Підвищуйте ефективність та заощаджуйте гроші за допомогою Excel: необхідні інструменти для бізнесу

Aнатолій.Іванченко

У швидкоплинному світі підприємництва, де щодня з'являються і зникають малі підприємства та стартапи, ефективність стала головним критерієм успіху. Ви хочете, щоб ваш бренд був якомога ефективнішим, щоб забезпечити його виживання, але хоча багато безплатних та платних інструментів обіцяють оптимізувати операції та скоротити витрати, дуже мало хто з них може зрівнятися з Microsoft Excel.

Складний і лячний для багатьох, Microsoft Excel — це більше, ніж просто програма для створення таблиць; це багатофункціональний інструмент, який, якщо навчитися ним користуватися повною мірою, може робити практично все, від складних математичних формул до запуску ігор.

Але наскільки Microsoft Excel дійсно корисний для нового власника бізнесу? Які інструменти слід освоїти в першу чергу? Спробуємо розібратися в цьому для тих, хто не користувався цим інструментом з часів Windows 95.

Актуальність та універсальність Microsoft Excel

Для власників малого бізнесу та фрілансерів Microsoft Excel залишається основою для виконання широкого спектра бізнес-завдань завдяки своїй адаптивності до будь-яких завдань. Щодо функціональних можливостей, Excel оснащений потужними інструментами, такими як PivotTables для узагальнення даних, Solver для оптимізації завдань та Power Query для перетворення даних, і це лише деякі з них. Ці інструменти та шаблони, якщо їх ефективно використовувати, можуть значно підвищити продуктивність бізнесу.

Excel у бізнес застосуванні: складання бюджету, прогнозування та аналіз

Простий у використанні на початку, але нескінченно складний у міру зростання потреб, Excel є основою, на якій ви можете створювати детальні бюджети, прогнозувати майбутні продажі або витрати та проводити комплексні оцінки фінансового стану. Якщо ви новачок у Microsoft Excel, вам слід знати, що більшість цих завдань можна виконати за допомогою таких спеціальних функцій, як:

• Функція SUM: Ця функція дозволяє додавати діапазон чисел в Excel. Вона особливо корисна для обчислення сум та проміжних підсумків у вашому бюджеті. Просто виберіть діапазон комірок, які ви хочете додати, та функція SUM надасть вам суму.
• Функція FORECAST: дуже корисний інструмент для прогнозування майбутніх значень на основі наявних значень. Ця функція часто використовується у фінансах та статистиці для прогнозування майбутніх показників на основі історичних даних. Вона обчислює або «прогнозує» майбутні продажі або тенденції на основі певних факторів або параметрів.
• Функція PTM (Виплати): використовується в Excel для обчислення платежу за кредитом на основі постійних платежів і постійної процентної ставки. Це фінансова функція, яка повертає періодичний платіж за позикою, що робить її незамінним інструментом для фінансового аналізу та планування.
• Функції SUMIF та COUNTIF: обидві є універсальними інструментами — SUMIF підсумовує комірки в діапазоні, які відповідають одній заданій умові, а COUNTIF підраховує кількість комірок у діапазоні, які відповідають певній умові. Ця функція корисна, коли ви хочете додати або підрахувати серію чисел, але хочете включити тільки ті числа, які відповідають певним критеріям, наприклад, всі продажі, що перевищують певну суму.
• Функції VLOOKUP та INDEX-MATCH: Ці функції допомагають у пошуку та отриманні даних з таблиці. Вони особливо корисні для фінансового аналізу, коли потрібно швидко знайти конкретну інформацію або виконати обчислення на основі певних критеріїв.

https://youtu.be/0tdlR1rBwkM

Створення реалістичного бюджету та дотримання його є надзвичайно важливим для здоров'я бізнесу. Формули та функції Excel зручні для створення детальних бюджетів, які можна масштабувати з часом, що ідеально підходить для бізнесу, який швидко зростає.

Однак деяким людям не зручно самостійно використовувати формули, і саме тут на допомогу приходять шаблони Microsoft Excel.

Шаблони Excel: підвищення продуктивності та функціональності бізнесу

Шаблони Excel — це попередньо відформатовані файли, готові до використання, призначені для оптимізації різних бізнес-завдань. Ці шаблони містять відповідні формули, форматування, а іноді навіть зразки даних, що спрощує їх використання.

Щоб використовувати шаблон Excel, просто завантажте або відкрийте його, замініть зразковий вміст своїми даними, і вбудовані формули зроблять всю роботу. Це економить час і мінімізує ймовірність помилок, підвищуючи продуктивність і роблячи повсякденні завдання більш ефективними. Ось декілька хороших місць, де можна безплатно отримати шаблони Excel:

• Vertex42
• ExcelTemplates
• Spreadsheet123
• Microsoft Office
• TidyForms

Зверніть увагу, що хоча ці шаблони є безплатними, деякі вебсайти можуть вимагати реєстрації. Завжди дотримуйтесь авторських прав та умов використання на вебсайтах.

Інші цікаві речі, які можна робити за допомогою Excel

Ми вже розглянули основні функції Microsoft Excel для бізнесу, такі як функції та шаблони для складання бюджету, але з огляду на те, що люди беруть участь у чемпіонатах світу з Excel, було б цікаво виділити інші завдання, які також можна виконувати за допомогою цього програмного забезпечення:

• Сортування, фільтрування та організація даних в Excel: Функції сортування, фільтрування та організації даних в Excel є незамінними для управління даними. Ці функції дозволяють користувачам ефективно переміщатися по величезних масивах даних, впорядковуючи хаос.
• Використання зведених таблиць для розширеного аналізу даних: Зведені таблиці Excel є основою аналітичних можливостей Excel, дозволяючи користувачам точно узагальнювати та аналізувати складні масиви даних. За допомогою зведених таблиць користувачі можуть без зусиль агрегувати та обробляти дані, виявляючи приховані закономірності та тенденції.
• Створення динамічних діаграм для візуалізації тенденцій даних: Інструменти діаграм Excel є доповненням до зведених таблиць, покращуючи візуалізацію та інтерпретацію даних. Створюючи динамічні діаграми, користувачі можуть чітко викласти складні тенденції даних за допомогою візуальних представлень, які не тільки полегшують розуміння даних, але й дозволяють користувачам ефективно передавати свої висновки.
• Управління проєктами та відстеження завдань: управління завданнями в Excel може бути настільки простим або складним, наскільки це необхідно. Завдяки формулам для термінів виконання та умовному форматуванню для виділення наближення термінів, Excel дозволяє вам бути на крок попереду в управлінні проєктами.
• Управління запасами: відстеження запасів є обов'язковим для підприємств, що управляють великими обсягами комірок. Здатність Excel пристосовуватися та розвиватися у міру зміни запасів робить його таким цінним. Використовуючи формули та посилання, ви можете відстежувати рівні запасів, терміни повторного замовлення та аналізувати тенденції продажів за допомогою лише декількох натискань клавіш.

Документи в дорозі та ноутбуки для бізнесу

Ми вже розповіли про корисність і універсальність Microsoft Excel для вашого бізнесу, але не менш важливою є можливість редагувати документи в дорозі або під час подорожей. Саме тут на допомогу приходить хороший бізнес-ноутбук.

Наша найкраща рекомендація для бізнес-ноутбука — Acer TravelMate P4 13, ідеальний вибір для бізнес-професіоналів, яким потрібен надійний і безпечний комп'ютер для роботи з електронними таблицями та діаграмами.

Більше не потрібно чекати, поки ви дійдете до бізнес-центру або скористаєтеся своїм ПК в офісі. Цей ноутбук стане вашим робочим місцем, куди б ви не поїхали.

Підсумки

Наразі ви вже повинні знати, що Excel можна використовувати практично для будь-яких завдань, пов'язаних з великими обсягами даних. Завдяки цим новим знанням ви можете кардинально підвищити ефективність та фінансовий добробут свого малого бізнесу. Пам'ятайте, що Excel — це не лише введення даних, це розширення можливостей роботи з даними. Використовуйте його з розумом, і ваш бізнес буде процвітати!

Рекомендовані продукти

Acer TravelMate P4 13 Дізнатися більше	Acer TravelMate P2 16 Дізнатися більше