Управління гібридною робочою силою з точки зору ІТ

Oleksii_Lishchuk

Пандемія стрімко змінила те, як ми працюємо; хочемо ми того чи ні, але гібридна робота залишиться назавжди. Цифри чудово ілюструють цю тенденцію: дослідження міжнародної консалтингової компанії McKinsey показало, що більш ніж 78% роботодавців зараз працюють у віддаленому  гібридному форматі. Більше того, працівники переходять на гібридну роботу не лише тому, що їх про це просять. Опитування, проведене Microsoft, показало, що близько 70% працівників бажають залишатися працювати у гібридному режимі, для них це як нова норма. Неважко зрозуміти, чому так: звіт PWC вказує на те, що гібридні режими підвищують ефективність роботи.

У міру того, як культура гібридної роботи продовжує розвиватися, ІТ-відділи в різних галузях слугують основою компаній та закладають підґрунтя для нових норм для більшої частини сучасної робочої сили. Але, по суті, що таке інформаційні технології? Чим займаються ІТ-відділи і як вони можуть сприяти впровадженню найкращих практик віддаленої роботи?

У світлі цих подій, ось п'ять загальних напрямків, яких слід дотримуватися при управлінні гібридною робочою силою, що працює віддалено:

Планування

Для SOHO (малий офіс - домашній офіс), малого та середнього бізнесу (МСБ) або великих підприємств, політика гібридної роботи має важливе значення. Зазвичай, ІТ-відділи мають розробляти стратегію відповідно до галузі, в якій вони працюють, та розміру їхнього бізнесу. Перш за все, необхідно спланувати, яке програмне забезпечення необхідне та для яких посад; також слід враховувати витрати на інвестиції в гібридно-віддалену ІТ-інфраструктуру. Успішна гібридна робота для "складніших" груп, таких як працівники, що працюють на “у полі”, підкреслює важливість критичного планування.

Планування надійної гібридної робочої моделі для організації аж ніяк не є простим завданням, оскільки існує багато аспектів планування. Ключові теми, які кожна ІТ-команда повинна враховувати при плануванні гібридної роботи, є наступними:

• Визначте цілі. Хоча може бути спокусливо слідувати тенденціям на робочому місці, дуже важливо, щоб організація спочатку зважила причини для впровадження гібридної моделі роботи. Визначте цілі та завдання для впровадження віддаленої роботи у компанії (наприклад, " компанія повинна перейти на гібридну віддалену роботу, щоб покращити мотивацію на робочому місці" або " організація переходить на віддалену роботу, щоб заощадити робочий простір в офісі"). 
• Оцініть наявне апаратне та програмне забезпечення. Для віддаленої роботи необхідні певні типи обладнання та програмного забезпечення. Для кожного гібридного робочого плану важливо оцінити поточні технічні можливості організації так і те, що потрібно придбати. Сплануйте більш безпечні, сучасні пристрої та проведіть інвентаризацію пристроїв, що не підтримують Windows 11.
• Створіть інструкції або політику для віддаленої роботи. Співробітники можуть бути розгублені щодо гібридних робочих графіків і правил (наприклад, коли потрібно йти в офіс, як оцінюється продуктивність під час віддаленої роботи, і чи передбачає віддалена робота гнучкий графік). Тому корисно розробити письмові інструкції для працівників, на які вони зможуть посилатися.
• Обирайте правильні робочі інструменти. Щоб ефективно сприяти віддаленій роботі, ІТ-спеціалісти повинні обрати правильні інструменти та технології. Розгляньте можливість впровадження програмного забезпечення для відеоконференцій, інструментів для спільної роботи та платформ для управління проектами, щоб забезпечити безперебійну комунікацію та співпрацю між віддаленими членами команди.
• Тестуйте та вдосконалюйте. Гібридною роботою нелегко керувати, до того ж складно забезпечити безперебійну діяльність в перші кілька тижнів. Тому перед повним переходом на гібридний режим роботи корисно протестувати та оптимізувати його протягом коротких періодів часу. 
• Спілкуйтеся зі співробітниками. Регулярне спілкування з працівниками щодо політик, процедур та доступних інструментів віддаленої роботи є важливим для забезпечення плавного переходу. Щоб допомогти працівникам, забезпечте постійне навчання та підтримку, щоб вони відчували себе комфортно з новими технологіями та розуміли, як їх ефективно використовувати.

Забезпечення

В організаціях можуть виникнути питання стосовно використання працівниками своїх особистих електронних пристроїв для віддаленої роботи. Хоча це здається економічно вигідним, існують певні проблеми, пов'язані з такою практикою. Якщо працівники переходять за скомпрометованими посиланнями в особистих електронних листах, вони ставлять під загрозу мережу компанії, наражають її на небезпеку зараження шкідливим програмним забезпеченням. 

Необхідно забезпечити співробітників портативними робочими пристроями (такими як ноутбуки, смартфони, планшети тощо). Однак не всі пристрої підходять для бізнесу; варто приділити час на дослідження різних брендів обладнання та вирішити, чи відповідають їхні функції широким потребам віддаленої роботи. Наприклад, при розгляді ноутбуків для віддаленої роботи, зверніть увагу на сучасні захищені пристрої:

• Комп'ютери із захищеним ядром та Windows 11 Pro пропонують підвищений рівень безпеки, що виходить за рамки стандартних пристроїв, для захисту найбільш чутливої ділової інформації; ці системи забезпечують посилений захист від витоків даних. Вони забезпечують додаткові заходи безпеки, відокремлюють комп'ютерні операційні системи від атак на рівні обладнання та мікропрограми.
• Процесор безпеки Microsoft Pluton забезпечує спеціальний захист від кібератак що засновані на апаратному забезпеченні, таких як руткіти та шкідливі програми. По суті, Pluton - це безпековий криптопроцесор, який захищає ідентифікаційні дані, облікові дані, ключі шифрування та персональні дані. Цей передовий процесор безпеки є інтегрованою технологією "чіп-хмара", яка поєднує в собі безпечну підсистему з програмним забезпеченням від корпорації Майкрософт.

Що стосується програмного забезпечення, то ІТ-відділ має забезпечити співробітників робочими інструментами, які уможливлюють віддалену роботу, полегшують спілкування і співпрацю між колегами та забезпечують безпечне робоче середовище за допомогою таких функцій, як бізнес-мережі VPN, брандмауери та програмне забезпечення для багатофакторної автентифікації для захисту від кіберзагроз.

Деякі програмні рішення є універсальними і можуть використовуватися в різних галузях. Наприклад, працівники можуть використовувати пристрої з будь-якою версією Windows (Pro або Home) для підключення до сервера віддалених робочих столів, що працює під управлінням Pro або Enterprise версії Windows.

Microsoft 365 дозволяє працівникам відстежувати прогрес один одного в режимі реального часу, надає можливість спільно редагувати документи.  Microsoft Teams – ще один інструмент, який підтримує спілкування та співпрацю в реальному часі. Він пропонує такі функції, як обмін миттєвими повідомленнями, відеоконференції, спільний доступ до файлів та управління проектами. Завдяки безшовній інтеграції з іншими продуктами Microsoft, він забезпечує уніфікований та спрощений досвід командної співпраці.

З впровадженням гібридної моделі роботи, важливо також враховувати потреби працівників з обмеженими можливостями. Компанії повинні працювати разом зі своїми працівниками, щоб визначити спеціальне ІТ-обладнання або допоміжні технології та надати відповідні інструменти для забезпечення їхньої успішної та продуктивної праці у віддаленому робочому середовищі.

Корпорація Майкрософт взяла на себе зобов'язання враховувати потреби користувачів з обмеженими можливостями при розробці своїх продуктів. Їхні допоміжні технології охоплюють тих, хто має проблеми із зором (наприклад, регулювання розміру екрану, контрастності кольорів та кольорових фільтрів), слухом (наприклад, генератори монофонічного звуку або субтитрів), психічним здоров'ям (наприклад, засоби для фокусування та мінімізації відволікання уваги) та мобільністю (наприклад, голосове керування для "набору" вмісту та розпізнавання рухів очей). Люди з порушеннями психофізичного розвитку, або люди з особливими навчальними потребами також є складовою частиною з розширення можливостей працівників і створення інклюзивного досвіду для всіх.

Навчання 

Однією з найпоширеніших проблем, пов'язаних з технологією гібридних робочих місць, є вразливість до основних ризиків кібербезпеки. Якщо працівники не дотримуються протоколів безпеки при підключенні до мережі організації, кіберзлочинці можуть скористатися можливістю отримати доступ до файлів і конфіденційної інформації організації через домашню мережу співробітників. Що з цього турбує найбільше ? Якщо не пощастить, для розвитку такого сценарію може знадобитися лише один необережний працівник вдома.

Навчання також може зменшити ймовірність того, що працівники стануть жертвами фішингу або інших зловмисних афер. Лише у Сполучених Штатах атаки на ділову електронну пошту обійшлися жертвам у понад 2,7 мільярда доларів у 2022 році. Того ж року Центр скарг на інтернет-злочинність (IC3) отримав близько 300 000 повідомлень про випадки фішингу та інших форм шахрайства в Сполучених Штатах. Шахрайство (наприклад, з фальшивими рахунками-фактурами) часто виглядає законним і правдоподібним на робочому місці; тому організаціям необхідно навчати співробітників про поширені форми інтернет-шахрайства і нагадувати їм, що якщо вони зіткнуться з чимось хоч трохи підозрілим, вони повинні спочатку зв'язатися з ІТ-відділом.

Ґрунтовний інструктаж щодо використання пристроїв і програмного забезпечення, а також бізнес-безпеки має вирішальне значення для роботи організації. ІТ-спеціалісти повинні намагатися викладати інформацію ілюстративно і, якщо можливо, без жаргону, щоб неспеціалісти могли її зрозуміти. Програмне забезпечення та пристрої, що використовуються для гібридної роботи, не завжди прості в використанні, тому для того, щоб працівники розуміли, як працює система, необхідно впровадити навчання та підтримку. Яскраво проілюстрований посібник також буде корисним на випадок, якщо працівник забуде якісь важливі деталі зі свого ІТ-навчання.

Спростіть сучасний менеджмент

Гібридна робоча культура може зі зрозумілих причин викликати стрес в ІТ-командах, тому дуже важливо мати правильні стратегії та технології на місці. Якщо працівники отримують доступ до VPN компанії з дому, доречним рішенням буде контролювати всі робочі пристрої співробітників з одного центрального місця. Це полегшує управління оновленнями програмного забезпечення та налаштуваннями безпеки, знімає певний тягар з плечей команди фахівців ІТ-відділу.

Вибір корисних технологічних рішень - тих, що не потребують майже ніякої інфраструктури для управління - може полегшити роботу ІТ-команди. Microsoft Autopilot - гарний приклад того, як працівники можуть перезавантажувати та перепрофілювати свої робочі пристрої без особливої технічної допомоги. Доступний у Windows 10, Windows 11 та Windows Holographic версії 2004 року, він являє собою набір технологій, призначених для попереднього налаштування пристроїв у простий та ефективний спосіб. Просто увійдіть до нового пристрою за допомогою свого облікового запису Microsoft, і налаштування зі старого комп'ютера будуть автоматично застосовані до нового. Автопілот Windows також ефективно використовує хмарні служби, щоб скоротити час і витрати на керування та розгортання пристроїв.

Коли йдеться про використання ІТ-команди для підтримки процесів  віддаленої роботи, не менш важливими є питання конфіденційності та безпеки даних, особливо в галузях, де зберігаються конфіденційні дані або інформація, що є власністю компанії. Певний централізований контроль над робочими пристроями співробітників з боку ІТ-команди допоможе відстежувати дії співробітників і постійно забезпечувати дотримання корпоративних політик. Такий контроль гарантуватиме, що працівники матимуть доступ лише до тієї інформації, яка необхідна для виконання їхніх завдань, що мінімізує можливість витоку даних або кібератак. Нарешті, для ІТ-команди важливо мати змогу віддаленого вимкнення пристроїв, щоб запобігти витоку даних, спричиненому крадіжкою ноутбука або діями невдоволеного співробітника.

Підтримка 

Зрозуміло, що гібридна робота вимагає постійної підтримки з боку ІТ-команди, саме тому необхідно впроваджувати системи віддаленої підтримки. Незалежно від того, чи потрібна ІТ-служба для вирішення технічних питань або інформаційної підтримки, Windows Quick Assist допоможе налагодити зв'язок між працівниками через віддалені сеанси. За допомогою простої програми та коду програмне забезпечення дозволяє ІТ-команді отримати контроль над екраном працівника для усунення несправностей. Різноманітні інструменти Quick Assist (лазерна указка, анотації та чат-бокси) також можуть допомогти налагодити ефективну комунікацію.

У бізнес-середовищі з віддаленим персоналом, що працює з різних часових поясів, важливо, щоб команда ІТ-підтримки надавала цілодобову підтримку. Неможливість надати своєчасну допомогу співробітнику,  в якого виникла технічна проблема може призвести до значних втрат робочого часу і потенційно нашкодити загальній продуктивності компанії. 

Підсумки

Гібридна робота стала помітною моделлю на в сучасному бізнесі, компанії визнають переваги гнучкого поєднання віддаленої та офісної роботи. Оскільки ця тенденція продовжує зростати, компанії мають задовольняти потреби робочої сили нового ґатунку, інакше ризикують втратити таланти. ІТ-підрозділи в різних галузях повинні адаптувати або переглянути свої стратегії підтримки.

Планування майбутнього розвитку гібридної роботи - це нелінійний процес, оскільки стратегії управління гібридною робочою силою все ще розробляються, тестуються і випробовуються знов і знов. Хоча спроби і помилки неминучі, перехід може відбуватися набагато плавніше, якщо мати під рукою стратегічно зважений набір обладнання і програмного забезпечення.