Попри зростання популярності відеоконференцій та хмарних обчислень, використання електронної пошти не тільки залишається актуальним, але й набуває все більшого поширення. Зі збільшенням кількості підприємств, що переходять на гібридний або дистанційний режим роботи, електронна пошта стала зручним способом передачі файлів. Хоча це може здаватися ефективним рішенням, е-mail є небезпечним методом і поганим вибором для передачі конфіденційної інформації.
Чи є електронна пошта хорошим способом передачі файлів?
Ви, ймовірно, користуєтеся електронною поштою і, можливо, колись використовували її для передачі файлів. Можливо, ви навіть стикалися з деякими причинами, через які електронна пошта не є хорошим способом надсилання файлів. Вона відома своєю неспроможністю передавати великі файли, складністю в організації інформації та часом, необхідним для підтримки чистоти поштової скриньки. Однак надсилати конфіденційну інформацію через платформу, яка не захищена належним чином, небезпечно.
Електронна пошта може бути перехоплена хакерами або іншими зловмисниками, що може призвести до викрадення важливих даних
Електронна пошта надсилається через Інтернет за допомогою протоколів звичайного тексту, що робить її вразливою для перехоплення зловмисниками. Хакери використовують різні техніки, такі як сніфінг, атаки «людина посередині» та підробка IP-адреси, щоб отримати доступ до електронної пошти або поштових серверів, що дозволяє їм переглядати конфіденційну інформацію або взяти під контроль облікові записи. Навіть зашифрована електронна пошта не є повністю захищеною від цих загроз, оскільки хакери можуть викрасти ключі шифрування.
Що таке шифрування?
Шифрування — це процес кодування даних, щоб зробити їх нечитабельними для будь-кого, хто не має ключа або пароля. Воно передбачає використання математичних алгоритмів для перетворення придатних для читання даних у нечитабельну форму, що значно ускладнює перегляд конфіденційної інформації іншими особами. Шифрування також слугує способом автентифікації відправників і одержувачів даних, гарантуючи, що ніякі сторонні особи не зможуть отримати доступ до них. Надсилаючи зашифровані електронні листи, компанії та приватні особи можуть гарантувати безпеку своїх даних.
Незашифровані електронні листи збільшують ризики під час передачі конфіденційних документів або чутливих даних
Електронні листи зазвичай не шифруються через незручності. Це вимагає від користувачів запам'ятовування паролів і ключів шифрування, що може бути складним для використання. Крім того, шифрування електронної пошти часто вимагає додаткової обчислювальної потужності комп'ютерів, що уповільнює надсилання та отримання електронних листів порівняно з незашифрованими. Деякі постачальники послуг електронної пошти також не мають безпечних протоколів шифрування.
Поштові сервіси пропонують обмежений контроль над скопійованими або пересланими версіями ваших повідомлень
Контроль над тим, хто може отримувати скопійовані або переслані версії повідомлень під час їх передачі через Інтернет, є обмеженим або взагалі відсутнім. Після надсилання повідомлення майже неможливо дізнатися, що користувач може зробити з цією інформацією, або видалити її. Таким чином, потенційно чутливі дані залишаються в руках іншої особи.
Поштові служби не можуть захистити від помилок людини
Навіть попри вдосконалення заходів безпеки, що вживаються компаніями, людський чинник залишається однією з головних причин витоку конфіденційної інформації. Це відбувається через прості помилки, такі як надсилання електронних листів не тій особі, надсилання інформації, яку не слід надсилати, або навіть невдале шифрування повідомлення, коли це необхідно. Крім того, користувачі можуть стати надто самовпевненими під час користування поштовими службами та нехтувати протоколами, такими як двофакторна автентифікація. Щоб запобігти цьому, важливо, щоб користувачі дотримувалися правил кібергігієни та залишалися пильними щодо заходів безпеки.
Інформація, яку ніколи не слід надсилати електронною поштою
Особисті та фінансові дані ніколи не слід надсилати електронною поштою. При роботі з конфіденційними даними важливо використовувати безпечні методи, такі як служби обміну файлами та інструменти для спільної роботи. Також важливо пам'ятати, що будь-яка форма передачі файлів пов'язана з ризиками.
- Дані для аутентифікації
- Інформація про банківські або фінансові рахунки
- Свідоцтва про народження або їх копії
- Номери кредитних карток або їх копії
- Номери дебетових карток або їх копії
- Номери водійських посвідчень або їх копії
- Ідентифікаційні номери, видані урядом, або їх копії
- Інформація про стан здоров'я
- Важливі документи (включаючи, але не обмежуючись, листування з адвокатом або лікарем)
- Рахунки або квитанції, на яких вказано ваше ім'я, адреса або номер телефону
- Номери паспортів або їх копії
- Паролі
- Документи про право власності або їх копії
- Конфіденційні фотографії або повідомлення
- Номери соціального страхування або їх копії
Як компанії намагаються розв'язати проблеми безпеки?
Компанії, що надають сервіси електронної пошти, все більше уваги приділяють заходам безпеки для захисту даних користувачів. Ці заходи допомагають гарантувати безпеку даних користувачів та захист від третіх осіб. Методи ідентифікації, такі як двофакторна аутентифікація та аутентифікація пристрою, стають все більш поширеними серед популярних постачальників послуг електронної пошти, таких як Gmail та Outlook. Багато з цих компаній також впроваджують протоколи шифрування, такі як TLS та STARTTLS, які шифрують електронні листи під час надсилання.
Інші сервіси, такі як ProtonMail, пропонують наскрізне шифрування, що означає, що надіслані повідомлення залишаються зашифрованими під час передачі і можуть бути прочитані тільки відправником та одержувачем. Крім того, ProtonMail також має систему безпеки, яка повідомляє користувачів про потенційно підозрілу активність. Ці функції призначені для збереження безпеки повідомлень та облікових записів користувачів, захищаючи конфіденційні дані.
Які інструменти можна використовувати для надсилання конфіденційних даних замість електронної пошти?
Для більш безпечного спілкування існують інші інструменти, які забезпечують кращий захист конфіденційної інформації. Використовуючи ці альтернативні методи, що передбачають шифрування, можна зменшити ймовірність втрати або перехоплення конфіденційної інформації під час передачі.
Перелік інструментів, які варто взяти до уваги:
- Платформи для чату, що шифрують повідомлення, такі як Signal або Telegram
- Хмарні сховища, такі як Google Drive або Microsoft OneDrive
- Інструменти для спільної роботи з документами, такі як Google Docs, Sheets чи Slides
- Поштові провайдери, що використовують шифрування, на кшталт ProtonMail
- Протоколи шифрування, такі як PGP
- Сервіси файлового хостингу, наприклад Dropbox
- Сервіси обміну файлами, наприклад WeTransfer
- Протоколи передачі файлів, наприклад SFTP
- Інтернет-сервіси факсу
- ПЗ для шифрування файлів Lockbox
- Рішення для управління мобільними пристроями, наприклад Microsoft Intune
- Офлайн-методи, наприклад особисті зустрічі, кур'єри або пошта
- Приватні FTP-сервери
- Електронна пошта, захищена паролем
- Віртуальні приватні мережі (VPN)
Як надіслати захищений імейл?
Надіслати захищений паролем або зашифрований електронний лист за допомогою одного з основних провайдерів можна за кілька простих кроків:
Як надіслати захищений паролем електронний лист? (Gmail)
- Ви можете надіслати захищений паролем електронний лист за допомогою Gmail, виконавши наступні кроки.
- Натисніть «Створити».
- У правому нижньому куті вікна натисніть «Увімкнути конфіденційний режим».
- Встановіть дату закінчення терміну дії та пароль, що гарантуватиме безпеку тексту повідомлення та будь-яких вкладень. Пароль буде надіслано SMS-повідомленням або через Gmail, залежно від того, чи вибрали ви «SMS-пароль» та яку програму використовує одержувач.
- Натисніть «Зберегти».
Як надіслати зашифрований електронний лист? (Gmail)
Надсилання зашифрованого електронного листа за допомогою Gmail працює лише в тому випадку, якщо ця функція увімкнена як у відправника, так і в одержувача.
- Увімкніть хостоване S/MIME. Ви можете увімкнути це налаштування, дотримуючись інструкцій Google щодо увімкнення хостованого S/MIME.
- Напишіть повідомлення, як зазвичай.
- Натисніть на піктограму замка праворуч від одержувача.
- Натисніть «Переглянути деталі», щоб змінити налаштування S/MIME або рівень шифрування, який позначається зеленим (захищено шифруванням S/MIME), сірим (захищено Transport Layer Security) або червоним (не зашифровано).
Захистіть важливу інформацію
Люди покладаються на електронну пошту для виконання повсякденних завдань, але слід уникати передачі та зберігання конфіденційних документів за її допомогою. За декілька простих кроків ви можете краще захистити важливі дані від потрапляння в руки зловмисників або пошкодження під час передачі. Незалежно від того, чи надсилаєте ви особисту інформацію, чи щось, що стосується вашої організації, слід розглянути можливість використання спеціальних програм для передачі файлів або хмарних служб зберігання даних, які пропонують протоколи наскрізного шифрування та інші розширені функції безпеки. Вони забезпечать спокій, оскільки ви будете впевнені, що ваші конфіденційні дані захищені від сторонніх очей.
Рекомендовані продукти
