Cum să creșteți productivitatea angajaților într-un mediu de lucru la distanță sau hibrid

Alexandru Popescu · ianuarie 21

Odată cu îmbunătățirea rapidă a tehnologiei în ultimul deceniu, lucrul de acasă (work from home sau WFH) a devenit mai mult decât o expresie. După apariția COVID-19, a devenit o realitate. În ciuda îngrijorării unor manageri că personalul lor va lenevi în loc să muncească, cercetările au arătat că acordarea unei mai mari autonomii oamenilor în ceea ce privește munca lor a crescut productivitatea.

Având în vedere această tendință din ce în ce mai accentuată a persoanelor care lucrează în mod regulat de acasă cel puțin o parte din săptămână, este posibil ca angajatorii să fie nevoiți să exploreze acest concept pentru a vedea dacă va crește productivitatea și va asigura o experiență digitală pozitivă pentru angajații lor.

Din experiența dumneavoastră profesională, nu va fi o surpriză faptul că personalul stresat este mai puțin productiv, iar angajații fericiți sunt mai eficienți – obținând o creștere de cel puțin 10%, Google raportând până la 37% pentru angajații săi. Acest lucru se datorează faptului că persoanele fericite sunt în general mai sănătoase, mai loiale, mai inovatoare și au abilități interpersonale îmbunătățite. Un personal fericit va crește productivitatea și vă va ajuta balanța bancară.

În loc să vă confruntați cu naveta la orele de vârf, o plimbare de 30 de secunde până la biroul de acasă este o modalitate excelentă de a vă îmbunătăți starea de spirit. Faptul că puteți să vă spălați rufele sau să începeți cina mai devreme poate fi ceva mărunt, dar fiecare dintre aceste lucruri poate face viața de acasă un pic mai ușoară, așa că, dacă echipa dvs. poate lucra de la distanță sau poate practica munca hibridă, poate ar trebui să vă gândiți mai mult la acest lucru.

Vom prezenta avantajele și dezavantajele modelelor de lucru la distanță sau hibride și cum să le implementați în compania dvs.

1) Conectarea și colaborarea

Pentru a menține un sentiment ridicat de stimă de sine și satisfacție, angajații trebuie să simtă că fac parte din echipă atunci când lucrează de acasă. În prezent, aproximativ 40% dintre cei care lucrează independent nu se simt conectați la organizația lor, ceea ce reprezintă o problemă pentru păstrarea personalului, deoarece există o rată a fluctuației de personal cu cel puțin 13% mai mare în cazul personalului care lucrează permanent de acasă.

5 sfaturi pentru a stimula sentimentul de conectare și colaborare:

Programați întâlniri periodice scurte prin video cu întreaga echipă sau cu subseturi. Folosiți o agendă pentru a-i ține pe toți la curent, astfel încât să nu existe surprize.
Planificați întâlniri periodice cu fiecare persoană în parte pentru a verifica obiectivele convenite, pentru a stabili noi repere și pentru a avea un contact uman.
Utilizați e-mailuri trimise tuturor prin care solicitați feedback pe teme specifice.
Folosiți modelul hibrid mai degrabă decât pe cel la distanță, pentru persoanele care preferă un echilibru între lucrul individual dar și cu alte persoane.
O imagine valorează cât o mie de cuvinte, așa că asigurați-vă că toată lumea are software-ul, hardware-ul și educația necesare pentru a face apeluri video și a partaja ecrane și documente.

Compania The Really Great Teacher Company angajează 5.000 de profesori de limbi străine la distanță în 54 de țări din întreaga lume. James Thompson, directorul general, recomandă: „crearea de puncte de contact pentru o conexiune umană reală și oportunități pentru echipele noastre de a interacționa unele cu altele în afara claselor virtuale”. Programul lor Evolve permite colaborarea pentru implicarea și motivarea angajaților prin următoarele:

Aplicații pentru sănătate și fitness
Grupuri de interes special
Mindfulness și life coaching
Jocuri și activități distractive

Crearea unui sentiment de comunitate este esențială pentru succes.

2) Instrumentele potrivite susțin standardele pentru siguranță și sănătate

Standardele pentru siguranță și sănătate se aplică tuturor activităților desfășurate de angajați în orice loc de muncă, inclusiv acasă. La birou, personalul dumneavoastră stă la posturi de lucru ergonomice, cu tastaturi, telefoane și alte echipamente tehnice de calitate. Majoritatea acestora trebuie să fie duplicate în biroul de acasă pentru a evita oboseala fizică sau leziunile provocate de activitățile repetitive, care vă vor costa bani și vor cauza greutăți personalului.

Luați în considerare setul de tastatură și mouse fără fir Acer AAK970 care este compatibil atât cu Chromebook, cât și cu PC, împreună cu unul dintre cele mai recente monitoare concepute în primul rând pentru confort și siguranță în spațiul de afaceri. Combinați acest lucru cu următoarele:

Laptop rapid
Suport pentru laptop
Stație de andocare USB dacă sunt necesare 3 sau mai multe ecrane
Webcam, dacă este necesar
Căști duale atât pentru computer, cât și pentru telefon

Problemele de sănătate vor dispărea, crescând productivitatea, siguranța și confortul angajaților dvs. la distanță.

4 sfaturi pentru a îmbunătăți standardele de sănătate în timp ce lucrați de la distanță:

Rugați angajații să facă o fotografie a spațiului lor de lucru de acasă, astfel încât să puteți vedea stația de lucru ergonomică, iluminatul adecvat, împiedicările, pericolele de cădere și cablajul sigur pentru a vă asigura mai puține reclamații legate de sănătate pe viitor.
Educație privind prevenirea leziunile repetitive - de exemplu, cum să opriți tensiunile apărute în braț din cauza utilizării mouse-ului.
Atunci când este posibil, schimbați regulat sarcinile pentru a reduce leziunile repetitive și pentru a schimba stimularea mentală.
Asigurați pauze programate în timpul zilei.

5 instrumente esențiale pentru lucrul de la distanță:

Securitatea punctelor finale pentru a proteja datele este esențială. Rețelele trebuie să dispună de autentificare cu mai mulți factori pentru a limita pirateria informatică
Tehnologia de izolare care separă browserele în cadrul cloud-ului ajută la reducerea atacurilor cibernetice.
Conectivitatea rapidă și fiabilă permite accesul în timp real la rețeaua companiei și videoconferințele.
Stocarea în cloud permite personalului să stocheze și să acceseze documente și informații din orice locație.
Accesul la aplicații organizaționale specializate care permit persoanei să acceseze și să mențină date de calitate.

3) Trebuie monitorizată productivitatea angajaților?

Majoritatea managerilor știu câtă muncă produce în mod regulat un angajat fără a avea un proces formal de monitorizare în cadrul biroului. Cu toate acestea, acest lucru poate fi mai dificil atunci când membrii personalului lucrează la distanță, iar managerul poate fi inițial îngrijorat că echipa ar putea fi mai productivă atunci când lucrează în afara sediului.

Cercetările arată, în general, că angajații sunt mai productivi atunci când lucrează de la distanță. Motivele sunt:

Mai puține distrageri ale atenției
Mai puțin absenteism
Un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată
Nu trebuie să facă naveta

Acești factori contribuie la reducerea stresului, a timpului și a banilor cheltuiți pe deplasări. Acest timp suplimentar le permite angajaților să se concentreze pe activități mai sănătoase, cum ar fi exercițiile fizice, grădinăritul, relaxarea și întâlnirile cu familia sau prietenii, ceea ce le îmbunătățește starea de spirit.

Trei sfaturi care vă ajută să utilizați monitorizarea includ:

Comunicarea periodică cu personalul pentru a colabora la stabilirea obiectivelor și așteptărilor.
Dacă este cazul, încurajați colaborarea în cadrul proiectelor între grupuri mici.
Un sistem eficient de evaluare a performanțelor.

Dacă încă nu vă simțiți confortabil cu productivitatea angajaților, aveți alte opțiuni:

Utilizați modelul de lucru hibrid pentru a limita timpul petrecut singur.
Aduceți personalul înapoi la birou cu normă întreagă (lucrul de acasă este un privilegiu și nu un drept).
Utilizați un instrument de urmărire a productivității muncii.

Un dispozitiv de urmărire a productivității ar putea fi la fel de puțin tehnologizat ca și faptul că persoana își rezumă activitatea pe un planificator zilnic care este trimis prin e-mail managerului zilnic. Sau ați putea utiliza un software precum Smarttasks sau Monday.com, care urmărește și raportează etapele de muncă/proiectele și alte sarcini.

Avantaje și dezavantaje ale modelelor de lucru la distanță sau hibride

Avantajele muncii la distanță pentru angajat

Biroul recensământului Statelor Unite ale Americii a raportat în 2019 că timpul mediu de navetă dus-întors către locul de muncă este de 27,6 minute, sau aproape o oră pe zi. Un model de lucru de acasă are un avantaj clar pentru angajat, deoarece timpul economisit în deplasare poate fi folosit pentru alte activități mai plăcute.

Mai puține distrageri ale atenției din partea colegilor înseamnă că sunteți mai productiv, ceea ce poate satisface personalul orientat către obiective.

Dezavantajele muncii la distanță pentru angajat

A nu fi niciodată în aceeași cameră cu colegii poate produce însingurare, ducând la izolare socială și deconectare de la locul de muncă, și poate avea un impact negativ asupra sănătății mintale.

Avantajele muncii la distanță pentru organizație

Angajații sunt în general mai productivi, crescând profitul.
Permiterea angajaților să lucreze într-un ritm care se potrivește mai bine individului reduce absenteismul.
Costurile de funcționare a biroului se reduc substanțial.

Dezavantaje ale muncii la distanță pentru organizație

Managerii pot fi inițial îngrijorați că angajații nu vor fi demni de încredere în timp ce lucrează de acasă.
Deconectarea angajaților în timp ce lucrează de la distanță ar putea să îi încurajeze să își găsească de lucru în altă parte. Formarea noului personal este costisitoare și provoacă o scădere temporară a productivității.

Soluții

Stabiliți întâlniri programate în mod regulat între membrii personalului sau proiecte comune pentru a spori sentimentul de apartenență la o echipă. Utilizați o agendă pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun.
Folosiți modelul de lucru hibrid, prin care se ajunge la un acord ca angajații să lucreze de acasă în anumite zile sau momente ale săptămânii și la birou în alte zile.
Atunci când angajați personal nou, vă rugăm să vă informați cu privire la preferințele acestora în ceea ce privește locul de muncă și la experiența lor de lucru în afara sediului.

Deoarece există avantaje atât pentru productivitatea, cât și pentru bunăstarea angajaților și a organizațiilor, discutarea modelului de loc de muncă hibrid sau la distanță este binevenită.

*Opinile reflectate în acest articol sunt opiniile exclusive ale autorului și nu reflectă nicio poziție sau afirmație oficială din partea Acer Inc.