Поради по Microsoft SharePoint для вчителів та адміністраторів

Aнатолій_Іванченко

Жонглювання планами уроків, управління роботою учнів та сприяння співпраці може здаватися постійним викликом для вчителів та шкільних адміністраторів, саме тому важливо використовувати такі інструменти, як Microsoft SharePoint. Ця потужна онлайн-платформа може докорінно змінити роботу навчальних закладів, полегшуючи комунікацію, оптимізуючи робочі процеси та створюючи динамічне й ефективне навчальне середовище для всіх. У цій статті ми розглянемо переваги SharePoint для освітян і надамо практичні поради, які допоможуть вам розкрити весь його потенціал для вашої шкільної спільноти.

Що таке Microsoft SharePoint? 

Microsoft SharePoint це вебплатформа для спілкування, співпраці та управління контентом. Вона слугує безпечним, централізованим центром, де команди можуть зберігати, організовувати, ділитися та працювати над документами та проєктами з будь-якого пристрою. SharePoint пропонує такі функції, як бібліотеки документів, списки, записи, блоги та робочі процеси, а також інтеграцію з іншими програмами Microsoft Office. Його можна легко налаштувати та пристосувати до різноманітних потреб організації.

Щоб краще зрозуміти, що SharePoint може зробити для вас і вашої організації, ось короткий опис деяких ключових функцій і способів їхнього максимального використання:

Управління контентом та пошук

Знаходьте інформацію на сайтах і в бібліотеках SharePoint за допомогою потужних функцій пошуку.

Використання в школах: Позначайте документи й ресурси відповідними метаданими, щоб полегшити пошук. Учні можуть швидко знаходити минулі завдання або конкретні навчальні матеріали, а вчителі — ресурси навчальної програми без зайвих зусиль.

Автоматизація робочого процесу

Робочі процеси SharePoint — це автоматизовані послідовності дій, які можуть запускатися певними подіями або умовами в сайтах чи документах SharePoint. Робочі процеси спрощують організаційні процеси.

Використання для шкіл: Автоматизуйте запити на отримання дозволів для нових облікових записів викладачів або студентів. Налаштуйте робочі процеси, щоб батьки отримували сповіщення про майбутні шкільні події або табелі успішності. Це звільняє цінний час для вчителів та адміністраторів.

Контроль доступу

SharePoint дає вам змогу детально контролювати, хто може переглядати, редагувати чи додавати вміст.

Використання в школах: Вчителі можуть обмежити доступ до певних навчальних матеріалів для зареєстрованих учнів, а адміністратори можуть керувати доступом до конфіденційних даних лише для уповноваженого персоналу. Застосування контролю дозволів забезпечує конфіденційність і безпеку даних у шкільній спільноті.

Аудит та контроль версій

SharePoint відстежує зміни, внесені до документів, дозволяючи користувачам за потреби повернутися до попередніх версій. Аудиторські сліди забезпечують запис доступу та модифікацій.

Використання в школах: Контроль версій дозволяє учням бути впевненими, що вони завжди працюють над останньою версією завдань. Вчителі можуть відстежувати активність документів для цілей підзвітності.

Інтеграція:

Використовуйте SharePoint разом з іншими програмами Microsoft Office 365, зокрема Teams, Outlook і OneDrive.

Використання в школах: Вбудовуйте канали Microsoft Teams у сайти класів SharePoint, щоб проводити обговорення в режимі реального часу. Створюйте опитування й вікторини з контролем доступу за допомогою форм та інтегруйте їх безпосередньо в SharePoint. Ви також можете використовувати OneNote Class Notebooks для спільного ведення нотаток у SharePoint.

Microsoft SharePoint порівняно з популярними сервісами файлових сховищ

Якщо ви ніколи раніше не користувалися SharePoint, вам може бути цікаво, чим він відрізняється від хмарних систем зберігання даних, таких як Google Drive і Microsoft OneDrive. Останній в першу чергу зосереджений на наданні онлайн-сховища для зберігання файлів і документів. Користувачі можуть завантажувати, зберігати та отримувати доступ до файлів з будь-якого пристрою з доступом до Інтернету. Хоча Google Drive також пропонує функції для спільної роботи, такі як спільний доступ до файлів і редагування в режимі реального часу, він більше орієнтований на особисте зберігання і спільний доступ до файлів. З іншого боку, SharePoint надає комплексні можливості управління контентом, включаючи бібліотеки документів, метадані та робочі процеси.

Розширені функції спільної роботи в SharePoint включають сайти команд, дискусійні дошки, списки завдань і автоматизацію робочих процесів. Він також тісно інтегрований з іншими програмами Microsoft Office 365, такими як Teams, Outlook і OneDrive, що забезпечує бездоганну продуктивність для організацій і підприємств.

Крім того, SharePoint можна пристосувати до конкретних потреб організації за допомогою індивідуального дизайну сайтів, робочих процесів та інтеграцій, тоді як служби зберігання файлів зазвичай пропонують обмежені можливості налаштування.

Підсумовуючи, можна сказати, що хоча і Microsoft SharePoint, і хмарні системи зберігання даних, такі як Google Drive, пропонують функції зберігання файлів і спільної роботи, SharePoint більше підходить для організацій зі складними потребами у спільній роботі та управлінні документами, таких як школи та коледжі.

Як школи можуть максимально ефективно використовувати Microsoft SharePoint

Існує широкий спектр різноманітних можливостей використання SharePoint в освітніх установах, незалежно від того, чи ви спілкуєтеся з усією шкільною спільнотою, чи заохочуєте співпрацю в менших групах, таких як класи та кафедри факультетів. Ось список способів використання SharePoint, згрупованих відповідно до конкретних цілей і потреб:

Сприяти комунікації між школою та зацікавленими особами

• Шкільний інтранет: Створіть домашню сторінку школи, щоб учні, батьки та вчителі могли бути в курсі важливої інформації. Використовуйте новини та оголошення, щоб повідомляти про оновлення. Ведіть централізований шкільний календар з подіями, святами, дедлайнами та іншими важливими датами.
• Залучення батьків: Надайте доступ до сайтів або порталів SharePoint, де батьки зможуть переглядати академічний прогрес своєї дитини, записи про відвідування та майбутні завдання. Заохочуйте батьків брати участь у дискусіях, волонтерських програмах та шкільних заходах.

Посилення співпраці в класах та групах

• Вебсайти для класів: Створюйте віртуальні класні кімнати з навчальними матеріалами, оголошеннями, завданнями та дискусійними форумами. Додайте до них дискусійні дошки або форуми для взаємодії між учнями та вчителем і співпраці між однолітками. За потреби викладачі можуть також створювати сайти SharePoint для окремих предметів.
• Командні проєкти: Створіть сайти проєктів для студентських груп, щоб вони могли обмінюватися документами та ідеями. Учні можуть співпрацювати над завданнями, презентаціями та проєктами в режимі реального часу, використовуючи можливості співавторства SharePoint, а контроль версій гарантує, що всі працюють над найновішими файлами.

Спільний доступ до записів і ресурсів у межах факультету та адміністрування

• Централізоване управління документами: Використовуйте бібліотеки документів SharePoint для загальношкільного сховища освітніх ресурсів, планів уроків, навчальних програм і дослідницьких матеріалів. Організуйте документи за предметами, класами або темами для легкого доступу та співпраці.
• Комунікація між викладачами: Створюйте сторінки факультетів, де викладачі можуть ділитися ресурсами, найкращими практиками та оголошеннями.
• Центр професійного розвитку: Використовуйте SharePoint, щоб надати викладачам доступ до навчальних матеріалів, семінарів, вебінарів та інших ресурсів для підвищення кваліфікації. Пропонуйте курси для самостійного проходження, онлайн-уроки та програми сертифікації для підтримки безперервного навчання та професійного зростання.
• Адміністративні процеси: Оптимізуйте адміністративну роботу, таку як зарахування, реєстрація, виставлення оцінок і відстеження відвідуваності, використовуючи робочі процеси та форми SharePoint. Створюйте власні списки або додатки SharePoint для керування записами студентів, розкладами курсів та академічними календарями. Створюйте стандартизовані онлайн-форми для дозволів, реєстрацій, опитувань та інших завдань.

Створення організованих, доступних та персоналізованих бібліотек ресурсів

• Управління навчальними програмами: Централізовано організовуйте та діліться матеріалами навчальної програми, планами уроків та навчальними цілями. Ці ресурсні центри також можуть бути доступними для батьків та учнів.
• Цифрова бібліотека: Створіть колекцію електронних книг, статей, мультимедійних ресурсів та інших навчальних матеріалів для учнів і викладачів.
• Персоналізовані навчальні портали: Надайте учням персоналізовані портали для доступу до їхніх навчальних матеріалів, завдань, оцінок і звітів про прогрес.
• Онлайн-портфоліо: Дозволяють учням створювати та підтримувати цифрові портфоліо за допомогою SharePoint. Вони можуть демонструвати свої академічні досягнення, проєкти, позакласні заходи та роздуми в організованій та візуально привабливій формі.

Не забудьте провести тренінги чи навчальні посібники для педагогів, батьків та учнів, щоб усі учасники могли ефективно використовувати функції SharePoint. Комп'ютери з розширеними можливостями підключення, такі як ноутбук Aspire 5 Spin 14, також гарантують користувачам доступ до навчальних ресурсів, де б вони не знаходилися. Цей трансформований пристрій має сенсорний екран, що дозволяє використовувати його як ноутбук або планшет.

Впровадивши Microsoft SharePoint у повсякденні процеси вашої школи, ви зможете створити більш динамічне та інтегроване середовище, яке сприятиме успіху ваших учнів і співробітників.

Рекомендовані продукти

Acer Aspire 5 Spin 14 Дізнатися більше	Acer Aspire Vero Дізнатися більше