat vă poate salva mult timp și resurse. Exemplele de strategii de comunicare relevante includ existența unei liste de vânzători și furnizori pe care să îi contactați pentru a evita risipa de bani pe comenzi fără depozitare corespunzătoare sau trimiterea unui e-mail la nivelul întregii companii prin care să informați clienții că vă confruntați cu dificultăți tehnice. De asemenea, ați putea pregăti unele documente pre-redactate care să fie utilizate pe diverse platforme de social media sau chiar comunicate de presă, în funcție de cât de cunoscută se întâmplă să fie afacerea dumneavoastră. 

În funcție de dimensiunea și complexitatea generală a întreprinderii dumneavoastră, ar putea fi necesar să creați mai multe strategii de comunicare pentru a garanta că toți cei care trebuie să fie informați pot primi informațiile relevante. Făcându-vă timp pentru a stabili o rețea de comunicare cu redundanțe multiple și având o idee clară despre cine este responsabil pentru difuzarea informațiilor, puteți readuce lucrurile pe făgașul normal cât mai curând posibil.

Luați în considerare utilizarea instruirii și verificările pentru a vedea dacă planul dvs. vă va satisface cerințele

La fel ca în cazul proverbului conform căruia niciun plan nu supraviețuiește primului contact cu inamicul, nu există nicio modalitate de a ști dacă aveți un plan eficient de continuitate a activității fără a-l pune la încercare. Chiar dacă totul este bine pus la punct într-o manieră ușor de înțeles, stresul unei crize bruște îi poate scoate pe oameni din randamentul lor obișnuit și poate duce la întârzieri inutile și la fricțiuni între membrii echipei. Indiferent de dimensiunea companiei dumneavoastră, ar trebui să luați în considerare cu fermitate educarea personalului cu privire la importanța planului de continuitate a activității și la modul în care personalul poate contribui la îndeplinirea unor roluri active și utile în perioadele de stres.

Una dintre cele mai bune și mai ușoare modalități de a face acest lucru este să mergeți dincolo de simpla conștientizare și să începeți să vă conduceți angajații printr-un exercițiu simulat. O trecere în revistă vă va ajuta să determinați dacă planul dumneavoastră de continuitate a activității a luat în considerare toți factorii sau dacă ar putea beneficia de note și modificări suplimentare. Sesiunile de instruire regulate îi vor face pe angajații dvs. să se simtă mult mai în largul lor în cazul unei probleme reale și le vor spori încrederea în ei înșiși pentru a afla cum pot ajuta direct compania. Făcându-vă timp pentru revizuirea și îmbunătățirea continuă a planului dvs. de continuitate, afacerea dvs. și angajații acesteia vor avea numai de câștigat.

Deși niciun plan standard de continuitate a activității nu poate fi aplicat universal, aceste strategii vă vor ajuta să dezvoltați un plan care funcționează cel mai bine pentru organizația dumneavoastră. Revedeți-vă planul în mod regulat pentru a vă asigura că sunteți pregătiți pentru neprevăzut.