Як обслуговування пристроїв співробітників може покращити продуктивність?

Aнатолій.Іванченко

Більшість офісних робіт передбачають 8 годин щоденного часу за екраном, тому підтримання чистоти робочих пристроїв є надзвичайно важливим як з погляду гігієни, так й психології. Регулярне оновлення пристроїв також може мінімізувати наслідки їх зносу, збільшуючи довговічність у довгостроковій перспективі.

Але що означає «очищати» пристрій? Правильні кроки не завжди інтуїтивно зрозумілі, й при неправильному обслуговуванні можна пошкодити пристрій, який працює бездоганно. Загалом, очищення пристрою слід проводити обережно як з боку апаратного, так й програмного забезпечення:

Фізичне обслуговування

З часом багато цифрових пристроїв, які часто використовуються на робочому місці, стають джерелом більшої кількості бактерій, ніж сидіння офісного туалету. Незалежно від того, наскільки чистим є ваше офісне приміщення, повністю уникнути пилу та сміття неможливо. Не можна нехтувати забрудненням вашого пристрою, оскільки це може призвести до постійного пошкодження внутрішніх компонентів комп'ютера.

Видалення пилу та сміття: На жаль, після тривалого накопичення, пил та сміття можуть забивати вентиляційні отвори та вентилятори комп'ютера. Це сприяє перегріванню та може призвести до виходу з ладу апаратного забезпечення (наприклад, центральних процесорів та графічних процесорів). Офіс, заповнений пилом на пристроях, також може бути шкідливим для здоров'я, оскільки співробітники неминуче вдихатимуть бруд протягом багатьох годин. Це може бути особливо шкідливим для людей, які страждають на алергію на пил.

Видалити пил і сміття можна за допомогою стисненого повітря, розпилюючи його на відстані від одного до трьох дюймів від пристрою (якщо наблизитися ближче, це може створити сильніший тиск повітря і пошкодити внутрішні компоненти пристрою). Такі розпилювачі неважко знайти в Інтернеті, і їх можна придбати за невелику ціну.

Наразі існують більш досконалі рішення, які також допомагають ефективно видаляти пил без особливих зусиль з боку користувача. Одним із таких прикладів є Acer DustDefender. Кожні три години вентилятор програмується на видування пилу шляхом зміни напрямку обертання, що дозволяє пристрою залишатися прохолодним і досягати оптимальної продуктивності. Ця технологія, доступна виключно для ноутбуків серії TravelMate P, дає користувачам ноутбуків TravelMate впевненість у тому, що їхні пристрої підтримують постійну, відмінну теплову продуктивність і чистоту.

Очищення екранів: Після тривалого використання екрани часто забруднюються або покриваються плямами. Неідеальний екран не є ідеальним для перегляду і може також впливати на здоров'я очей. Однак інструменти для чищення екранів слід вибирати обережно, оскільки неправильна серветка може пошкодити поверхню.

Переваги обслуженого пристрою

Окрім очевидних аспектів чистоти та гігієни, фізичне очищення пристроїв має додаткові переваги для бізнесу в довгостроковій перспективі. Підтримуючи робочі пристрої в ідеальному стані, підприємства можуть розраховувати на більш тривалий термін їх експлуатації. Це допомагає зменшити кількість електронних відходів та заощадити кошти на заміну пристроїв.  Звичайно, пристрої, що перебувають в оптимальному стані, також можуть виконувати завдання більш ефективно, споживати менше енергії з часом та рідше створювати проблеми з функціональністю. Чисті комп'ютери також виглядають естетично і створюють відчуття професіоналізму. Це справляє хороше враження на клієнтів, а також може підвищити мотивацію співробітників.

Цифрове обслуговування

Обслуговування програмного забезпечення є таким же важливим, як і чищення апаратного забезпечення, і може охоплювати наступні кроки:

Очищення жорстких дисків: з часом на роботі може накопичуватися велика кількість файлів. Захаращений жорсткий диск (особливо з неорганізованими файлами) може знизити ефективність роботи, а також заважати комп'ютеру працювати ефективно. Тому перегляд старих файлів на жорсткому диску та видалення застарілих може звільнити місце. Загальне правило полягає в тому, щоб заповнювати жорсткий диск на 80-85%, а SSD — на 75% від повної місткості. Очищення жорстких дисків займе деякий час, але це того варте.

Регулярне оновлення програмного забезпечення: Застаріле програмне забезпечення може призвести до порушень кібербезпеки, тому співробітникам дуже важливо регулярно оновлювати своє програмне забезпечення. Оновлене програмне забезпечення також може покращити продуктивність пристрою, тому немає причин не займатися цим. Ваш ІТ-відділ повинен майже завжди займатися оновленнями програмного забезпечення, оскільки він може забезпечити сумісність з наявними системами та зберегти безпеку даних. Централізоване управління оновленнями ІТ-фахівцями також запобігає потенційним конфліктам і забезпечує узгодженість версій програмного забезпечення в організації.

Сканування на наявність вірусів і шкідливого програмного забезпечення: Комп'ютерні віруси та шкідливе програмне забезпечення постійно вдосконалюються і можуть завдати пристрою немислимої шкоди. Вони можуть заблокувати пристрої або зробити їх непридатними для використання. В інших випадках віруси та шкідливе програмне забезпечення можуть викрасти, видалити або зашифрувати конфіденційні дані, що негативно впливає на основну діяльність підприємства.

З огляду на цю загрозу, регулярне сканування на наявність вірусів і шкідливого програмного забезпечення повинно бути пріоритетом для бізнесу, а співробітники повинні робити це, в ідеалі, раз на тиждень. Це може здатися додатковою роботою, але це хороша інвестиція часу, щоб гарантувати, що безпека та цілісність бізнесу не будуть порушені.

Поради щодо обслуговування робочих пристроїв

Очищення пристрою слід проводити обережно. Ось кілька порад, як це можна зробити.

Апаратна чистка:

Перед фізичним очищенням вимкніть та від'єднайте пристрій від мережі. Оскільки фізичне очищення може вимагати використання злегка вологих засобів для чищення, з міркувань безпеки важливо вимкнути та від'єднати пристрій від мережі. Це також допоможе уникнути таких проблем, як заплутування в дротах під час чищення.

Потім протріть пристрій відповідним засобом для чищення. На ринку немає універсальних засобів для чищення всіх пристроїв, і це значною мірою залежить від типу екрана вашого пристрою. Екрани OLED, LCD або LED можуть зазнати серйозних пошкоджень, якщо їх чистити безпосередньо водою. Продукти, що містять ацетон, аміак, етилову кислоту, етиловий спирт, метиловий спирт, метилхлорид і толуол, також часто шкідливі для цифрових пристроїв, тому слід бути обережними, розглядаючи такі засоби для чищення. Тому важливо спочатку перевірити інструкцію до продукту, перш ніж починати чищення. Однак, як правило, для клавіатур можна використовувати ізопропіловий спирт, а для чищення екранів безпечними є серветки з мікрофібри.

Для внутрішнього очищення зверніться до ІТ-спеціалістів. Доручення внутрішнього очищення комп'ютерних систем ІТ-фахівцям забезпечує безпеку та цілісність чутливих внутрішніх компонентів, запобігає потенційній втраті даних і зберігає гарантію на пристрій. Їхній досвід запобігає випадковому пошкодженню та забезпечує використання відповідних методів очищення. Доручення цього завдання ІТ-фахівцям не тільки подовжує термін експлуатації обладнання, але й захищає важливі дані та інвестиції компанії.

Цифрова чистка:

Створіть резервні копії всіх файлів або переконайтеся, що вони надійно зберігаються в хмарі. Цифрове очищення може передбачати видалення великої кількості файлів, тому дуже важливо спочатку переконатися, що всі необхідні файли надійно збережені, упорядковані та не будуть порушені в процесі цифрового очищення.

Потім вирішіть, які кроки потрібно зробити для цифрового очищення. Завдання цифрового очищення можуть бути великими або малими. Невеликі завдання, такі як видалення непотрібних файлів з жорсткого диска, повинні виконуватися кожним окремим співробітником, але деякі важкі завдання все ж повинні виконуватися ІТ-відділом з міркувань безпеки.

Технічне обслуговування обладнання: необхідна практика на робочому місці

Переваги добре доглянутих пристроїв є багатогранними. Прибирання сприяє поліпшенню здоров'я співробітників, а завдяки «оновленню» пристроїв співробітники можуть відчувати себе більш продуктивними. З роками добре доглянуті пристрої також менш схильні до зносу. Чищення пристроїв аж ніяк не є нудним заняттям, особливо за допомогою щоденних автоматизованих програм для чищення, таких як Acer DustDefender, тому компанії повинні активно заохочувати регулярне чищення пристроїв і надавати будь-яке навчання або засоби, які можуть знадобитися співробітникам. Хоча чищення пристроїв може зайняти час, переваги, безсумнівно, переважають витрати.

Рекомендовані продукти

Acer TravelMate P4 13 Дізнатися більше	Acer TravelMate P2 16 Дізнатися більше