Найкращі поради з підвищення продуктивності для Gmail

Aнатолій_Іванченко · 27 April

Електронна пошта — важливий інструмент для більшості професіоналів, а Gmail — одна з найпоширеніших платформ. Але навіть якщо ви користуєтеся нею щодня, є велика ймовірність, що ви не використовуєте всі її функції, які підвищують продуктивність. У цій статті ви знайдете десять корисних порад, які допоможуть вам ефективніше працювати з електронною поштою, заощаджувати час і впорядковувати робочий процес. Незалежно від того, чи хочете ви краще керувати великими вкладеннями, планувати відправлення листів на оптимальний час або просто швидше орієнтуватися у своїй поштовій скриньці, ці поради дадуть вам необхідну перевагу. Почнімо та розкриємо весь потенціал вашого акаунта Gmail.

1. Використовуйте Help me write

Google Workspace Labs, найновіша програма Google для тестування розробленого штучного інтелекту, підвищує продуктивність Gmail, інтегруючи функції штучного інтелекту, які спрощують створення чернеток електронних листів. За допомогою функції Help me write в Gmail (знаходиться внизу нового листа) користувачі можуть швидко створювати та вдосконалювати чернетки, щоб забезпечити узгодженість і якість, заощаджуючи час і покращуючи комунікацію. Щоб скористатися цією функцією, потрібно мати обліковий запис Gmail або Google Workspace та увімкнути Workspace Labs, виконавши такі дії:

Перейдіть до налаштувань Gmail (натисніть на значок шестерні у верхньому правому куті).
Натисніть "Переглянути всі налаштування".
Перейдіть на вкладку "Лабораторії".
Знайдіть "Чернетки листів зі штучним інтелектом" і натисніть "Увімкнути".
Прокрутіть сторінку вниз і натисніть "Зберегти зміни".

Після активації інструменти штучного інтелекту від Workspace Labs стануть доступними для впорядкування ваших електронних листів. Використовуючи функцію Help me write, ви можете без зусиль створювати та вдосконалювати чернетки, гарантуючи, що ваші електронні листи будуть ефективними та професійно оформленими.

Використання Help me write для написання нової чернетки

Створити: Натисніть кнопку «Створити», щоб створити нового листа.
Підказка: У лівому нижньому кутку вікна створення ви побачите кнопку Help me write (виглядає як лампочка). Натисніть її.
Введіть підказку: Дайте ШІ чітке уявлення про те, про що ви хочете написати. Приклади:
1. "Лист-подяка за співбесіду"
2. "Запрошення на день народження моєї 5-річної дитини"
3. "Прохання про зустріч з моєю командою"
Натисніть «Створити»: ШІ створить для вас чернетку.

Використання "Help me write" щоб покращити чернетку

Напишіть своє повідомлення: Почніть друкувати чернетку електронного листа, як зазвичай.
Пропозиції: Коли будете готові, натисніть кнопку «Допомогти мені написати». Це дасть вам такі варіанти, як:
1. Формалізуйся: Зробіть свій тон більш професійним.
2. Деталізуйте: Додайте більше деталей до чернетки.
3. Скоротити: Зробити ваше повідомлення лаконічнішим.
4. Почуваюся щасливим: оновити чернетку креативними деталями.

2. Надсилання великих файлів на Gmail

За замовчуванням у Gmail встановлено обмеження на розмір вкладень у 25 МБ, тобто ви можете прикріплювати файли, розмір яких не перевищує цього ліміту. Якщо ваші файли перевищують цей ліміт, Gmail пропонує безшовну інтеграцію з Google Диском, щоб розв'язати цю проблему. Ось як це працює:

Завантаження та посилання вручну:

Спочатку завантажте великий файл на Google Диск.
Потім відкрийте Gmail і почніть створювати новий лист.
Натисніть на іконку Google Диска (у формі трикутника), розташовану внизу вікна створення листа.
Знайдіть і виберіть завантажений файл, а потім виберіть "Вставити як посилання на Диск".

Автоматичне завантаження та посилання:

Створіть нового листа в Gmail.
Прикріпіть файл до листа, як зазвичай, за допомогою іконки зі скріпкою.
Якщо розмір файлу перевищує 25 МБ, Gmail автоматично завантажить його на Google Диск і вставить посилання, яким можна поділитися, у ваш лист.

Використовуючи Google Диск, Gmail обходить обмеження на розмір вкладень, дозволяючи вам легко ділитися великими файлами, вставляючи посилання замість самого файлу. Цей метод не лише спрощує обмін файлами, але й гарантує, що всі ваші одержувачі отримають доступ до потрібних файлів без зайвих клопотів.

3. Планування відправлення електронних листів у Gmail

Планування відправлення листа у Gmail особливо корисне для керування різницею в часі або ненормованим робочим днем. Для цього виконайте такі спрощені кроки:

Створити: натисніть кнопку «Створити», щоб ініціювати створення нового листа.
Напишіть листа: Заповніть ваш лист як зазвичай (тема, одержувачі, тіло листа).
Кнопка «Запланувати»: Замість того, щоб просто натиснути кнопку «Надіслати», знайдіть стрілку, спрямовану вниз, поруч із кнопкою «Надіслати» і натисніть її.
Заплануйте відправлення: Виберіть «Надіслати за розкладом».
Виберіть час: Ви можете вибрати один зі зручних пресетів (Завтра вранці, Завтра вдень і т.д.) або натиснути «Виберіть дату і час», щоб встановити власну дату і час.
Підтвердіть: Натисніть «Надіслати за розкладом», щоб завершити.

Цей метод дозволяє ефективно планувати комунікації, гарантуючи, що ваші листи дійдуть до одержувача в потрібний час.

4. Скасування відправленого листа

Якщо ви коли-небудь надсилали листа передчасно або не тій людині, Gmail пропонує корисну функцію, яка дозволяє виправити це: ви можете відкликати надіслане повідомлення невдовзі після його відправлення. Ось як керувати цією функцією та ефективно нею користуватися:

Налаштування вікна «Скасувати відправлення»

Налаштування: Натисніть значок шестерні у верхньому правому куті Gmail і виберіть «Переглянути всі налаштування».
Вкладка «Скасувати відправлення»: Знайдіть у меню параметр «Скасувати відправлення».
Період скасування: Налаштуйте період скасування відправлення, вибравши 5, 10, 20 або 30 секунд зі спадного меню.
Зберегти зміни: Прокрутіть сторінку до кінця і натисніть «Зберегти зміни», щоб застосувати ваші налаштування.

Одразу після відправлення листа

Сповіщення: Одразу після надсилання листа в лівому нижньому кутку Gmail з'являється сповіщення «Повідомлення надіслано» з опціями “Скасувати” або «Переглянути повідомлення».
Натисніть «Скасувати»: Натисніть кнопку «Скасувати» протягом обраного періоду скасування, щоб відкликати листа.

Таке налаштування не лише запобігає випадковим листам, але й надає вам гнучкість у прийнятті рішення після натискання кнопки «відправити».

5. Створення шаблона електронного листа

Багаторазове створення одного й того ж листа може бути нудним і трудомістким. Щоб спростити цей процес, спробуйте налаштувати шаблони листів у Gmail, які допоможуть вам значно заощадити час і зусилля. Для цього виконайте наступні кроки:

1. Увімкнення шаблонів

Налаштування: Натисніть значок шестерні у верхньому правому куті, а потім «Переглянути всі налаштування».
Вкладка «Додатково»: Перейдіть на вкладку «Додатково».
Увімкнути шаблони: Знайдіть опцію «Шаблони» і виберіть «Увімкнути».
Зберегти: Натисніть «Зберегти зміни» внизу сторінки.

2. Створення шаблона

Створення нового листа: Натисніть кнопку "Створити", щоб розпочати створення нового листа.
Напишіть шаблон: Заповніть рядок теми та тіло листа текстом, який ви хочете використовувати повторно. Подумайте про використання заповнювачів для частин, які ви зміните пізніше (наприклад, імена або дати).
Видаліть підпис: Якщо у вас є підпис, видаліть його з шаблону, щоб уникнути дублювання.

3. Збереження шаблона

Додаткові параметри: Клацніть іконку з трьома крапками у правому нижньому куті вікна компонування.
Шаблони: Наведіть курсор на «Шаблони» і виберіть «Зберегти чернетку як шаблон».
Зберегти як новий шаблон: Виберіть «Зберегти як новий шаблон».
Назвіть свій шаблон: Дайте шаблону описову назву і натисніть «Зберегти».

4. Використання шаблона

Створіть новий лист: Натисніть кнопку «Створити».
Додаткові параметри: Натисніть на іконку з трьома крапками.
Шаблони: Наведіть курсор на «Шаблони» і виберіть шаблон, який ви хочете використовувати. Ваш шаблон буде вставлено до листа.

6. Створення поштових фільтрів у Gmail

Фільтри Gmail — це правила, які допомагають керувати вхідною поштою, впорядковуючи вашу поштову скриньку, автоматично обробляючи листи відповідно до ваших уподобань. Ця функція допомагає зменшити безлад, дозволяючи вам архівувати, видаляти, пересилати або застосовувати інші дії до вхідних листів, гарантуючи, що ви приділятимете увагу лише важливим повідомленням.

1. Фільтрування специфічних листів

Відкрийте лист: Знайдіть і відкрийте лист від відправника, якого ви хочете відфільтрувати, або лист з темою або вмістом, який ви часто шукаєте.
Додаткові параметри: Натисніть іконку з трьома крапками (додаткові опції) у верхньому правому куті листа.
«Фільтрувати такі повідомлення»: Виберіть цю опцію.
Критерії фільтрації: Gmail автоматично заповнить деякі критерії фільтрації на основі листа. Ви можете додати або уточнити такі поля, як
1. Від (адреса електронної пошти)
2. До (адреса електронної пошти)
3. Тема
4. Має слова
5. Не має
Створити фільтр: Натисніть кнопку «Створити фільтр».
Виберіть «Дії»: Виберіть, що має відбуватися з листами, які відповідають вашим критеріям:
1. Пропустити вхідні (архівувати)
2. Позначити як важливе
3. Накласти ярлик
4. Видалити
5. Переслати
Застосувати до наявних бесід (необов'язково): Позначте цей пункт, щоб застосувати фільтр до старих листів, які відповідають критеріям.
Завершити: Натисніть кнопку «Створити фільтр», щоб завершити роботу.

2. Фільтрація з рядка пошуку

Рядок пошуку: Натисніть іконку «Показати параметри пошуку» (стрілка вниз) у рядку пошуку Gmail.
Введіть критерії: Заповніть поля з бажаними умовами фільтрації (ті ж параметри, що і в способі 1).
Створіть фільтр: Натисніть кнопку «Створити фільтр» у нижній частині вікна параметрів пошуку.
Виберіть Дії: Виконайте кроки 6-8 зі способу 1.

7. Створення псевдоніма Gmail

Псевдонім — це адреса переадресації, пов'язана з основною електронною адресою користувача, яка перенаправляє повідомлення до вхідних основного акаунта. Кожен псевдонім може використовувати лише один користувач. Для сценаріїв, що вимагають спільного використання адреси електронної пошти кількома користувачами, рекомендується делегування Gmail.

Користувачі можуть читати й відповідати на повідомлення, надіслані на псевдонім, увійшовши до свого основного акаунта Google Workspace. Наприклад, Джені, якій призначено псевдонім support@level.com, отримує доступ до повідомлень через свій основний акаунт jeni@level.com.

Використання псевдонімі електронної пошти

Одна роль, кілька функцій: Ідеально підходить для малого бізнесу, де одна людина виконує кілька функцій, наприклад, Патрік, який керує запитами клієнтів, рахунками та продажами через різні псевдоніми, і все це надсилається на його основну електронну адресу patrick@level.com.
Тимчасові потреби: Корисний для тимчасових проєктів або реєстрації на послуги.
Керування звільненнями: Пересилайте листи від колишніх співробітників нинішнім співробітникам, призначивши їхні старі адреси як псевдоніми.

Створення псевдоніма Gmail спрощує керування електронною поштою, дозволяючи вести окремі ролі або проєкти в одному основному акаунті. Ця функція особливо корисна для організації листування за темами або функціями, підвищуючи продуктивність і конфіденційність без необхідності використовувати кілька акаунтів.

Ось як ви можете створити псевдонім Gmail, залежно від того, чи маєте ви звичайний акаунт Gmail або акаунт Google Workspace:

Звичайні облікові записи Gmail (що завершуються на @gmail.com)

Gmail пропонує функцію «+» для створення тимчасових псевдонімів:

Ваш основний email: Почніть з вашої звичайної адреси Gmail (наприклад, [email protected]).
Додайте «+» і тег: Після імені користувача додайте знак «+», а потім слово, що відповідає вашому фільтру (наприклад, edmund+[email-адреса видалена], edmund+shopping@gmail.com).
Використовуйте псевдонім: Листи, надіслані на ці псевдоніми, надходитимуть у вашу звичайну поштову скриньку.
Створювати фільтри (необов'язково): Налаштуйте фільтри в Gmail, щоб автоматично сортувати листи, надіслані на різні псевдоніми, за певними папками/мітками.

Облікові записи Google Workspace (кастомні домени)

Якщо у вас є обліковий запис Google Workspace, ваш адміністратор повинен увімкнути цю функцію, після чого ви можете виконати наступні кроки:

Консоль адміністратора: Увійдіть в консоль адміністратора Google (admin.google.com).
Користувачі: Перейдіть до розділу "Користувачі".
Знайти користувача: Натисніть на ім'я користувача, щоб відкрити налаштування його акаунта.
Псевдоніми електронної пошти: Натисніть "Інформація про користувача", а потім "Псевдоніми електронної пошти".
Додати псевдонім: Натисніть "Додати псевдонім" або "Додати іншу адресу електронної пошти".
Введіть псевдонім: Введіть бажане ім'я користувача псевдоніма (частина перед символом @)
Натисніть: "Зберегти".

8. Використання Gmail з комбінаціями клавіш

Використання комбінацій клавіш у Gmail підвищує швидкість та ефективність роботи, полегшуючи навігацію та керування електронними листами. Щоб скористатися цими перевагами, переконайтеся, що в налаштуваннях Gmail увімкнені ярлики (див. Усі налаштування>Загальні>Увімкнути ярлики на клавіатурі). Регулярне використання підвищує продуктивність і точність виконання щоденних завдань електронної пошти. Ось деякі з найкорисніших комбінацій клавіш Gmail, якими ви можете скористатися:

Навігація

Наступний/попередній лист: k / j
Наступна/попередня розмова: n / p
Перехід до Вхідних: g, потім i
Перехід до Відправленої пошти: g, потім s
Перехід до Чернеток: g, потім d
Довідка про сполучення клавіш: Shift + ?

Створення та відповідь на лист

Створити новий лист: c
Відповісти на лист: r
Відповісти всім: a
Переслати лист: f
Надіслати лист: Ctrl + Enter

Дії в папці Вхідні

Вибрати лист: x
Архівувати лист: e
Видалити лист: #
Позначити як важливий: = або +
Позначити як непрочитаний: Shift + U
Відкрити лист: o (те саме, що Enter)

Пошук

Сфокусуйте рядок пошуку: /
Пошук у мітці: l:[назва мітки] (наприклад, l:work для пошуку у вашій мітці "Робота")

Додаткове форматування

Жирний: Ctrl + b
Курсив: Ctrl + i
Підкреслення: Ctrl + u
Видалити форматування: Ctrl + \
Додати маркери: Ctrl + Shift + 8
Додати нумерований список: Ctrl + Shift + 7

Ці комбінації клавіш можуть значно пришвидшити ваш робочий процес, зменшивши кількість клацань мишею та навігацію по меню. Вони дозволяють швидше та ефективніше керувати електронною поштою безпосередньо з клавіатури.

9. Як налаштувати автовідповідь про відсутність в офісі (автовідповідач про відпустку)

Налаштування автовідповіді на випадок відсутності в офісі (автовідповідач про відпустку) має вирішальне значення, оскільки вона інформує контакти про вашу недоступність, керує очікуваннями щодо часу відповіді та підтримує професіоналізм, підтверджуючи отримані електронні листи. Він також допомагає запобігти непорозумінням і зменшує кількість повторних повідомлень під час вашої відсутності.

Ось покрокова інструкція, як налаштувати автовідповідь Out-of-Office (OOO) в Gmail:

Увійдіть в налаштування:
1. Натисніть на значок шестерні у верхньому правому куті сторінки Gmail і виберіть «Переглянути всі налаштування».
Перейдіть до автовідповідача про відпустку:
1. Прокрутіть сторінку вниз, щоб знайти розділ під назвою «автовідповідач на відпустку» внизу сторінки налаштувань.
Увімкніть автовідповідач:
1. Виберіть опцію «автовідповідач про відпустку увімкнено».
Встановіть дати:
1. Натисніть "Перший день" і встановіть дату початку вашої відсутності.
2. Якщо у вас є конкретна дата закінчення, натисніть "Останній день" і виберіть її. Залиште це поле порожнім, якщо дата вашого повернення не визначена.
Створіть своє повідомлення:
1. Тема листа: Створіть чіткий рядок теми, наприклад, «Поза офісом» або «Тимчасово недоступний».
2. Повідомлення: Напишіть повідомлення, яке отримувачі отримуватимуть під час вашої відсутності. Вкажіть тривалість вашої відсутності, контактну інформацію на випадок надзвичайних ситуацій, а також те, чи будете ви мати періодичний доступ до електронної пошти.
Опціональні специфічні контакти:
1. Якщо ви хочете, щоб відповідь «Не в офісі» була надіслана тільки людям з ваших контактів, встановіть прапорець під вашим повідомленням «Надсилати відповідь тільки людям з моїх контактів».
Збережіть зміни:
1. Натисніть «Зберегти зміни» в самому низу сторінки.

10. Перевірка GMail офлайн

Функція офлайн-доступу Gmail дозволяє керувати електронною поштою без підключення до Інтернету, що робить її неоціненним інструментом для мандрівників, тих, хто часто перебуває в дорозі, або тих, хто не має надійного з'єднання з мережею. Щоб ваша поштова скринька завжди була актуальною, важливо періодично підключатися до інтернету, що дозволить Gmail синхронізувати та зберігати ваші останні повідомлення для використання в автономному режимі. Ось як це налаштувати:

Активація режиму офлайн у Gmail

Браузер Chrome: Ви можете використовувати Gmail в автономному режимі лише у веббраузері Google Chrome. Переконайтеся, що він у вас встановлений.
Налаштування: У Gmail натисніть значок шестерні (праворуч угорі) і виберіть «Переглянути всі налаштування».
Вкладка «Офлайн»: Перейдіть на вкладку «Офлайн».
Увімкнути: Встановіть прапорець біля пункту «Увімкнути офлайн-пошту».
Налаштування: Виберіть свої налаштування:
Налаштування синхронізації: Вирішіть, скільки днів ви хочете зберігати листи в автономному режимі.
Безпека: Виберіть, чи видаляти офлайн-дані, коли ви виходите з системи, чи зберігати їх на комп'ютері.
Зберегти зміни: Натисніть «Зберегти зміни» внизу сторінки.

Використання Gmail офлайн

Коли у вас немає доступу до інтернету:

Варіант 1: Перейдіть на mail.google.com. Gmail автоматично завантажиться в офлайн-режимі, якщо ви його увімкнули.
Варіант 2: Створіть закладку для автономної роботи Gmail у Chrome.