Як інструменти управління завданнями можуть покращити ваш метод Agile

Aнатолій_Іванченко · 15 June

Власники бізнесу завжди шукають способи підвищити продуктивність та ефективність співробітників. Один зі способів зробити це — використовувати інструменти управління завданнями. Підвищуючи продуктивність, ці програмні інструменти оптимізують процеси та можуть збільшити прибутковість. Оскільки все більше співробітників працюють віддалено, впровадження інструментів для управління завданнями є життєво важливим для того, щоб бути в курсі проєктів та їхнього прогресу.

Створений в 1990-х роках, метод управління проєктами Agile — це ітеративний підхід, який впроваджує зміни протягом циклу створення продукту, а не масово в кінці. Цей гнучкий метод управління проєктами заохочує команди працювати разом, безперервно тестуючи та коригуючи різні процеси протягом усього життєвого циклу проєкту. Метод управління проєктами Agile було розроблено у відповідь на негнучкі стилі управління, такі як підхід водоспаду, який дотримується послідовності чітко визначених етапів і фаз проєкту. Повернення до цих етапів після завершення може бути незручним і дорогим, що демонструє жорсткість водоспадного підходу. З іншого боку, системи управління проєктами Agile відрізняються гнучкістю і заохочують до обговорення та внесення змін.

Що таке метод управління проєктами Agile?

Багато методологій гнучкого управління проєктами випливають з перспективи розробки програмного забезпечення, але основні цінності можна застосувати й в інших сферах. Основна мета гнучкого підходу полягає в тому, щоб розподілити переваги протягом усього процесу проєкту, а не наприкінці, як це робиться за методологією Scrum. Кожна секція проєкту, або спринт, триває кілька тижнів, і команда, відповідальна за роботу, вирішує, який обсяг роботи буде виконано за цей час. Після того, як члени команди взяли на себе зобов'язання щодо обсягу роботи, вони не мають права змінювати або змінювати пріоритети своїх завдань. До кінця кожного спринту команда повинна мати щось, що вона може показати кінцевому замовнику.

Гнучкі проєкти побудовані на довірі, гнучкості, розширенні можливостей та співпраці. Крім того, управління проєктами Agile заохочує працівників зосереджуватися на поставленому завданні та підвищує гнучкість завдяки безперервному зворотному зв'язку та коригуванню. Загальна мета управління проєктами Agile полягає у вдосконаленні шляхом підвищення передбачуваності та зниження ризиків.

Чотири головні цінності методології Agile

Маніфест Agile не є антиметодологією, а має на меті відновити гнучкість у підходах до управління. З огляду на це, гнучка система управління проєктами містить у собі ці чотири основні цінності.

Люди та взаємодія важливіші за процеси та інструменти.
Робоче програмне забезпечення важливіше ніж вичерпна документація.
Співпраця важливіша за переговори.
Реагування на зміни важливіше за дотримання плану.

Ці цінності свідчать про те, що в основі підходу Agile лежить гнучкість, і він цінує реальні зв'язки з клієнтами та колегами. Крім того, методологія Agile заохочує співпрацю і прагне створювати функціональні рішення, які приносять користь кінцевому користувачеві.

Виклики для продуктивності в середовищах Agile

Системи гнучкого управління пройшли випробування часом, оскільки вони дають позитивні результати для компаній та менеджерів проєктів Agile. Гнучкі методи Agile дозволяють працівникам керувати мінливими пріоритетами та впроваджувати зміни на основі зворотного зв'язку. На додаток, методології Agile підвищують задоволеність клієнтів, оскільки заохочують працівників до побудови міцних відносин і співпраці. Однак не існує єдиної ідеальної системи управління, і в середовищах Agile існують проблеми з продуктивністю.

1. Потребує більше часу та зусиль

Невіддільні переваги гнучкого управління можуть також створювати недоліки. Члени команди заохочуються до регулярного спілкування з колегами та клієнтами, що може займати багато часу та виснажувати. Комунікація — це вулиця з двостороннім рухом, яка є ефективною лише тоді, коли обидві сторони беруть на себе зобов'язання. Таким чином, одна сторона може залишитися в очікуванні відповіді від іншої, що може вплинути на прогрес проєкту.

2. Чинить тиск на всіх учасників процесу

Щоб створити цінну систему гнучкого управління, команди компаній повинні проводити регулярні зустрічі, щоб детально обговорювати стан проєкту. Регулярні зустрічі вимагають часу, зусиль та внеску від усіх членів команди, що створює тиск на членів команди для активної участі. Члени команди повинні жертвувати іншими завданнями, щоб визначити пріоритети та сприяти груповим дискусіям, що може викликати стрес і призвести до відставання в роботі. На додаток, члени команди, які відсутні або менше спілкуються під час зустрічей, можуть негативно вплинути на якість і прогрес проєкту.

3. Подовжує процес управління проєктами

Системи Agile призначені для підвищення продуктивності, зосереджуючись на негайному прогресі проєкту, але це також може бути контрпродуктивним. Гнучкий підхід до управління менш структурований за своєю природою і вимагає постійного перегляду змін у певних сферах проєкту. Таким чином, проєкти можуть відставати та застрягати в циклі коригування та повторення, а також займати більше часу для завершення, особливо якщо спринти тривають довше, ніж очікувалося. Це розчаровує всіх учасників, але є природним наслідком впровадження численних раундів модифікацій під час проєктного процесу.

Роль інструментів управління завданнями в середовищах Agile

Недоліки, притаманні управлінському процесу Agile, можна усунути, впровадивши інструменти управління завданнями. Насправді гнучкі системи та інструменти управління завданнями йдуть пліч-о-пліч для підвищення ефективності та продуктивності. Інструменти управління завданнями повинні підтримувати проєкти Agile та дозволяти користувачам підтримувати структуру проєкту, фіксувати коливання, відстежувати та контролювати прогрес. Вони також повинні давати членам команди уявлення про тенденції проєкту та його загальну ефективність.

Існує багато інструментів для управління проєктами Agile на вибір. Перш ніж вирішити, який інструмент найкраще підходить для їхніх потреб, компанії повинні врахувати кількість проєктів, з якими вони мають працювати, та кількість членів команди, які будуть використовувати його разом.

Ключові особливості ефективних інструментів управління завданнями для команд Agile

Не всі інструменти управління завданнями створені однаково. Ось кілька ключових функцій, які повинен мати кожен інструмент управління завданнями Agile.

1. Прості можливості співпраці

Однією з основних причин, чому компанії впроваджують систему управління Agile, є полегшення комунікації. Інструменти управління завданнями для команд Agile повинні бути зручними у використанні та сприяти комунікації всередині команди, а також з клієнтами та постачальниками. Коротко кажучи, вони повинні полегшувати життя працівникам. Якщо інструмент управління завданнями Agile незручний або вимагає більше часу, ніж зазвичай, для виконання простих завдань, він може не відповідати потребам компанії.

Щоб впорядкувати проєкти та підвищити продуктивність, інструменти управління проєктами Agile повинні сприяти легкій співпраці між командами. Оптимальне програмне забезпечення для гнучкого управління має бути бездоганним і чітко інтегруватися з іншими додатками для спрощення роботи користувачів.

2. Комплексне відстеження завдань

Відстеження завдань не лише зручне для менеджерів проєктів, але й допомагає мотивувати членів команди. Бачачи прогрес у режимі реального часу, працівники розуміють свою роль у життєвому циклі проєкту та нагадують про дедлайни, що наближаються. Крім того, інструменти гнучкого управління завданнями повинні позначати будь-які незавершені завдання, щоб працівники могли вжити відповідних заходів.

Окрім відстеження завдань, інструменти гнучкого управління завданнями повинні дозволяти користувачам створювати налаштовувані звіти з проєктними метриками для внутрішніх команд і керівництва, які можуть бути використані для прийняття управлінських рішень.

3. Інтеграція з іншими інструментами

Інструменти управління Agile повинні дозволяти користувачам безперешкодно працювати між проєктами без збоїв. Вони повинні інтегруватися і добре працювати з іншими інструментами, щоб забезпечити максимальний результат в управлінні проєктами. Компанії можуть використовувати один і той самий або різні інструменти для планування та реалізації проєктів. У будь-якому випадку, інструменти повинні добре працювати разом, щоб покращувати, а не перешкоджати управлінню проєктами.

Додатки Microsoft як інструменти управління завданнями Agile

Інструменти керування завданнями втілюють у життя методології Agile. Асортимент інструментів керування завданнями від Microsoft інтегрується з Microsoft 365, щоб полегшити реалізацію принципів систем Agile і створити чудовий користувацький досвід.

1. Microsoft Planner

Подібно до щоденника проєкту, Microsoft Planner — це інтуїтивно зрозумілий інструмент візуального керування завданнями для спільної роботи, який дозволяє користувачам ефективно керувати своїми завданнями та дедлайнами. Користувачі можуть планувати багаті на вміст завдання, зазначаючи дрібні деталі, такі як етапи та терміни виконання. Інструмент також пропонує кольорові мітки та файли для розрізнення проєктів, допомагаючи користувачам швидко перемикатися між завданнями для кожного конкретного проєкту.

Дошки Kanban є ключовою особливістю Microsoft Planner. Вони забезпечують глибше розуміння статусу проєкту, дозволяючи членам команди візуально відображати часові шкали, етапи та дедлайни. Проєкти чітко відображаються за допомогою файлів, контрольних списків і міток для оптимізації управління та організації.

Microsoft Planner не залишає нічого для уяви. Цей розумний інструмент автоматично створює кругові та стовпчасті діаграми для відображення показників проєкту без додаткових зусиль користувача, а також пропонує динамічне планування та розширені можливості планування. З Microsoft Planner члени команди отримують підтримку, необхідну для впровадження та організації системи управління Agile.

2. Azure Boards

Microsoft Azure Boards — це вебсервіс, який дозволяє командам планувати, відстежувати, впроваджувати та обговорювати весь проєктний процес. Він повністю підтримує гнучкі методології, такі як Scrum і Kanban, і прагне забезпечити настроювану платформу для оптимізації реалізації проєктів. Вбудовані дошки для Scrum дозволяють членам команди керувати спринтами та планувати проєктні зустрічі, таким чином тримаючи руку на пульсі проєкту.

Крім того, Azure Boards дає користувачам уявлення про стан і статус їхніх проєктів за допомогою зручних аналітичних інструментів і віджетів інформаційної панелі.

3. Microsoft Copilot

Microsoft 365 Copilot — це новий інструмент на основі штучного інтелекту, який перетворює слова на продуктивність. Copilot вбудований у повсякденні програми Microsoft 365, такі як Word та Excel, і об'єднує календарі, електронну пошту, документи та наради для максимальної ефективності. Microsoft Copilot — це свого роду віртуальний помічник, який завжди готовий відповісти на запитання, повідомити про стан справ і переписати вміст електронного листа або документа.

При використанні з Microsoft Excel користувачі можуть попросити Copilot створити кореляції та запропонувати сценарії «що буде, якщо», щоб забезпечити поглиблене розуміння проєкту. Він також може визначати тенденції та надавати розбивку продажів за каналами або продуктами. Ця інформація має вирішальне значення для безперебійної системи гнучкого управління, оскільки показники проєкту можна швидко співвіднести для зустрічей з членами команди та менеджерами.

Висновок

Робочі процеси Agile підвищують гнучкість завдяки регулярній комунікації та прозорості з членами команди. Це ітеративний підхід, який використовується вже понад три десятиліття. Однак постійна комунікація та співпраця забирають багато часу і виснажують, а недоброзичливі учасники можуть негативно вплинути на проєктний процес. Технологічний прогрес у нашу сучасну цифрову епоху підтримує гнучкі системи управління та інструменти управління завданнями, щоб впорядкувати робочі процеси та створити ще більш продуктивний робочий простір для команд. Ефективні інструменти управління завданнями для команд Agile включають легке відстеження завдань, можливості для спільної роботи та безперешкодну інтеграцію з іншими інструментами для максимальної ефективності. Такі інструменти гнучкого управління завданнями, як Microsoft Planner, Azure Boards і Microsoft Copilot, можна оптимально використовувати в гнучкому середовищі для оптимізації життєвого циклу проєкту. Використовуючи правильні інструменти управління завданнями, члени команди можуть співвідносити дані про завдання, створювати звіти з метриками, перемикатися між інтерфейсами проєкту та спілкуватися з колегами.

Acer Swift 14 AI Intel

Дізнатися більше

Acer Swift 14 AI AMD