Підвищення ефективності вашого бізнесу за допомогою інструментів автоматизації

Aнатолій.Іванченко · 13 September

Опитування показують, що аж 94% малих та середніх підприємств мають повторювані, рутинні завдання у своєму списку поточних справ. Це вимагає більшої уваги до автоматизації завдань в офісі. Але що таке автоматизація та що таке інструменти автоматизації?

Простіше кажучи, інструменти автоматизації — це програмне забезпечення, яке може оптимізувати та «автоматизувати» рутинні завдання на робочому місці. Вони звільняють співробітників від необхідності виконувати рутинні завдання, які забирають час та розумові ресурси, дозволяючи їм приділяти більше енергії завданням вищого рівня, що вимагають прийняття рішень, інновацій та критичного мислення. Саме тому вони часто використовуються в управлінні бізнес-проєктами — за допомогою лише декількох натискань клавіш інструменти автоматизації можуть легко виконати деякі необхідні, але тривіальні бізнес-процеси. Додавання штучного інтелекту також покращило автоматизацію завдань, оскільки ШІ може використовувати «минулий досвід» для вдосконалення виконання завдань з часом.

Інструменти автоматизації: чому вони необхідні для підприємств

Інструменти автоматизації можуть обслуговувати як великі корпорації, так і малі та середні підприємства, але причина їх важливості дещо відрізняється. У МСП, де такі ресурси, як час, кошти та робоча сила можуть бути обмеженими, інструменти автоматизації можуть дійсно змінити ситуацію. Ось кілька прикладів, чому:

1) Це зменшує помилки

Виконуючи технічні завдання, люди завжди схильні до помилок. Від управління даними до відповідей на повідомлення, автоматизовані інструменти зручні, оскільки працюють з високим рівнем послідовності. Іноді це може усунути ризик дорогих помилок, спричинених людським фактором.

2) Це покращує співпрацю між колегами

Оскільки інструменти автоматизації призначені для поліпшення багатьох аспектів роботи, тепер менше часу витрачається на управління документами, а більше — на співпрацю та обговорення питань, важливих для бізнесу.

3) Це скорочує витрати на щоденні операції

Хоча інструменти автоматизації часто не є безплатними, в довгостроковій перспективі вони все одно можуть бути значно дешевшими, ніж наймання реального персоналу. Персонал вимагає не тільки заробітної плати, але й пільг та інших витрат, пов'язаних з навчанням; інструменти автоматизації не вимагають нічого з цього, а стабільність залишається навіть у разі зміни персоналу.

4) Це створює швидкий, автоматизований маркетинг та обслуговування клієнтів.

Інструменти автоматизації можуть працювати буквально цілодобово, а взаємодія з клієнтами може відбуватися в будь-якій точці контакту. Інструменти автоматизації маркетингу можуть не тільки служити оперативними представниками служби підтримки клієнтів, але й регулярно надсилати або публікувати маркетингові матеріали. Оперативність автоматизації може підвищити рівень задоволеності клієнтів; інструменти автоматизації також можуть допомогти компаніям створити професійний імідж, а співробітники не будуть перейматися через переповненість своїх поштових скриньок.

Недоліки інструментів автоматизації для малих та середніх підприємств

Хоча їх небагато, інструменти автоматизації також можуть мати певні недоліки, які іноді можуть завдати більшої шкоди малим і середнім підприємствам. Розгляньте такі можливості:

1) Непередбачені витрати

По-перше, інструменти автоматизації вимагають додаткового планування витрат. Витрати не обмежуються лише придбанням самого програмного забезпечення, а також включають витрати на його обслуговування.

2) Потенційні кіберризики

Зі зростанням складності кібератак інструменти автоматизації також можуть стати каналом, через який злочинці проникають до ваших даних. Тому компанії можуть виявитися більш вразливими до шкоди, якщо їхні інструменти автоматизації недостатньо захищені.

3) Іноді все ще необхідне втручання людини

Жодне програмне забезпечення не є ідеальним, й інструменти автоматизації іноді можуть виходити з ладу. Візьмемо для прикладу безпілотні автомобілі: хоча вони надзвичайно зручні та, здавалося б, безпечніші для суспільства, все одно слід очікувати оновлень та виправлень. Інструменти автоматизації також можуть припускатися помилок, коли певні умови не є оптимальними (наприклад, безпілотні автомобілі можуть потрапляти в аварії ввечері при поганій видимості), що означає, що слід також вживати оновлених заходів безпеки.

4) Інструменти автоматизації можуть призвести до скорочення деяких робочих місць

Нарешті, з підвищенням ефективності роботи інструментів автоматизації виникає також занепокоєння, що деякі співробітники можуть бути звільнені. Тому підприємствам необхідно переоцінити, який тип робочої сили їм потрібен та як управляти надлишковим персоналом, якщо інструменти автоматизації значною мірою візьмуть на себе виконання функцій.

Автоматизація для малого бізнесу: деякі інструменти, які можна використовувати

Що стосується інструментів автоматизації роботи, то їх існує багато різних типів, але до основних належать інструменти автоматизації маркетингу та інструменти автоматизації даних. Приклади рішень для автоматизації роботи в різних аспектах робочого процесу включають наступне:

1) Комунікації та маркетинг

MailChimp — це високо оцінене програмне забезпечення, яке може допомогти в автоматизації електронних листів та інформаційних бюлетенів для тисяч підписників, переважно з маркетинговою метою. Воно також може допомогти користувачам створити свою цільову сторінку, провести A/B-тестування (тобто розділити аудиторію в соціальних мережах для тестування маркетингових стратегій) та створити рекламу в соціальних мережах.

2) Організація документів

Airtable — це сайт із готовими шаблонами, які автоматизують створення та обмін даними. Його перевага полягає в тому, що його можна використовувати з такими популярними сайтами, як Google Workspace, Facebook, Twitter та Slack. Його інтерфейс має кольорове кодування, є зрозумілим та дуже зручним для користувачів.

Docusign та Jotform може допомогти компаніям організувати роботу з документами, що вимагають підпису, а також автоматизувати збір і зберігання юридично важливих документів. Jotform навіть пропонує сотні готових шаблонів форм для роботи. Вони можуть включати будь-що: від кадрових документів (наприклад, форми затвердження відпусток) до документів з продажу (наприклад, форми реєстрації клієнтів та замовлення товарів).

3) Соціальні мережі

Napoleon Cat є корисним автоматизованим інструментом, який допомагає в «управлінні» та аналізі соціальних медіаплатформ бізнесу. Наприклад, він може допомогти відповісти на повторювані запитання в соціальних медіа. Він також може допомогти проаналізувати ефективність маркетингу та просування в соціальних медіа, допомагаючи компанії візуалізувати кроки для поліпшення.

4) Щоденні бізнес-завдання

Microsoft Copilot є потужним інструментом штучного інтелекту, який може автоматизувати різноманітні базові завдання для малих та середніх підприємств. Він може допомогти у виконанні таких завдань, як генерація коду, написання документації, створення презентацій, управління електронною поштою та автоматизація завдань. Це може заощадити час підприємств та підвищити їхню продуктивність. У міру розвитку Copilot, ймовірно, зможе автоматизувати ще більше завдань, що зробить його ще більш цінним інструментом для малих та середніх підприємств.

Вищезазначені інструменти вимагають мінімальних або взагалі не вимагають навичок кодування, тому співробітники можуть одразу звикнути до них. Окрім економії часу та операційних витрат, багато з цих інструментів автоматизації також є доступними для малих та середніх підприємств, тому вони варті інвестицій, якщо їх стратегічно спланувати. Маючи під рукою кілька інструментів, кожен із яких має своє призначення, також важливо нагадувати співробітникам, які інструменти доступні, і спонукати їх максимально використовувати автоматизовані інструменти.

Майбутнє автоматизації для малих та середніх підприємств

Поява штучного інтелекту означає, що автоматизація на робочому місці стала невіддільною частиною нашого життя. Бізнес повинен розвивати універсальність у використанні можливостей інструментів автоматизації при переплануванні офісу. Однак на цьому захопливому шляху попереду є питання безпеки – захист даних, конфіденційність та кіберзлочинність повинні постійно вивчатися, щоб майбутні користувачі могли почуватися спокійніше.

Рекомендовані продукти

Acer TravelMate P4 13

Дізнатися більше

Acer TravelMate P2 16 AMD