De ce e-mailul nu este o metodă sigură de transfer pentru fișierele cu caracter confidențial

Vasile.Botog

Chiar și cu creșterea numărului de videoconferințe și cloud computing, utilizarea e-mailului nu numai că este încă relevantă, dar este în creștere. Având în vedere că tot mai multe întreprinderi trec fie la munca hibridă, fie la medii de lucru de la distanță, e-mailul a devenit o modalitate convenabilă de a transfera fișiere. Deși ar putea părea o soluție eficientă, e-mailul este o metodă nesigură și o alegere proastă pentru transferul de informații sensibile.

Este e-mailul o modalitate bună de a transfera fișiere?

Probabil că folosiți e-mailul și probabil că l-ați folosit la un moment dat pentru a transfera fișiere. Este posibil chiar să fi dat peste unele dintre motivele pentru care e-mailul nu este o modalitate bună de a trimite fișiere. Este cunoscut pentru incapacitatea sa de a transfera fișiere de mari dimensiuni, dificultatea de a organiza informațiile și timpul necesar pentru a menține inbox-ul curat. Cu toate acestea, este periculos să trimiteți informații sensibile printr-o platformă lipsită de securitate.

E-mailul poate fi interceptat de hackeri sau de entități terță-parte rău intenționate, ducând la furtul de date importante

E-mailul este trimis pe internet folosind protocoale de text simplu, ceea ce îl face vulnerabil la interceptarea de către entități rău intenționate. Hackerii folosesc o varietate de tehnici, cum ar fi sniffing, atacuri man-in-the-middle și IP spoofing pentru a obține acces la e-mailuri sau servere de e-mail, care le permit să vadă informații confidențiale sau să preia controlul asupra conturilor. Chiar și e-mailurile criptate nu sunt complet ferite de aceste amenințări, deoarece hackerii pot fi capabili să fure cheile de criptare.

Ce este criptarea?

Criptarea este procesul de cifrare a datelor pentru a le face ilizibile de către oricine fără o cheie sau parolă. Aceasta implică algoritmi matematici pentru a transforma datele lizibile într-o formă ilizibilă, ceea ce face mult mai greu pentru alții să vadă informațiile confidențiale. Criptarea servește, de asemenea, ca modalitate de autentificare a expeditorilor și a destinatarilor de date, asigurând că nicio parte neautorizată nu poate avea acces. Prin trimiterea unui e-mail criptat, atât companiile, cât și persoanele fizice se pot asigura că datele lor rămân în siguranță.

E-mailurile necriptate cresc riscurile de transfer pentru documentele confidențiale sau datele confidențiale

De obicei, e-mailurile nu sunt criptate din cauza inconvenientelor. Este necesar ca utilizatorii să își amintească parolele și cheile de criptare, ambele putând fi dificil de gestionat de către utilizatori. În plus, criptarea e-mailurilor necesită adesea putere suplimentară de procesare din partea computerelor, ceea ce face ca trimiterea și primirea e-mailurilor să fie mai lentă decât mesajele necriptate. De asemenea, unii furnizori de servicii de e-mail nu dispun de protocoale de criptare sigure.

Serviciile de e-mail oferă un control limitat asupra versiunilor copiate sau redirecționate ale mesajelor dvs.

Controlul asupra persoanelor care pot primi versiuni copiate sau redirecționate ale mesajelor atunci când acestea circulă pe internet este limitat sau inexistent. După trimiterea unui mesaj, este aproape imposibil să știți ce poate face utilizatorul respectiv cu informațiile sau cum puteți să le ștergeți, lucru care lasă date potențial sensibile în mâinile altei persoane.

Serviciile de e-mail nu pot proteja împotriva erorilor umane

În ciuda progreselor înregistrate de companii în ceea ce privește măsurile de securitate, eroarea umană rămâne una dintre principalele cauze ale transmiterii de informații sensibile. Acest lucru se datorează unor greșeli simple, cum ar fi trimiterea de e-mailuri către persoana nepotrivită, trimiterea pur și simplu a ceva ce nu ar trebui trimis sau chiar omiterea de a cripta un mesaj atunci când este necesar. În plus, utilizatorii pot deveni mulțumiți atunci când folosesc serviciile de e-mail și pot neglija protocoale precum autentificarea cu doi factori. Pentru a preveni acest lucru, este important ca utilizatorii să practice bune obiceiuri de igienă cibernetică și să rămână vigilenți cu privire la practicile de securitate.

Informații pe care nu ar trebui să le trimiteți niciodată prin e-mail

Detaliile personale și financiare nu ar trebui să fie trimise niciodată prin e-mail. Este important să folosiți metode sigure, cum ar fi serviciile de partajare a fișierelor și instrumentele de colaborare, atunci când gestionați date sensibile. De asemenea, este important să rețineți că orice formă de transfer de fișiere prezintă riscuri.

• Acreditări de autentificare
• Informații privind conturile bancare sau financiare 
• Certificate de naștere sau copii ale acestora
• Date ale cardurilor de credit sau copii ale acestora
• Date ale cardurilor de debit sau copii ale acestora
• Datele permisului de conducere sau copii ale acestora
• Date de identificare emise de guvern sau copii ale acestora
• Informații medicale 
• Documente importante (inclusiv, dar fără a se limita la corespondența dintre un avocat sau un medic) 
• Facturi sau chitanțe pe care sunt afișate numele, adresa sau numărul dumneavoastră de telefon 
• Date ale pașapoartelor sau copii ale acestora
• Parolele 
• Titluri de proprietate sau copii ale acestora 
• Fotografii sau mesaje sensibile
• Date ale asigurărilor sociale

Cum încearcă companiile să rezolve problemele de securitate?

Companiile de e-mail au început să se concentreze din ce în ce mai mult asupra măsurilor de securitate pentru a proteja datele utilizatorilor. Toate aceste măsuri contribuie la asigurarea faptului că datele utilizatorilor rămân sigure și protejate față de terți. Metodele de autentificare, cum ar fi autentificarea cu doi factori și autentificarea dispozitivelor, devin din ce în ce mai comune în cazul furnizorilor de e-mail populari, precum Gmail și Outlook. Multe dintre aceste companii de e-mail introduc, de asemenea, protocoale de criptare precum TLS și STARTTLS, care criptează e-mailurile în tranzit.

Alte servicii precum ProtonMail oferă criptare de tip "end-to-end", ceea ce înseamnă că mesajele trimise rămân criptate în timpul tranzitului și pot fi citite doar de expeditor și de destinatar. În plus, ProtonMail are, de asemenea, un sistem de alertă de securitate care notifică utilizatorii cu privire la activități potențial suspecte. Aceste caracteristici sunt concepute pentru a se asigura că mesajele și conturile de utilizator rămân în siguranță, protejând datele sensibile.

Ce instrumente pot utiliza pentru a trimite date sensibile în loc de e-mail?

Pentru o comunicare mai sigură, există alte instrumente disponibile care oferă o protecție mai bună pentru informațiile confidențiale. Profitând de aceste metode alternative care utilizează criptarea, utilizatorii pot reduce probabilitatea ca informațiile confidențiale să fie pierdute sau interceptate în tranzit.

Lista de instrumente de luat în considerare

• Platforme de chat care criptează mesajele, cum ar fi Signal sau Telegram 
• Soluții de stocare în cloud, cum ar fi Google Drive sau Microsoft OneDrive 
• Instrumente colaborative pentru documente, precum Google Docs, Sheets și Slides 
• Furnizori de e-mail care utilizează criptarea, cum ar fi ProtonMail 
• Protocoale de criptare de tip end-to-end, cum ar fi PGP 
• Servicii de găzduire a fișierelor, cum ar fi Dropbox 
• Servicii de partajare a fișierelor, cum ar fi WeTransfer 
• Protocoale de transfer de fișiere, cum ar fi SFTP 
• Servicii de fax pe internet 
• Software de criptare a fișierelor Lockbox 
• Soluții de gestionare a dispozitivelor mobile, cum ar fi Microsoft Intune 
• Metode offline, cum ar fi întâlnirile față în față, curierii sau poșta 
• Servere FTP private e-mail protejat prin parolă
• Rețele virtuale private (VPN-uri)

Cum trimit un e-mail securizat?

Trimiterea unui e-mail protejat prin parolă sau criptat cu unul dintre principalii furnizori este ușoară, în doar câțiva pași:

Cum trimit un e-mail protejat prin parolă? (Gmail)

Puteți trimite un e-mail protejat prin parolă cu Gmail urmând câțiva pași.

1. Faceți clic pe Compose 
2. În partea dreaptă jos a ferestrei, faceți clic pe „Turn on confidential mode”. 
3. Setați o dată de expirare și un cod de acces, care vor crea securitate pentru textul mesajului și pentru orice atașamente. Codul de acces va fi trimis prin SMS sau Gmail, dacă ați ales „SMS passcode” și aplicația utilizată de destinatar.
4. Faceți clic pe "Save".

Cum trimit un e-mail criptat? (Gmail)

Trimiterea unui e-mail criptat cu Gmail funcționează numai dacă atât expeditorul, cât și destinatarul au activată această opțiune.

1. Activați S/MIME găzduit. Puteți activa această setare urmând instrucțiunile Google privind activarea S/MIME găzduit. 
2. Compuneți mesajul într-un mod normal. 
3. Faceți clic pe pictograma de blocare din dreapta destinatarului. 
4. Faceți clic pe „view details” (vizualizare detalii) pentru a modifica setările S/MIME sau nivelul de criptare, care este afișat fie verde (protejat prin criptare S/MIME), gri (protejat prin Transport Layer Security), fie roșu (necriptat).

Protejați-vă informațiile sensibile

Oamenii se bazează pe e-mail pentru sarcinile zilnice, însă transferul și stocarea documentelor confidențiale prin e-mail ar trebui evitate. Prin doar câțiva pași simpli, vă puteți proteja mai bine datele sensibile pentru a nu cădea în mâini rău intenționate sau pentru a nu fi corupte pe parcurs. Indiferent dacă trimiteți informații personale sau ceva care vă afectează organizația, ar trebui să analizați posibilitatea de a utiliza programe dedicate de transfer de fișiere sau servicii de stocare în cloud care oferă protocoale de criptare end-to-end și alte caracteristici avansate de securitate. Acestea vă vor oferi liniștea de a ști că datele dvs. sensibile sunt ferite de ochii curioșilor.

Produse recomandate:

TravelMate P2 14 Intel Mai multe detalii	Swift 14/16 AI Intel Mai multe detalii