Як підвищити ефективність праці

Aнатолій_Іванченко

Кожна компанія має бачення або мету, яку слід доносити до працівників через зустрічі та внутрішню комунікацію. Працівники повинні працювати над досягненням чітких спільних цілей на благо компанії та виконувати завдання з урахуванням бачення компанії. Ефективність роботи вимірюється різними способами, в тому числі тим, наскільки добре працівники відповідають очікуванням компанії. Крім того, компанії можуть вимірювати ефективність роботи працівників, оцінюючи вимоги до завдань і результати.

Ефективність роботи часто плутають з продуктивністю, і хоча ці два поняття пов'язані, вони не є взаємозамінними. Продуктивність описує кількість роботи, яку працівники виконують щодня, незалежно від якості. Ефективність працівників зазвичай вимірюється тим, наскільки ефективно вони виконують завдання.

Як підвищити свою ефективність на роботі?

Лише за перший квартал 2023 року кількість скорочень робочих місць зросла на 396% порівняно з аналогічним періодом 2022 року. На тлі глобальних масових звільнень і розвитку технологій працівники повинні шукати способи підвищити ефективність своєї роботи, щоб залишатися потрібними й не бути заміненими. Крім того, зростання кількості людей, які працюють з дому, ускладнює для керівників можливість спостерігати за виконанням роботи, змушуючи їх робити висновки на основі відчутних результатів. Співробітники повинні розглянути способи підвищення ефективності роботи для свого професійного розвитку та кар'єрного зростання.

1. Ставте досяжні цілі та досягайте їх

Хоча це не звучить як новаторська порада, але потенційним цілеспрямованим людям варто подумати про свою загальну мету і малі проміжні цілі, перш ніж діяти. Розбиття кінцевої мети на менші частини допомагає зберегти перспективу і підвищити мотивацію в міру досягнення кожної з них. Крім того, обмірковування можливих викликів або невдач та впровадження планів на випадок непередбачуваних обставин для їх подолання знижує ризик демотивації на шляху до мети. Постановка реалістичних, досяжних цілей має першорядне значення, оскільки очікування занадто багато чого занадто рано — це вірний шлях до невдачі.

Якщо ви сумніваєтеся, пам'ятайте, що слона можна з'їсти лише одним способом: потроху.

2. Визначте пріоритетність завдань

Ми живемо у світі, де все здається важливим. Керівники хочуть, щоб проєкти, розпочаті сьогодні, були завершені вчора, що може створити відчуття терміновості та перевантаження. Працівники повинні використовувати свої найкращі судження і впроваджувати відмінне керування часом та визначення пріоритетів завдань. На щастя, для цього є багато інструментів.

Використання цифрового календаря на смартфоні або комп'ютері дозволяє працівникам більш ефективно планувати завдання та уникати подвійного запису. Дедлайни чітко відображаються для довгострокового планування завдань і етапів, що може допомогти працівникам досягти цілей проєкту. Нарешті, календарі допомагають працівникам озиратися на попередні дані, щоб планувати майбутні терміни проєкту.

Ви коли-небудь відчували себе пригніченими нескінченним списком справ? Матриця Ейзенхауера допомагає визначити пріоритетність завдань, розділивши їх на чотири частини:

• Важливі та невідкладні: Ці високопріоритетні завдання вимагають негайної уваги. Вони є терміновими, тому що часто залежать від часу і мають стислі терміни виконання, а важливими — тому, що сприяють досягненню довгострокової мети.
• Важливі, але не термінові: Попри свою важливість, ці нетермінові завдання можуть бути виконані пізніше. Ці завдання впливають на продуктивність, але не мають фіксованого дедлайну, як, наприклад, подальші контакти з клієнтами чи колегами або надсилання важливого електронного листа. Однак будьте обережні, не відкладайте ці завдання надовго, інакше вони можуть потрапити до першого розділу вище.
• Термінові, але не важливі: Ці неважливі завдання мають бути виконані терміново. Однак працівники можуть делегувати їх комусь іншому, оскільки вони не підвищують продуктивність. Це може включати відповіді на електронні листи або відгуки клієнтів. Хоча електронні листи потребують термінової відповіді, щоб не змушувати клієнтів чекати, їх надсилання не підвищує продуктивність. Тому продуктивніше делегувати ці завдання комусь іншому.
• Неважливі та не термінові: Замість того, щоб бути делегованими, завдання цієї категорії зазвичай забирають надмірно багато часу і можуть бути усунені. Може здатися контрпродуктивним перераховувати ці завдання в першу чергу, адже якщо вони не є ні важливими, ні терміновими, навіщо витрачати час на їхнє виконання? Частково магія Матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб спонукати до роздумів про те, на що працівники витрачають час, тим самим підвищуючи загальну продуктивність.

3. Регулярно робіть перерви

Достатня кількість перерв не лише підвищує продуктивність, але й покращує наше загальне самопочуття. Коротка прогулянка або розтяжка протягом дня може підвищити продуктивність на робочому місці. Однак, при повному зануренні в роботу, ми часто нехтуємо перервами, а 62% американців навіть обідають за робочим столом.

Техніка Помодоро заохочує працівників включати регулярні перерви у свій робочий день, розбиваючи час на цілеспрямовані 25-хвилинні робочі сесії. Після кожної сесії працівники повинні зробити п'ятихвилинну перерву, перш ніж встановити таймер на наступні 25 хвилин. Після чотирьох сесій — або «помідорок» рекомендується робити 15-30-хвилинну перерву. Ця техніка ідеально підходить для працівників, які забувають робити перерви або легко відвертають свою увагу на щось інше, допомагаючи їм подолати прокрастинацію.

4. Ефективна робота в команді

Робочі місця — це традиційно ієрархічні організації. Сьогодні власники компаній розуміють, який вплив на продуктивність має ефективна командна робота. Дедалі більше членів команди діляться ідеями, а не сприймають один одного як конкурентів, що допомагає їм працювати над досягненням спільних цілей на робочому місці. Ефективна командна робота має вирішальне значення для продуктивної робочої сили, оскільки вона ставить цілі компанії на перше місце, допомагаючи командам виконувати завдання більш ефективно. Крім того, це допомагає підтримувати мотивацію команди та розподіляє тягар стислих термінів. Ось деякі інструменти та програмне забезпечення, розроблені для того, щоб допомогти командній роботі працювати безперебійно.

Інструменти співпраці

Щоб командна робота була по-справжньому ефективною, компаніям слід впроваджувати зручні інструменти для спільної роботи. Це дозволяє співробітникам спілкуватися і працювати разом з будь-якої точки світу, оптимізуючи виконання завдань і підвищуючи продуктивність на робочому місці. За допомогою інструментів для спільної роботи працівники можуть обмінюватися важливими файлами та спільно працювати над документами в офісі або вдома.

Програмне забезпечення для відеоконференцій

Через пандемію Covid-19 кількість щоденних користувачів Microsoft Teams зросла зі 145 мільйонів у 2021 році до 270 мільйонів у 2022 році. Програмне забезпечення для відеоконференцій дозволяє співробітникам спілкуватися один з одним або з клієнтами одним натисканням кнопки, що було ідеальним рішенням під час локдаунів. Тепер, коли пандемія Covid-19 офіційно закінчилася, люди звикли працювати з дому і використовувати інтегроване програмне забезпечення для відеоконференцій.

Системи управління документацією (DMS)

Управління документами визначає, як працівники створюють, переглядають, публікують і зберігають файли. Компанії повинні мати системи, які визначають, які шаблони документів слід використовувати, як зберігати або знищувати документи, і як користувачі можуть захистити конфіденційну інформацію. Ефективне управління документами дозволяє компаніям заощаджувати кошти й не потребує фізичного простору для зберігання, як паперові документи. Microsoft OneDrive виконує функцію DMS, оскільки надає функціональні можливості для зберігання, обміну та керування документами. Він дозволяє співпрацювати в режимі реального часу, контролювати версії та добре інтегрується з іншими програмами Microsoft Office.

5. Зверніться за зворотним зв'язком або менторством

Активний пошук зворотного зв'язку виділяє працівників серед інших. Крім того, це заохочує відкрите спілкування та створює стабільне робоче середовище. Замість того, щоб турбуватися про виконання роботи, працівники, які почуваються впевнено, звертаючись до керівників за зворотним зв'язком, знатимуть, як покращити свою роботу. Але працівники повинні бути готові сприймати хороше разом з поганим і не ставати в оборону чи ображатися, якщо бос пропонує конструктивну критику. Зворотний зв'язок допомагає нам вдосконалюватися, і його слід вітати, а не боятися.

Ініціативи з менторства на робочому місці є цінним активом для компаній і працівників. Ментори — це досвідчені професіонали, які пропонують поради щодо розвитку навичок і підтримку менш досвідченим працівникам. Існує багато видів наставництва, наприклад, індивідуальні або групові програми, які мають одну спільну мету: передати молодому поколінню мудрість, необхідну для роботи. Крім того, хороші наставники також надають чесний зворотний зв'язок і вимагають від підопічних відповідальності за свої дії.

У швидкоплинному світі технологій фахівці з технічного наставництва надають підопічним відповідні рекомендації, допомагаючи їм орієнтуватися в постійно мінливій і дедалі складнішій галузі. Технології — це багатогранна сфера, і знайти експерта в цій галузі непросто. Фахівці з кібербезпеки, програмісти та майбутні технічні керівники мають різні потреби, які можуть задовольнити досвідчені технічні ментори. Такі схеми дозволяють менторам повернутися до технологічної індустрії та спрямовувати майбутніх технічних спеціалістів.

Для забезпечення ефективного зворотного зв'язку або наставництва компанії повинні пропонувати зручні комунікаційні платформи для обох сторін, щоб ділитися ідеями та давати поради.

6. Здоровий баланс між роботою та особистим життям

З поширенням смартфонів та електронної пошти від нас очікують, що ми відповідатимемо цілодобово. Позитивний баланс між роботою та особистим життям робить працівників щасливішими та продуктивнішими. Дослідження показують, що 80% працівників з хорошим балансом між роботою та особистим життям працюють на 21% більше, ніж ті, хто не має такого балансу. Працівники повинні мати час на те, що вони люблять робити, наприклад, проводити час з друзями та сім'єю. Їх не слід карати за те, що вони вимикають телефони на вихідних або ігнорують повідомлення вечорами.

Висновок

Керівники компаній постійно шукають нові способи підвищити ефективність роботи. Впровадження ініціатив наставництва та заохочення відкритого спілкування між командами може підвищити мотивацію та допомогти працівникам вдосконалюватися. Навчання працівників навичкам керування часом та продуктивності, таким як матриця Ейзенхауера, дає їм інструменти, необхідні для підвищення продуктивності на робочому місці. Крім того, компанії повинні забезпечити працівників сучасними комп'ютерами та програмним забезпеченням для спільної роботи, щоб спростити комунікацію та заохотити до командної роботи. Працівники, про яких піклуються, більш схильні враховувати цілі компанії та працювати більш ефективно.

Рекомендовані продукти

Acer Swift 14 AI Intel Дізнатися більше	Acer Swift 14 AI AMD Дізнатися більше