Еволюція бізнес-комунікацій: від електронних листів до інтегрованих платформ для співпраці

Aнатолій_Іванченко

Бізнес-комунікація передбачає обмін інформацією між людьми всередині компанії та за її межами. Від внесення пропозицій до обробки замовлень, від обговорення ідей до досягнення домовленостей з клієнтами — комунікація домінує на діловій сцені. Отже, засіб комунікації є ключовим для ефективності бізнесу.

Історія та інструменти бізнес-комунікації

У давні часи, коли ще не існувало цифрових або паперових засобів комунікації, не було іншого виходу, окрім як спілкуватися особисто. Для зовнішньої комунікації потрібні були люди-посланці, які часто долали страшенно довгі відстані, щоб передати одне повідомлення. Уявіть собі Стародавню Грецію, де Фідіппід, за переказами, старанно пробіг 42 кілометри від містечка Марафон до Афін, щоб доставити звістку про те, що греки виграли битву при Марафоні. Тварин, наприклад, поштових голубів, також тренували як носіїв пошти в різних культурах.

На щастя для нас, такі історії, як історія Фідіппіда і голубів, давно в минулому. Способи комунікації стрімко розвинулися з часів промислової революції; у світі глобальної комерції, який постійно лише зростає, бізнес просто не може дозволити собі, щоб комунікація не була миттєвою.

З роками ця миттєвість набула багатьох цікавих форм:

Телеграф

Телеграми були популярними у 1800-х роках аж до початку 1900-х років. Їх надсилали телеграфами, тобто повідомлення передавалися по дротах за допомогою електричних сигналів. Через технологію телеграми для бізнесу обмежувалися короткими, важливими та терміновими повідомленнями.

Телефон

Коли телефон вперше з'явився на ринку, заможні компанії побачили його потенціал і здебільшого придбали його, хоча лише через кілька десятиліть після 1900-х років телефон став більш поширеним на робочих місцях і в домогосподарствах. Це був крок вперед у порівнянні з телеграмою — обмін діловою інформацією став набагато швидшим, зручнішим та ефективнішим.

Факс

У 1964 році американська компанія Xerox адаптувала стару технологію з 1800-х років, перетворивши її на те, що зробило революцію на робочому місці ще на один рівень. Це був факсимільний апарат (більш відомий як факс). Факс мав вирішальний вплив на те, як інформація передавалася між офісами. Простий у використанні, миттєвий, економічний і зручний у використанні, факс швидко зробив телеграф застарілим.

Електронні листи

Початкова технологія електронної пошти з'явилася в 1960-х роках, коли інженери намагалися надсилати повідомлення в межах однієї комп'ютерної системи. Лише в 1973 році був винайдений перший поштовий сервер, який дозволив людям обмінюватися віртуальними повідомленнями, навіть не входячи в ту саму комп'ютерну систему. Запуск Всесвітньої павутини (www) у 1993 році зробив електронну пошту дуже доступною (принаймні для тих, хто мав пристрій). Після 2010 року, коли смартфони набули приголомшливої популярності, люди отримали доступ до електронної пошти за допомогою простої вкладки в додатку, що зробило неймовірно зручною роботу в мобільному режимі, без необхідності сидіти перед офісним комп'ютером.

Хоча електронна пошта, безсумнівно, зробила революцію на робочому місці й, швидше за все, залишиться тут, вона має значний набір обмежень:

Основним недоліком є те, що середньостатистичний працівник може отримувати понад 100 електронних листів на день, і лише частина з них є дійсно важливими або пов'язаними з ключовими завданнями. Це може швидко призвести до перевантаження, і деякі працівники можуть ставитися до електронних листів як до чогось, що не входить до їхнього списку пріоритетних завдань. Оскільки кожен вхідний електронний лист може містити крихітні біти інформації, час від часу легко пропустити інформацію або втратити її з поля зору.

Зрештою, спілкування електронною поштою не є миттєвим, і користувачі часто не знають, чи отримано їхнє повідомлення, чи належним чином його опрацьовано. Також варто зазначити, що хоча електронна пошта має зручний інтерфейс, не всі знають, як користуватися її можливостями повною мірою.

Ключові особливості сучасних платформ для спільної роботи та їхні переваги

Розчарування, пов'язане з електронною поштою, надихнуло на інновації, що призвели до винайдення сучасних платформ для спільної роботи.

Що ж тоді робить платформу для спільної роботи привабливим інструментом на робочому місці порівняно з електронною поштою? Оскільки робота стає все більш гібридною, динамічною та взаємопов'язаною в глобальному масштабі, сучасні платформи для спільної роботи мають кілька необхідних компонентів.

Зв'язок у реальному часі: Незалежно від того, чи працівник працює над проєктом, який наближається до дедлайну, чи вирішує складнішу справу, співпраця в режимі реального часу завжди є ключем до продуктивності. Це може бути у формі обміну повідомленнями (тобто швидше, наочніше, з миттєвими сповіщеннями) або простого дзвінка онлайн (тобто не потрібно турбуватися про телефонні витрати). На відміну від електронних листів, існує менше «виправдань», щоб ігнорувати обмін повідомленнями в режимі реального часу. Це може допомогти співробітникам швидше і раніше відмічати пункти у списку справ (особливо складні або тривіальні), що призводить до підвищення ефективності та створює атмосферу професіоналізму.

Відеоконференції: У глобалізованому світі, де компанії часто спілкуються на відстані, відеоконференції допомагають підтримувати зв'язок у діловому світі. У платформі для спільної роботи відеоконференції дозволяють учасникам бачити один одного віртуально (створюючи відчуття командної роботи та справжності); крім того, деякі функції відеоконференцій дозволяють записувати, обмінюватися файлами й демонструвати екран, іноді з генерацією субтитрів в реальному часі для людей з вадами слуху.

Платформа для відеоконференцій також необхідна після пандемії Covid, коли гібридна робота стала нормою. Сильною стороною деяких платформ для спільної роботи є те, що завдяки своєму штучному інтелекту вони можуть автоматично отримувати розклад зустрічей з текстів або електронних листів співробітників і автоматично вносити зустрічі в онлайн-календар.

Інструменти для відеоконференцій також вдосконалюються в геометричній прогресії. Прикладом цього є інструменти для відеоконференцій від Google з 3D-зображеннями, спеціальними датчиками глибини та реалістичним відображенням учасників наради по той бік екрана.

Спільний доступ до документів: Багато компаній обмінюються важливою впорядкованою інформацією у файлах (а не у вигляді фрагментів повідомлень), тому спільний доступ до документів був би надзвичайно корисною функцією для сучасної платформи для спільної роботи. Додатковою перевагою є те, що, якщо дозволяє місце в сховищі, ці документи можуть зберігатися протягом тривалого часу, а працівники можуть повертатися до них і знаходити потрібні файли за допомогою простого пошуку за ключовими словами.

Іншим популярним інструментом для обміну документами є Microsoft Sharepoint, який є платформою для організації, обміну та доступу до файлів з будь-якого пристрою. Її також можна використовувати для створення вебсайтів. Варто зазначити, що Microsoft Sharepoint використовується для спільного розширеного управління документами; Microsoft Onedrive, з іншого боку, більше призначений для особистого використання, і в основному для резервного копіювання файлів або зберігання інформації в хмарі. Таким чином, Microsoft Sharepoint може змінити правила гри у підвищенні продуктивності роботи в групі.

Робочі дошки та місця для нотаток: Інформація та ідеї на робочому місці можуть легко перевантажити та стати непосильним тягарем для обробки. Тому хороші платформи для спільної роботи передбачають місця, де користувачі можуть робити нотатки для себе. Можливість ділитися цими чернетками з колегами також може бути корисною для колективного мозкового штурму.

Переваги інтегрованих платформ для співпраці для бізнесу

Оскільки всі вищезгадані аспекти мають вирішальне значення для роботи на робочому місці, функціональна платформа для спільної роботи повинна поєднувати в собі безліч корисних функцій. Завдяки поєднанню кількох ресурсів в одному додатку, компанії мають всі підстави для налагодження командної співпраці, управління комунікацією і, в кінцевому підсумку, підвищення продуктивності.

Отже, який інструмент дозволяє командам покращити комунікацію? Microsoft Teams з 270 мільйонами користувачів по всьому світу здобув популярність завдяки різноманітним функціям. Від базових чатів, дзвінків, відеодзвінків та реагування на них до створення календаря, нотаток та організації завдань — не дивно, що ця програма стала широко використовуваним інструментом для роботи в офісі. Його добре розроблена версія для мобільних пристроїв також дозволяє колегам підключатися до нього в дорозі, тож вони менше хвилюються, що втратять можливість спілкуватися, перебуваючи поза офісом. Microsoft Teams також дозволяє співробітникам позначати свою доступність (наприклад, не в офісі, доступний, у від'їзді, зайнятий тощо) — нюанс, який корисний для встановлення очікувань і здорових меж на роботі.

Окрім текстів, інтегровані платформи для спільної роботи можуть поширюватися і на візуальну роботу. Наприклад, дизайнери можуть співпрацювати на таких платформах, як Figma. Хоча традиційно працівники не можуть одночасно працювати над дизайнерськими файлами (принаймні, не так, як люди можуть одночасно працювати в Google Docs), на Figma один працівник може коригувати шрифт плаката, а інший — колірну схему та графіку. Figma може використовуватися в продуктах Microsoft і може змінити правила гри для проєктів, які потребують візуального, творчого підходу.

Висновок: Майбутнє ділового спілкування

Тож як інтернет покращив ділову комунікацію в усьому світі? Оскільки розробники продовжують переглядати та вдосконалювати засоби ділового спілкування, ми можемо очікувати на часту адаптацію платформ для співпраці. Інтернет, таким чином, стане вирішальним засобом для того, щоб бути в курсі оновлень у цій сфері. Критично важливий вибір найбільш ефективної платформи для спілкування з вашою командою, бізнесом і клієнтами може дійсно змінити правила гри в довгостроковій перспективі. Знання того, коли стратегічно правильно чергувати електронну пошту, дзвінки та платформи для співпраці, також призведе до оптимізації продуктивності.

Рекомендовані продукти

Acer Swift 14 AI Intel Дізнатися більше	Acer Swift 14 AI AMD Дізнатися більше