Gestionarea unei forțe de muncă hibride din perspectiva IT

Alexandru Popescu · May 28

Pandemia a revoluționat rapid modul în care lucrăm; fie că ne place sau nu, modul de lucru hibrid va rămâne. Cifrele ilustrează perfect această tendință: un studiu realizat de compania globală de consultanță în management McKinsey a constatat că un procent semnificativ de 78% dintre angajatori lucrează acum în formate hibride la distanță. Mai mult, angajații nu trec la modelul hibrid doar pentru că li se cere acest lucru. Un sondaj realizat de Microsoft a revelat că aproximativ 70% dintre angajați doresc să rămână în modelul hibrid ca nouă normalitate. Nu este greu de înțeles de ce: un raport al PWC indică faptul că modurile de lucru hibride sporesc eficiența muncii.

Pe măsură ce cultura muncii hibride continuă să se dezvolte, departamentele IT din toate industriile au servit drept coloana vertebrală a companiilor, punând bazele noii normalități pentru o mare parte a forței de muncă la nivel global. Dar, în esență, ce este tehnologia informației? Ce face IT-ul și cum poate promova cele mai bune practici pentru munca la distanță?

Având în vedere aceste evoluții, iată cinci direcții generale de urmat în gestionarea unei forțe de muncă hibride la distanță:

Planificați

Pentru birourile mici și birourile la domiciliu (SOHO), întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) sau întreprinderile mari, o politică de lucru hibrid este esențială. În mod firesc, departamentele IT ar trebui să elaboreze strategii în funcție de domeniul în care activează și de dimensiunea afacerii. În primul rând, este necesar să se planifice ce software este esențial pentru fiecare post; trebuie luate în considerare și costurile investițiilor în IT hibrid la distanță. Cazul muncii hibride de succes pentru grupuri „mai dificile”, cum ar fi lucrătorii din prima linie, implică importanța planificării critice.

Planificarea unui model de lucru hibrid solid pentru o organizație nu este deloc simplă, deoarece există multiple aspecte de planificare. Subiectele cheie pe care fiecare echipă IT ar trebui să le ia în considerare atunci când planifică munca hibridă sunt:

Definiți-vă obiectivele: Deși poate fi tentant să urmați tendințele de la locul de muncă, este esențial ca o organizație să analizeze mai întâi motivele pentru care adoptă un model de lucru hibrid. Identificați obiectivele și țelurile pentru a permite munca la distanță în compania dvs. (de exemplu, „compania mea ar trebui să treacă la modelul hibrid la distanță pentru a îmbunătăți motivația la locul de muncă” sau „organizația mea trece la modelul la distanță pentru a economisi spațiul de lucru din birou”).
Evaluați hardware-ul și software-ul actual: pentru ca munca la distanță să fie posibilă, sunt necesare anumite tipuri de hardware și software. Este fundamental ca fiecare plan de lucru hibrid să evalueze tehnologiile actuale ale organizației și ceea ce trebuie achiziționat. Planificați dispozitive mai sigure și mai moderne și faceți un inventar al dispozitivelor care nu sunt compatibile cu Windows 11.
Elaborați linii directoare sau politici pentru munca la distanță: Angajații pot fi confuzi în ceea ce privește programul de lucru hibrid și limitele acestuia (de exemplu, când trebuie să meargă la birou, cum se evaluează performanța în timpul muncii la distanță și dacă munca la distanță implică programe flexibile). Prin urmare, este util să se elaboreze linii directoare scrise la care angajații să poată face referire.
Alegeți instrumentele de lucru potrivite: Pentru a facilita munca la distanță în mod eficient, departamentul IT trebuie să aleagă instrumentele și tehnologiile potrivite. Luați în considerare implementarea unui software de videoconferință, a unor instrumente de colaborare și a unor platforme de gestionare a proiectelor, printre alte opțiuni relevante, pentru a permite comunicarea și colaborarea fără probleme între membrii echipei care lucrează de la distanță.
Testați și perfecționați: Munca hibridă nu este ușor de gestionat și este dificil să funcționeze fără probleme în primele săptămâni. Prin urmare, este util să o testați și să o perfecționați pentru perioade scurte de timp înainte de a trece complet la un mod de lucru hibrid.
Comunicați cu angajații: Comunicarea regulată cu angajații despre politicile, procedurile și instrumentele disponibile pentru munca la distanță este esențială pentru a asigura o tranziție lină. Pentru a sprijini angajații în această tranziție, oferiți-le formare și asistență continuă pentru a vă asigura că se simt confortabil cu tehnologia și că înțeleg cum să o utilizeze în mod eficient.

Furnizați

Organizațiile se pot întreba dacă angajații pot utiliza dispozitivele electronice personale pentru munca la distanță. Deși acest lucru pare rentabil, există îngrijorări legate de astfel de practici. Dacă angajații fac clic pe linkuri compromise din e-mailurile personale, ar pune în pericol rețeaua companiei, expunând-o la malware.

Este necesar să le furnizați angajaților dispozitive portabile de lucru (cum ar fi laptopuri, telefoane mobile, tablete etc.). Cu toate acestea, nu toate dispozitivele sunt pregătite pentru utilizare în scopuri profesionale; merită să acordați timp cercetării diferitelor mărci de hardware și să decideți dacă caracteristicile acestora răspund nevoilor extinse ale muncii la distanță. De exemplu, atunci când luați în considerare un laptop pentru munca la distanță, căutați dispozitive moderne și sigure, care să aibă:

PC-uri Secured-Core cu Windows 11 Pro: oferă niveluri de securitate ridicate, superioare dispozitivelor standard, pentru a proteja cele mai sensibile informații ale companiei; aceste sisteme oferă protecție îmbunătățită împotriva încălcărilor sofisticate și costisitoare ale securității datelor. Ele oferă măsuri de securitate suplimentare prin separarea sistemelor de operare ale computerelor de atacurile la nivel de hardware și firmware.
Procesor de securitate Microsoft Pluton: oferă protecție specială împotriva atacurilor cibernetice bazate pe hardware, cum ar fi rootkit-urile și malware-ul. La bază, Pluton este un procesor criptografic securizat care protejează identitățile, acreditările, cheile de criptare și datele personale. Acest procesor de securitate avansat se bazează pe o tehnologie integrată chip-to-cloud care combină un subsistem securizat cu software creat de Microsoft.

În ceea ce privește software-ul, departamentul IT trebuie să furnizeze angajaților instrumente de lucru care să permită lucrul la distanță, să faciliteze comunicarea și colaborarea între colegi și să asigure un mediu de lucru sigur, cu funcții precum VPN-uri pentru afaceri, firewall-uri și software de autentificare multifactor pentru protecție împotriva amenințărilor cibernetice.

Unele soluții software sunt versatile și pot fi utilizate în diverse industrii. De exemplu, angajații pot utiliza dispozitive cu orice ediție Windows (fie Pro, fie Home) pentru a se conecta la un server desktop la distanță care rulează pe o ediție Pro sau Enterprise de Windows.

Microsoft 365 permite angajaților să își urmărească reciproc progresul în timp real, oferind posibilitatea de a edita documente în colaborare. Microsoft Teams este un alt instrument excelent care acceptă comunicarea și colaborarea în timp real. Acesta oferă funcții precum mesagerie instantanee, conferințe video, partajare de fișiere și gestionarea proiectelor. Datorită integrării perfecte cu alte produse Microsoft, oferă o experiență unificată și simplificată pentru colaborarea în echipă.

Atunci când se implementează un model de lucru hibrid, este esențial să se ia în considerare și nevoile angajaților cu dizabilități. Companiile ar trebui să colaboreze cu angajații lor pentru a identifica echipamentele IT speciale sau tehnologiile de asistență și să le pună la dispoziție instrumentele potrivite pentru a le asigura succesul și productivitatea în mediul de lucru la distanță.

Microsoft s-a angajat să răspundă cerințelor utilizatorilor cu dizabilități atunci când proiectează produsele sale. Tehnologiile lor de asistență acoperă persoanele cu probleme de vedere (de exemplu, ajustarea dimensiunii ecranului, contrastul culorilor și filtrele de culoare), auz (de exemplu, audio mono sau generatoare de subtitrări), sănătate mintală (de exemplu, asistență pentru concentrare și minimizarea distragerii atenției) și mobilitate (de exemplu, control vocal pentru „tastarea” conținutului și recunoașterea ochilor). Persoanele cu caracteristici de neurodiversitate sau cu cerințe speciale de învățare fac, de asemenea, parte din procesul de responsabilizare a angajaților și de creare a unor experiențe incluzive pentru toți.

Instruiți

Una dintre cele mai frecvente probleme ale tehnologiei hibride la locul de muncă este expunerea la riscuri majore de securitate cibernetică. Dacă angajații nu respectă protocoalele de securitate atunci când se conectează la rețeaua organizației, infractorii cibernetici pot profita de ocazie pentru a accesa fișierele și informațiile sensibile ale organizației prin rețeaua de acasă a angajaților. Care este partea cea mai îngrijorătoare? Dacă aveți ghinion, este suficient ca un singur angajat neatent să lucreze de acasă pentru ca un astfel de scenariu să se producă.

Instruirea poate reduce, de asemenea, posibilitatea ca angajații să cadă victime ale phishingului sau altor escrocherii rău intenționate. Numai în Statele Unite, atacurile de compromitere a e-mailurilor de afaceri au costat victimele peste 2,7 miliarde de dolari în 2022. În același an, Centrul de reclamații privind criminalitatea pe internet (IC3) a primit aproximativ 300.000 de cazuri raportate de phishing și alte forme de înșelăciune în Statele Unite. Înșelătoriile (de exemplu, facturi false) par adesea legitime și credibile la locul de muncă; prin urmare, organizațiile trebuie să-și educe angajații cu privire la înșelătoriile comune pe internet și să le reamintească că, dacă întâlnesc ceva suspect, trebuie să contacteze mai întâi departamentul IT.

O informare solidă cu privire la utilizarea dispozitivelor, software-ului, și securității în domeniul de business este esențială pentru funcționarea unei organizații. Departamentul IT ar trebui să urmărească să prezinte informațiile în mod ilustrativ și, dacă este posibil, fără jargon, pentru a fi înțelese de către persoanele care nu sunt specializate în IT. Software-ul și dispozitivele utilizate pentru munca hibridă nu sunt întotdeauna ușor de utilizat, astfel încât, pentru ca angajații să înțeleagă modul în care funcționează sistemul, trebuie să se implementeze programe de formare și asistență. Un manual ilustrat clar ar fi, de asemenea, util, în cazul în care angajații uită detalii esențiale din instruirea IT.

Simplificați managementul modern

Culturile de lucru hibride pot fi, în mod firesc, stresante pentru echipele IT, de aceea este esențial să existe strategii și tehnologii adecvate. Având în vedere că angajații accesează VPN-ul companiei de acasă, o măsură tactică ar fi controlul tuturor dispozitivelor de lucru ale angajaților dintr-o locație centrală. Acest lucru facilitează gestionarea actualizărilor de software și a setărilor de securitate, ușurând sarcina echipei de management IT.

Alegerea unor soluții tehnologice utile, care necesită o infrastructură redusă sau chiar spre zero pentru a fi gestionate, poate scuti echipa IT de eforturi suplimentare. Microsoft Autopilot este un bun exemplu al modului în care angajații își pot reseta și reutiliza dispozitivele de lucru fără prea multă asistență tehnică. Disponibil pe Windows 10, Windows 11 și Windows Holographic versiunea 2004, este un set de tehnologii concepute pentru a preconfigura dispozitivele într-un mod simplu și eficient. Pur și simplu conectați-vă la un dispozitiv nou cu contul Microsoft, iar setările de pe vechiul computer vor fi aplicate automat pe cel nou. Windows Autopilot aplică, de asemenea, în mod strategic servicii bazate pe cloud pentru a reduce timpul și costurile de gestionare și implementare a dispozitivelor.

Când vine vorba de administrarea IT pentru munca la distanță, la fel de importante sunt aspectele legate de confidențialitatea și securitatea datelor, în special pentru domeniile care păstrează date sensibile sau informații confidențiale. Cu un control centralizat asupra dispozitivelor de lucru ale angajaților, echipele IT pot monitoriza acțiunile angajaților și asigura respectarea politicilor în orice moment. Un astfel de control poate asigura că angajații sunt autorizați să acceseze numai informațiile necesare pentru sarcinile lor, minimizând posibilitatea scurgerilor de date sau a atacurilor cibernetice. În cele din urmă, este important ca echipa IT să aibă capacități de oprire de la distanță pentru a preveni expunerea datelor cauzată de furtul laptopului unui angajat sau de acțiunile unui angajat nemulțumit.

Asistență

Este de înțeles că munca hibridă necesită asistență continuă din partea echipei IT, motiv pentru care trebuie implementate sisteme de asistență la distanță. Fie că este nevoie de asistență IT pentru rezolvarea problemelor tehnice sau pentru asistență informațională, Windows Quick Assist poate ajuta la conectarea angajaților prin sesiuni la distanță. Cu ajutorul unei simple aplicații și al unui cod, software-ul permite echipei IT să solicite controlul ecranului angajatului pentru depanare. Diversitatea instrumentelor din Quick Assist (indicator laser, adnotări și casete de chat) poate contribui, de asemenea, la o comunicare eficientă.

Într-un mediu de afaceri cu personal la distanță care lucrează în fusuri orare diferite, este esențial ca echipa de asistență IT să ofere asistență non-stop. Neacordarea de asistență în timp util unui angajat care se confruntă cu o problemă IT poate duce la o pierdere semnificativă de ore de lucru și poate afecta productivitatea generală a organizației.

Concluzie

Munca hibridă a apărut ca un model proeminent în mediul de lucru modern, companiile recunoscând avantajele oferite de o combinație flexibilă de opțiuni de lucru la distanță și în persoană. Pe măsură ce această tendință continuă să câștige teren, companiile trebuie să se adapteze la această nouă forță de muncă sau riscă să piardă talente. Departamentele IT din diferite industrii vor trebui să își adapteze sau să își revizuiască strategiile de asistență.

Planificarea viitorului muncii hibride este un proces neliniar, deoarece strategiile de gestionare a forței de muncă hibride sunt încă în curs de dezvoltare, testare și re-experimentare. Deși încercările și erorile sunt inevitabile, tranziția poate decurge mult mai ușor cu un set de echipamente și software coordonat strategic.