Перевага штучного інтелекту: упевнено пишіть професійні електронні листи

Aнатолій_Іванченко

Добре написані професійні електронні листи є потужним інструментом для побудови відносин, передачі інформації та досягнення бізнес-цілей, а штучний інтелект може допомогти вам підвищити рівень свого спілкування за допомогою електронної пошти. У цій статті ми розглянемо особливості професійного електронного листа, переваги використання ШІ-помічників для написання листів, а також деталі, які слід вказувати у своїх запитах, щоб отримувати ефективніші чернетки листів від ШІ-генераторів. Приготуйтеся перетворити свою поштову скриньку з рутини, що забирає багато часу, на джерело комунікації.

Характеристики професійної електронної пошти

Ясність і лаконічність мають першорядне значення в діловому спілкуванні. Професійний електронний лист, як правило, чіткий і зрозумілий. Він починається з чіткої та інформативної теми, яка точно відображає зміст листа. Основна частина листа одразу передає основне повідомлення та уникає непотрібного жаргону або надмірно невимушеної мови. Якщо є заклик до дії, він має бути чітким і конкретним. Професіоналізм у тоні та мові також дуже важливий, з акцентом на підтримці ввічливої манери протягом усього листа. Це охоплює використання відповідних привітань і підписів, а також уникнення сленгу чи непотрібних прикрас.

Добре написані професійні електронні листи демонструють правильну граматику, орфографію та пунктуацію. Це свідчить про увагу до деталей і посилює довіру до відправника та його компетентність. Крім того, ділові електронні листи демонструють професіоналізм не лише за змістом, але й за часом і частотою надсилання. Відправники повинні враховувати графік і вподобання одержувача, уникаючи непотрібних переривань і не переповнюючи його поштову скриньку надмірною кількістю повідомлень.

Як інструменти штучного інтелекту можуть допомогти писати професійні електронні листи

Якщо вам важко створювати чіткі, лаконічні листи або їх просто надто багато, щоб писати, настав час дозволити штучному інтелекту допомагати вам, створюючи професійні електронні листи за вас. Замість того, щоб починати з нуля, ви можете вказати мету листа, одержувача та бажаний тон, і ШІ-асистент створить чернетку за лічені секунди. Окрім значного прискорення процесу написання електронних листів, використання інструменту для написання листів зі штучним інтелектом може покращити вашу ділову або маркетингову кореспонденцію, пропонуючи чіткіші формулювання та забезпечуючи правильну граматику. Це може бути корисно для підтримання професійного іміджу або ефективного донесення вашої думки.

Асистенти для написання електронних листів зі штучним інтелектом слугують універсальним інструментом, що заощаджує час для широкого кола фахівців. Наприклад, маркетологи можуть використовувати ці інструменти для створення привабливих рекламних листів, що підвищують залученість і конверсію. Фахівці з продажу можуть створювати персоналізовані інформаційні листи, які допомагають налагоджувати стосунки та ефективніше укладати угоди. Служби підтримки клієнтів можуть оптимізувати процеси реагування та підтримувати єдиний тон у спілкуванні з клієнтами, а відділи кадрів можуть використовувати авторів листів зі штучним інтелектом для управління великими обсягами електронного листування — від координації співбесід до обробки внутрішніх запитів. Навіть керівники та менеджери, які часто мають справу з великими обсягами електронної пошти, можуть використовувати ці інструменти для підтримки чіткої, професійної комунікації з різними зацікавленими сторонами.

Популярні ШІ-генератори листів, які ви можете спробувати

На ринку існує безліч інструментів зі штучним інтелектом, які задовольняють різноманітні професійні потреби в написанні листів, чи то створення переконливих маркетингових листів або лаконічних корпоративних комунікацій. Ось деякі з найпопулярніших програм для створення листів зі штучним інтелектом:

Jasper

Jasper, який раніше називався Jarvis, — це універсальний інструмент для написання листів зі штучним інтелектом, призначений для широкого спектра потреб у створенні контенту. Він має великий вибір шаблонів і робочих процесів, спеціально розроблених для професійних електронних листів, що робить його ідеальним для складних комунікаційних потреб.

Copy.ai

Copy.ai орієнтований на копірайтинг і має зручний інтерфейс, що робить його доступним для користувачів, які вперше пробують генератор штучного інтелекту. Спеціалізовані підказки допомагають користувачам створювати листи, пристосовані до різних цілей, таких як стимулювання продажів, залучення клієнтів та внутрішня комунікація.

Rytr

Окрім створення чернеток листів більш ніж 30 мовами, Rytr пропонує кілька варіантів тонів листів і безліч шаблонів для різних сценаріїв використання, включно з різними видами ділових і маркетингових листів. Він також має вбудований редактор, який дозволяє користувачам редагувати та вдосконалювати чернетки листів за допомогою інструменту штучного інтелекту.

Writesonic

Як і Jasper, Writesonic підтримує створення широкого спектра контенту: від оголошень і постів у блогах до електронних листів і контенту в соціальних мережах. Інструмент зі штучним інтелектом орієнтований на фахівців з цифрового маркетингу і зосереджений на створенні контенту з високою конверсією, що робить його ідеальним для рекламних і маркетингових листів, які повинні привернути увагу читача і спонукати його до дії.

Якщо ви користуєтеся Microsoft Outlook, ви також можете отримати допомогу в написанні електронних листів за допомогою Microsoft Copilot. Доступний для шкільних і робочих акаунтів, а також для адрес outlook.com, live.com, msn.com і hotmail.com, функціонал Copilot для Outlook охоплює створення чернеток листів і надання «коучингу» щодо вдосконалення вже написаних вами листів.

Написання ефективних підказок для інструментів штучного інтелекту електронної пошти

Щоб максимально ефективно використовувати ШІ-генератори листів, потрібно вдосконалити свої підказки. Надання чітких і конкретних інструкцій допомагає ШІ-моделі створювати релевантні та ефективні чернетки для ваших професійних листів. Ось кілька способів створити кращі підказки для вашого ШІ-помічника з написання листів:

• Почніть з чіткого формулювання мети вашого листа. Ви перевіряєте, запитуєте інформацію, представляєтесь чи щось інше?
• Ідентифікуйте одержувача. Знання його посади, компанії та рівня знайомства допомагає штучному інтелекту підбирати тон і формальності.
• Вкажіть, який тон ви хочете. Наприклад, ви хочете, щоб лист був офіційним, інформативним, переконливим чи дружнім?
• Опишіть контекст вашого професійного листа. Коротко поясніть передісторію або ситуацію, пов'язану з листом. Якщо це доречно, ви можете згадати ваші стосунки з одержувачем або будь-яке попереднє спілкування з ним. Це допоможе штучному інтелекту зрозуміти основне повідомлення і побудувати відповідь відповідно до нього.
• Додайте ключові слова. Зазначте будь-які конкретні пункти, дедлайни або вкладення, які ви хочете, щоб штучний інтелект врахував.
• Встановіть довжину. Повідомте ШІ, якщо у вас є бажана кількість слів.
• Вкажіть бажаний голос і стиль. Якщо у вас є попередні листи, написані в потрібному стилі, ви можете поділитися ними зі штучним інтелектом, щоб він міг імітувати ваш тон.
• Сфокусуйте підказку на конкретному завданні написання листа. Не додавайте зайвих деталей або інформації, яка може заплутати модель ШІ.

Ось приклад запиту для автора листа зі штучним інтелектом: «Напишіть професійного листа Сарі Джонс, директору з маркетингу в ABC Company. Коротко представтеся потенційним клієнтом компанії XYZ, який зацікавлений в їхніх SEO-послугах. Згадайте вебсайт нашої компанії та підкресліть нещодавнє зростання відвідуваності сайту. Зберігайте дружній і професійний тон, закликаючи до дії та призначаючи зустріч для подальшого обговорення наших потреб. Прагніть до лаконічного листа обсягом близько 150 слів».

Ви можете експериментувати з різними підказками та коригувати формулювання, структуру або додаткові інструкції, щоб отримати кращі результати від вашого ШІ-помічника з написання листів. Дайте ШІ-моделі зворотний зв'язок, щоб покращити якість майбутніх пропозицій.

Ще один спосіб максимально ефективно використовувати генератори копій, редактори листів та інші помічники зі штучним інтелектом — переконатися, що ваш комп'ютер може впоратися з навантаженням. Комп'ютери зі штучним інтелектом, такі як ноутбук Acer Swift Go 14, оптимізовані для цих інструментів і програм нового покоління, забезпечуючи при цьому стиль, продуктивність і зв'язок, допомагаючи вам залишатися ефективними та продуктивними незалежно від того, з якої точки світу ви перевіряєте свою поштову скриньку.

Рекомендовані продукти

Acer Swift Go 14 Дізнатися більше	Acer Swift Go 16 Дізнатися більше