Шість потужних застосунків для підвищення продуктивності працівників

Aнатолій_Іванченко

Одна з найпоширеніших проблем, з якою стикаються керівники компаній, — пошук способів підвищити продуктивність працівників. Зважаючи на рекордну кількість людей, які працюють з дому, керівники змінюють способи їхньої роботи. Хоча це складне завдання, 38% учасників нещодавнього дослідження заявили, що вони були більш продуктивними, коли працювали з дому. Замість того, щоб дихати в потилицю працівникам, фізично контролюючи їхню роботу, керівники звертаються до програмного забезпечення, щоб спостерігати за роботою віддалених працівників і підвищувати їхню продуктивність.

Таку зміну мислення спочатку може бути важко усвідомити. Незалежно від того, чи є команда віддаленою, фізичною, чи десь посередині, остання управлінська тенденція полягає не стільки в моніторингу та контролі, скільки в підвищенні продуктивності та результативності.

Що таке програмне забезпечення для підвищення продуктивності?

Програмне забезпечення для підвищення продуктивності — це набір додатків або платформ, які створюють бази даних, графіки та презентації. Замість того, щоб надсилати безліч електронних листів, ці робочі інструменти також включають програмне забезпечення для спільної роботи, щоб полегшити командну роботу, коли ви працюєте віддалено або в різних офісах. Інструменти для командної співпраці підвищують продуктивність, дозволяючи працівникам працювати ефективніше і тримати всіх в курсі подій.

Яке програмне забезпечення для підвищення продуктивності вибрати?

Вибір правильного програмного забезпечення для підвищення продуктивності для вашої команди може бути непростим завданням. Кожна компанія має свій власний стиль і культуру, і повинна впроваджувати інструменти для підвищення продуктивності відповідно до них. Незалежно від того, які інструменти ви оберете, вони повинні бути зручними у використанні та покращувати робоче життя співробітників, а не викликати головний біль. Вибух можливостей віддаленої роботи, спричинений пандемією Covid-19, призвів до того, що 60% компаній впроваджують програмне забезпечення для моніторингу продуктивності. Ось кілька прикладів програмного забезпечення для підвищення продуктивності та того, як воно може позитивно вплинути на вашу компанію.

1) Керування часом та планування

Роботодавці очікують, що їхні працівники дотримуватимуться або перевиконуватимуть дедлайни, щоб забезпечити безперебійне виконання проєктів. Зрештою, кожен член команди відіграє свою роль у забезпеченні вчасного виконання роботи для вищого керівництва або клієнтів. Інструменти керування часом необхідні для бездоганного обліку робочого часу та підвищення продуктивності.

Microsoft 365 — це хмарна платформа, яка поєднує в собі найновіші програми для підвищення продуктивності, зокрема Excel, Word та Outlook. За допомогою Microsoft Outlook користувачі можуть легко контролювати та керувати електронною поштою, календарями, завданнями та контактами в одному місці. Outlook витягує інформацію про зустрічі та автоматично інтегрує її до вбудованого календаря, щоб співробітники більше ніколи не пропустили жодної зустрічі чи події.

Microsoft 365 Copilot — це вдосконалений інструмент для підвищення продуктивності, який інтегрується з такими програмами, як Excel та Word. Зручний інструмент перетворює короткі підказки, введені вручну, на чернетки документів і може переписувати або скорочувати довгі абзаци. Він також робить пропозиції щодо таких аспектів, як тон голосу та швидкість написання. Copilot інтегрується в електронні поштові скриньки, щоб користувачі могли витрачати менше часу на сортування старої пошти та більше часу на спілкування. Інструмент реагує на прості підказки на кшталт «скороти цю чернетку та зроби її більш професійною» або «запроси відділ продажів на обідню зустріч наступного тижня», дозволяючи працівникам економити час на формулюванні чернеток документів і відповідей електронною поштою і зосередитися на тому, щоб донести важливу інформацію до колег.

Microsoft Teams з'єднує користувачів з людьми та документами, необхідними для успішного виконання проєкту. За допомогою Microsoft Teams групи людей можуть зустрічатися, спілкуватися в чаті та телефонувати, щоб швидко й ефективно обговорювати проєкти. Вона також дозволяє користувачам знаходити та обмінюватися файлами для редагування в режимі реального часу, підвищуючи продуктивність і покращуючи управління проєктами, гарантуючи, що всі учасники будуть в курсі останніх змін.

2) Цільова комунікація

Комунікаційні платформи, такі як Slack, організовують спілкування на робочому місці в канали між різними відділами або проєктами. Нещодавнє дослідження Salesforce показало, що після впровадження Slack продуктивність віддалених працівників зросла на 26%. Співробітники можуть надсилати цільові повідомлення конкретним членам команди, пов'язаним з проєктом, замість того, щоб надсилати загальні повідомлення всім в компанії або ризикувати пропустити когось з ланцюжка електронної пошти. Співробітники можуть обмінюватися ідеями через функцію чату або надсилати аудіо- та відеокліпи в дорозі. Крім того, функція відеодзвінків huddle дозволяє користувачам обговорювати деталі проєкту віч-на-віч.

3) Управління проєктами

Ефективне управління проєктами базується на ефективних та впорядкованих процесах. Керувати проєктами для співробітників, які перебувають у різних місцях, непросто, але інструменти управління проєктами полегшують стрес від віддаленої співпраці. Notion — популярний інструмент управління проєктами, розроблений для забезпечення чіткості та ефективності всіх типів проєктів. Інструмент використовується командами всіх розмірів і містить у собі інтегрований календар, функцію списку справ і контрольний список проєкту, щоб бути в курсі основних етапів. Користувачі можуть переглядати лише важливу для них інформацію за допомогою функції фільтрації, що забезпечує чіткий контроль і підвищує продуктивність.

Так само Trello дозволяє компаніям керувати своїми командами з будь-якого місця, зберігаючи всю інформацію, пов'язану з проєктом, в одному місці. Trello містить просту, але ефективну колекцію дощок і списків, які чітко інформують працівників про їхні ролі та завдання. Користувачі можуть створити новий канал або вибрати наявний шаблон для максимальної ефективності проєкту.

4) Співпраця та комунікація

Інструменти для співпраці Microsoft Teams дозволяють користувачам працювати над спільними проєктами або цілями. Завдяки інструментам для спільної роботи Microsoft Teams більше не потрібно редагувати документи в нескінченних ланцюжках електронної пошти. Співробітники можуть створювати та редагувати вміст разом із членами команди для підвищення продуктивності в режимі реального часу. Крім того, користувачі можуть обмінюватися файлами та одночасно бути співавторами вмісту, який автоматично зберігається, а також проводити мозковий штурм ідей за допомогою зручної функції дошки.

5) Ведення нотаток та організація

Ведення нотаток є важливою частиною робочого життя, але рукописні нотатки займають багато часу і їх легко загубити чи переплутати. Щоб уникнути спроб знайти списки та нотатки зустрічей за певну дату та час, необхідно запровадити ефективну систему зберігання, щоб не шукати списки та нотатки за певний час. Інструменти для ведення нотаток, такі як Evernote, покликані розв'язати ці проблеми та зробити процес написання нотаток більш ефективним, зберігаючи все в одному місці. Крім того, вони є екологічно чистою альтернативою традиційним нотаткам і допомагають зменшити кількість паперових відходів.

Microsoft OneNote — це багатофункціональний блокнот, який задовольняє потреби користувачів у веденні нотаток. Блокноти розділені на окремі секції для легкої ідентифікації. OneNote пропонує підсвічування та анотації чорнилом, щоб ви відчували себе як при роботі з ручкою на папері. Завдяки зручній функції фільтрації користувачі більше ніколи не втратять свої нотатки, а співробітники завжди будуть добре підготовлені до проєктних зустрічей. Нотатками також можна ділитися з колегами та товаришами по команді, підвищуючи продуктивність та ефективність завдяки миттєвому зворотному зв'язку.

6) Бізнес-аналітика та інсайти

Інструменти бізнес-аналітики збирають і обробляють великі обсяги даних для внутрішнього аналізу. Компанії можуть використовувати електронні таблиці зі статистичними функціями або програмні пакети для збору бізнес-інформації для аналізу. Це дає ключові ідеї та глибше розуміння компанії, а також допомагає керівництву приймати більш продуктивні рішення щодо бізнес-операцій.

Інструменти бізнес-аналітики збирають і відображають зведені дані, тоді як інструменти бізнес-аналітики повідомляють про результати даних і пояснюють причини, що стоять за ними, чітко показуючи слабкі місця і можливості для вдосконалення. Power BI від Microsoft збирає минулі та теперішні дані, щоб показати, як вони впливають на майбутнє організації. Він легко інтегрується в повсякденні додатки та заповнює прогалини між даними та прийняттям рішень, допомагаючи керівникам робити кращий бізнес-вибір.

Які ще якості важливі для продуктивності працівників?

Хоча інструменти для спільної роботи є ключовим елементом у підвищенні продуктивності співробітників, є й інші способи забезпечити повну реалізацію потенціалу команди. Розвиток сильної корпоративної культури, заснованої на довірі, має важливе значення для підтримки продуктивної команди, яка цінує свого роботодавця. Дослідження показують, що працівники з більшою ймовірністю продовжують працювати в компаніях, яким вони довіряють, тому дуже важливо, щоб керівники виконували обіцянки та розвіювали будь-який скептицизм щодо віддаленої роботи.

Спілкування є основою будь-якого людського зв'язку та особливо важливе на робочому місці. Попри це, 91% працівників компаній під час нещодавнього опитування заявили, що їхнім керівникам бракує належних комунікативних навичок. Нечітка комунікація та інструкції викликають плутанину і збільшують ймовірність помилок. Створюючи культуру відкритої комунікації, працівники можуть розуміти очікування та цілі компанії та працювати над їх досягненням. Такий приклад також заохочує працівників бути відкритими та чесними й допомагає їм почуватися в безпеці, висловлюючи будь-які занепокоєння чи побажання щодо покращення. Найважливіше те, що працівники, яких цінують і яких інформують про останні новини компанії, швидше за все, будуть більш продуктивними у своїй роботі.

Висновок

Гібридна та віддалена робота, яка стала нормою після пандемії, залишиться надовго. Компанії повинні знайти способи залучити працівників і підвищити продуктивність, щоб забезпечити своєчасну реалізацію проєктів. На щастя, існують програмні інструменти, які полегшують спільну командну роботу між працівниками з різних локацій. Використання зручних інструментів для підвищення продуктивності впорядковує проєктні процеси та підвищує залученість працівників, оскільки вони можуть отримати доступ до всього легко і віддалено. На додаток, інструменти для спільної роботи, які дозволяють декільком користувачам редагувати та зберігати документи в режимі реального часу, підвищують продуктивність, усуваючи набридливі ланцюжки електронної пошти або непродуктивні наради. Окрім інструментів для підвищення продуктивності, роботодавці повинні забезпечити хорошу комунікацію та побудувати довіру з працівниками, щоб залучити щасливіших й продуктивніших співробітників.

Рекомендовані продукти

Acer Swift 14 AI Intel Дізнатися більше	Acer Swift 14 AI AMD Дізнатися більше