Незалежно від того, чи ви студент, який освоює основи офісних програмних пакетів, чи досвідчений фахівець, який прагне створити виняткову презентацію, ви, безсумнівно, знайомі з програмою PowerPoint. Від аудиторії до зали засідань — якість вашої презентації може суттєво вплинути на аудиторію, якщо її правильно підготувати. Дізнайтеся більше про ці десять комбінацій у Microsoft PowerPoint, які варто знати кожному, та про те, як вони можуть зробити ваш творчий процес набагато простішим і ефективнішим.
Готові шаблони можуть значно спростити створення презентацій
На честь відомого вислову «не винаходьте велосипед» варто пам’ятати, що вам не обов’язково витрачати час і сили на створення презентації в PowerPoint з нуля. PowerPoint пропонує дивовижну кількість різноманітних шаблонів для створення презентацій із широким вибором шрифтів, кольорів, текстових полів, графічних елементів, діаграм та багато чого іншого. Тож хоча ви можете створювати презентацію PowerPoint, починаючи лише з порожніх слайдів, можливо, варто пошукати відповідний шаблон, щоб заощадити чимало зусиль.
Вносьте зміни одночасно на всіх слайдах за допомогою функції «Шаблон слайда»
Один із найпростіших способів втратити цікавість аудиторії вашою презентацією — це наявність очевидних помилок у форматуванні між серіями слайдів. Замість того щоб проходити клопіткий процес коригування кожного слайда окремо, просто виберіть вкладку «Вигляд» на стрічці команд і клацніть лівою кнопкою миші на «Шаблон слайда». При використанні функції «Шаблон слайда» будь-які зміни форматування, які ви внесете, будуть застосовані до всіх створених слайдів. Переконавшись, що всі слайди однакові та мають правильне форматування, перш ніж вводити текст і графіку, ви заощадите собі багато нервів.
Використовуйте індивідуальні слайд-шоу для вибіркового оприлюднення інформації, щоб значно заощадити час
Не всім співробітникам компанії необхідний однаковий рівень допуску до секретної інформації, і той самий принцип можна застосувати, коли йдеться про демонстрацію потенційно цінної або конфіденційної інформації певній аудиторії. Замість того щоб створювати дві окремі презентації для співробітників і керівництва компанії, ви можете створити «Налаштоване слайд-шоу», яке виключає певні слайди з більш конфіденційною інформацією. Ви можете створити такі слайд-шоу, перейшовши до розділу «Слайд-шоу» на стрічці, вибравши «Налаштоване слайд-шоу», а потім «Налаштоване шоу». Тоді, коли настане час проводити презентацію для кожної групи, ви можете бути впевнені, що всі будуть належним чином залучені та поінформовані.
Враховуйте потенційні потреби аудиторії за допомогою інструменту перевірки доступності
Оскільки презентації PowerPoint мають переважно візуальний характер, вони можуть виявитися непридатними для глядачів, які мають труднощі з доступом до такого контенту. Розв'язати цю проблему досить просто: відкрийте потрібну презентацію PowerPoint, виберіть меню «Файл», потім «Інформація», «Перевірити на наявність проблем» і «Перевірити доступність», щоб змінити відповідні налаштування. Приділивши трохи часу та врахувавши різноманітні потреби вашої потенційної аудиторії, ви зможете створити набагато більш змістовну презентацію.
Отримайте корисний загальний огляд своєї презентації за допомогою сортувальника слайдів
Якщо вам здається, що ваша презентація виглядає розрізненою та хаотичною, чудовим рішенням у PowerPoint стане використання функції «Сортування слайдів». Оскільки перегляд слайдів у лінійному порядку може призвести до неоднозначності та неефективності передачі вашого повідомлення, «Сортувальник слайдів» надає загальний огляд усіх ваших поточних слайдів, що допоможе вам визначити, чи потрібно їх скоротити або змінити порядок. Цей інструмент доступний у розділі «Стрічка», а потім у «Сортувальник слайдів».
Легко змінюйте порядок розділів і слайдів за допомогою клавіатурних команд
Багато програм пакета Microsoft Office дають користувачам можливість використовувати комбінації клавіш для швидкого виконання простих операцій, і PowerPoint не є винятком. Наприклад, замість того, щоб вручну перетягувати слайди за допомогою миші або трекпаду, ви можете переміщати слайди вгору та вниз за допомогою відповідних комбінацій клавіш CTRL + стрілка вгору та CTRL + стрілка вниз у PowerPoint. Ви також можете перемістити слайд безпосередньо на початок або кінець презентації за допомогою комбінацій клавіш CTRL + Shift + стрілка вгору або CTRL + Shift + стрілка вниз.
Експортуйте свої презентації PowerPoint у формат PDF для максимальної зручності поширення
Оскільки не всі мають постійний доступ до програми Microsoft PowerPoint на своєму комп’ютері, ви можете мимоволі обмежити аудиторію своєї презентації. Один із найпростіших способів зробити презентацію максимально доступною — це експортувати файл PowerPoint у формат PDF. Оскільки базова версія Adobe Acrobat є безплатною, користувачі зможуть легко завантажити та переглянути вашу презентацію. Щоб створити PDF-файл із вашої презентації PowerPoint, виберіть меню «Файл», потім «Експортувати» та «Створити PDF».
Підвищуйте зацікавленість аудиторії за допомогою додавання субтитрів у реальному часі та титрів
Ця функція є дуже корисною для привернення уваги аудиторії під час живих виступів та забезпечення доступності для людей із вадами слуху або іншими подібними проблемами. У розділі «Слайд-шоу» на стрічці інструментів встановіть прапорець біля пункту «Завжди використовувати субтитри», налаштуйте мікрофон і виберіть режим «Вигляд доповідача». Хоча здатність PowerPoint створювати субтитри для надзвичайно технічної лексики може бути не надто надійною, ця функція є дуже корисною для залучення аудиторії на кількох рівнях.
Використовуйте вбудовану бібліотеку ілюстрацій, фотографій та піктограм, щоб заощадити час
Якщо у вашому проєкті потрібно уникати використання матеріалів, захищених авторським правом, або у вас немає бюджету на редакційну фотографію для ілюстрації ідей в PowerPoint, у вашому розпорядженні вже є чимало ресурсів. Microsoft PowerPoint містить велику колекцію ілюстрацій, фотографій та піктограм, які ви можете використовувати у своїй презентації. Перш ніж випадково витратити гроші на те, до чого ви й так маєте доступ, варто переглянути наявну колекцію.
Хоча ці десять методів для PowerPoint є досить корисними, вони аж ніяк не є єдиними порадами та інструментами, які може запропонувати ця програма. Відвідайте вебсайт Microsoft та ознайомтеся зі статтями про продуктивність, щоб дізнатися більше про функції PowerPoint та про те, як вони можуть допомогти вам заощадити час і зусилля.
*Думки, викладені в цій статті, є виключно думками автора і не відображають жодних офіційних позицій або тверджень компанії Acer Inc.
Рекомендовані продукти
