10 sfaturi și sugestii Microsoft PowerPoint pe care ar trebui să le știe oricine

LoredanaSoare

Fie că sunteți un student care stăpânește elementele de bază ale suitelor software de birou sau sunteți un profesionist experimentat care caută să facă o prezentare convingătoare, sunteți în mod aproape sigur familiarizat cu aplicația PowerPoint. De la sălile de clasă până la sala de ședințe, calitatea prezentării dvs. poate avea un impact semnificativ asupra audienței dacă este făcută corect. Aflați mai multe despre aceste zece scurtături Microsoft PowerPoint pe care oricine ar trebui să le cunoască, și cum pot acestea să vă facă procesul de creație mult mai simplu și mai eficient.

Șabloanele pre-existente pot face crearea prezentărilor mult mai ușoară

Ca să ne amintim de binecunoscuta expresie „nu reinventați roata”, ar trebui să știți că nu trebuie neapărat să treceți prin consumul de timp și efort necesar creării unei prezentări PowerPoint de la zero. PowerPoint are un număr impresionant de modele diferite pentru crearea de prezentări cu o varietate de fonturi, culori, casete de text, grafice, diagrame și multe altele. Deci, în timp ce sunteți liber să vă creați prezentarea PowerPoint pornind de la nimic altceva decât diapozitive goale, poate fi util să vedeți dacă puteți găsi un șablon adecvat și să economisiți o mare cantitate de efort.

Efectuați editări în toate diapozitivele simultan cu funcția Slide Master

Una dintre cele mai simple modalități prin care oamenii își pierd interesul pentru prezentarea dvs. este să aveți erori evidente de formatare între serii de diapozitive. În loc să treceți prin procesul laborios de modificare a fiecărui diapozitiv în parte, selectați pur și simplu fila View din panglica cu comenzi și faceți clic stânga pe Slide Master. Atunci când utilizați funcția Slide Master, orice modificări de formatare pe care le faceți vor fi aplicate tuturor diapozitivelor create. Să vă asigurați că toate diapozitivele dvs. sunt identice și formatate corespunzător înainte de a introduce text și grafică vă va scuti de o mulțime de griji.

Dezvăluiți selectiv informațiile cu prezentări personalizate pentru a economisi o mulțime de timp

Nu toți angajații unei anumite companii trebuie să aibă același nivel de autorizare de securitate, iar atunci când vine vorba de prezentarea unor informații potențial valoroase sau exclusive unui anumit public, se poate aplica același principiu. În loc să creați două prezentări separate pentru angajații și directorii unei anumite companii, puteți crea un slideshow personalizat care să excludă anumite slide-uri cu informații mai sensibile. Puteți crea aceste prezentări accesând secțiunea Slideshow din Ribbon, apoi selectând Custom Slide Show, apoi Custom Shows. Apoi, când vine momentul să faceți prezentarea fiecărui grup, puteți fi sigur că toată lumea va fi implicată și informată în mod corespunzător.

Luați în considerare potențialele nevoi ale audienței cu ajutorul instrumentului pentru verificarea accesibilității

Având în vedere că mediul prezentărilor PowerPoint este în primul rând vizual, este posibil ca acestea să nu fie bine adaptate pentru a fi urmărite de acele persoane care au probleme cu accesarea unui astfel de conținut. Soluția la această problemă este destul de simplă: deschideți o prezentare PowerPoint și selectați File, apoi Info, Check For Issues și Check Accessibility pentru a modifica orice setări aplicabile. Acordându-vă puțin timp și luând în considerare diversele nevoi ale potențialului dvs. public, puteți crea o prezentare mult mai relevantă.

Obțineți o perspectivă utilă de ansamblu asupra prezentării dvs. cu Slide Sorter

Dacă aveți sentimentul că prezentarea dvs. poate părea incoerentă și dezordonată, o scurtătură PowerPoint excelentă este utilizarea funcției Slide Sorter. Deoarece urmărirea diapozitivelor într-o manieră liniară poate duce la ambiguități și ineficiență în transmiterea mesajului dorit, Slide Sorter oferă o vedere de ansamblu a tuturor diapozitivelor curente care vă poate ajuta să determinați dacă acestea trebuie să fie reduse sau reordonate. Acest instrument poate fi accesat prin secțiunea Ribbon View, apoi Slide Sorter.

Schimbați cu ușurință ordinea secțiunilor și a diapozitivelor cu ajutorul comenzilor de la tastatură

Multe dintre programele din Microsoft Office oferă utilizatorilor posibilitatea de a utiliza comenzi rapide de la tastatură pentru a efectua rapid funcții simple, iar PowerPoint nu face excepție. De exemplu, mai degrabă decât să trageți manual diapozitivele cu mouse-ul sau trackpad-ul, puteți muta diapozitivele în sus și în jos în ordine folosind comenzile rapide din PowerPoint CRTL + Săgeată sus și CRTL + Săgeată jos. De asemenea, puteți muta un diapozitiv direct la începutul sau la sfârșitul prezentării cu comenzile rapide de la tastatură CRTL + Shift + Săgeată sus sau CRTL + Shift + Săgeată jos.

Exportați prezentările PowerPoint ca PDF-uri pentru o distribuire maximă

Deoarece nu toată lumea are acces imediat la Microsoft PowerPoint ca aplicație pe PC, este posibil să limitați neintenționat aria de acoperire a prezentării dvs. Una dintre cele mai simple metode de a vă face prezentarea cât mai accesibilă posibil este să creați un export al fișierului PowerPoint ca PDF. Deoarece versiunea de bază a Adobe Acrobat este disponibilă gratuit, oamenii pot descărca și vizualiza cu ușurință prezentarea dumneavoastră. Pentru a crea un PDF al fișierului PowerPoint, selectați File, apoi Export și Create PDF.

Îmbunătățiți implicarea publicului prin adăugarea de subtitrări live și transcrieri

Această caracteristică este foarte benefică pentru captarea atenției audiențelor live și asigurarea accesibilității pentru cei cu deficiențe de auz sau alte probleme conexe. Din secțiunea Slideshow de pe panglică, bifați caseta de lângă Always Use Subtitles, configurați microfonul și alegeți Presenter View. Deși capacitatea PowerPoint de a furniza subtitrări pentru limbajul extrem de tehnic poate să nu fie chiar de încredere, această caracteristică este foarte utilă pentru implicarea audienței pe mai multe niveluri.

Utilizați biblioteca inclusă de ilustrații, fotografii și pictograme pentru a economisi timp

Dacă proiectul dvs. trebuie să evite utilizarea materialelor protejate prin drepturi de autor sau nu există buget pentru fotografii editoriale care să vă ajute cu idei pentru PowerPoint, aveți deja resurse considerabile la dispoziție. Microsoft PowerPoint conține o colecție impresionantă de ilustrații, fotografii și pictograme pe care le puteți utiliza pentru prezentarea dvs. Înainte de a cheltui din greșeală bani pe ceva la care aveți deja acces, în primul rând merită să aruncați o privire la colecția disponibilă.

În timp ce aceste zece sfaturi pentru PowerPoint sunt destul de utile, ele nu sunt în niciun caz singurele trucuri PowerPoint pe care aplicația le poate oferi. Consultați site-ul Microsoft și articolele de productivitate pentru a afla mai multe despre caracteristicile PowerPoint și despre modul în care acestea vă pot ajuta să economisiți timp și efort.

*Opinile reflectate în acest articol sunt opiniile exclusive ale autorului și nu reflectă nicio poziție sau afirmație oficială din partea Acer Inc.