Cele mai bune recomandări pentru sporirea productivității în Gmail

LoredanaSoare

E-mailul este un instrument esențial pentru majoritatea profesioniștilor, iar Gmail este una dintre cele mai utilizate platforme. Dar chiar dacă îl utilizați zilnic, este foarte probabil să nu profitați de toate funcțiile sale care sporesc productivitatea. Acest articol prezintă zece sugestii utile pentru Gmail care vă pot ajuta să gestionați mai eficient e-mailurile, să economisiți timp și să vă optimizați fluxul de lucru. Fie că doriți să gestionați mai bine atașamentele mari, să programați e-mailurile pentru momentul optim sau pur și simplu să navigați mai rapid în căsuța de e-mail, aceste sugestii vă vor oferi avantajul de care aveți nevoie. Să începem, și să descoperim întregul potențial al contului dvs. Gmail.

1. Utilizați funcționalitatea "Help me write”

Google Workspace Labs, cel mai recent program Google pentru testarea tehnologiei sale de inteligență artificială (AI)  în dezvoltare, îmbunătățește productivitatea Gmail prin integrarea funcțiilor AI care simplifică redactarea e-mailurilor. Folosind funcționalitatea "Help me write" (ajută-mă să redactez) din Gmail (aflată în partea de jos a unui e-mail nou), utilizatorii pot genera și rafina rapid ciorne pentru a asigura coerența și calitatea, economisind timp și îmbunătățind comunicarea. Pentru a utiliza această funcție, trebuie mai întâi să aveți un cont Gmail sau Google Workspace și să activați Workspace Labs urmând acești pași:

• Mergeți la setările Gmail (faceți clic pe pictograma angrenaj din colțul din dreapta sus).
• Faceți clic pe "See all settings"(Vedeți toate setările).
• Navigați la fila "Labs ”.
• Căutați "Draft emails with AI"și faceți clic pe "Enable”.
• Defilați până în partea de jos a paginii și faceți clic pe "Save Changes”.

Odată activate, instrumentele AI din Workspace Labs sunt ușor accesibile pentru a vă eficientiza comunicarea prin e-mail. Utilizând funcționalitatea "Help me write”, puteți compune și finisa cu ușurință ciornele, asigurându-vă astfel că e-mailurile dvs. sunt eficiente și redactate într-un stil profesional.

Utilizarea funcției "Help me write"pentru a scrie o nouă ciornă

1. Compunere: Faceți clic pe butonul "Compose "pentru a începe un e-mail nou.
2. Prompt: În colțul din stânga jos al ferestrei de compunere, veți vedea butonul "Help me write" (arată ca un bec). Faceți clic pe el.
3. Introduceți o solicitare: Oferiți AI-ului o idee clară despre ce doriți să scrieți. Exemple:
   1. "O scrisoare de mulțumire pentru interviul meu de angajare”
   2. "O invitație de aniversare pentru copilul meu de 5 ani”
   3. "O cerere de întâlnire cu echipa mea”
4. Faceți clic pe "Create”: Tehnologia AI va genera un proiect pentru dvs.

Utilizarea "Help me write"pentru a rafina un proiect

1. Scrieți-vă mesajul: Începeți să tastați proiectul de e-mail așa cum ați face în mod normal.
2. Sugestii: Când sunteți gata, faceți clic pe butonul "Help me write ”. Acesta vă va oferi opțiuni precum:
   1. Formalizare: Faceți tonul dvs. mai profesional.
   2. Elaborare: Adăugați mai multe detalii la proiectul dvs.
   3. Scurtare: Faceți mesajul dvs. mai concis.
   4. Alege pentru mine ("I'm Feeling Lucky"): Actualizați proiectul cu detalii creative

2. Trimiteți fișiere mari pe Gmail

Limita implicită pentru dimensiunea atașamentelor în Gmail este de 25 MB, ceea ce înseamnă că nu puteți atașa fișiere care depășesc această dimensiune. Dacă fișierele dvs. depășesc această limită, Gmail oferă o integrare perfectă cu Google Drive pentru a rezolva această problemă. Iată cum funcționează:

Încărcare manuală și link:

• Mai întâi, încărcați fișierele mari în Google Drive.
• Apoi, deschideți Gmail și începeți să compuneți un e-mail nou.
• Faceți clic pe pictograma Google Drive (o formă triunghiulară) situată în partea de jos a ferestrei de compunere.
• Găsiți și selectați fișierul încărcat, apoi alegeți "Insert as Drive link”.

Încărcare automată și link:

1. Compuneți un e-mail nou în Gmail.
2. Atașați fișierul la e-mailul dvs. așa cum ați face în mod normal, utilizând pictograma agrafă.
3. Dacă fișierul depășește limita de 25 MB pentru atașamente, Gmail va încărca automat fișierul în Google Drive și va insera un link partajabil în e-mailul dvs.

Prin utilizarea Google Drive, Gmail ocolește limitările de dimensiune ale atașamentelor, permițându-vă să partajați fișiere mari fără efort, inserând un link în locul fișierului propriu-zis. Această metodă nu numai că simplifică partajarea fișierelor, dar asigură și că toți destinatarii dvs. au acces la fișierele necesare fără niciun fel de probleme.

3. Programați un e-mail în Gmail

Pentru a programa un e-mail în Gmail, ceea ce este deosebit de util pentru gestionarea diferențelor de fus orar sau a programului de lucru neobișnuit, urmați acești pași simplificați:

1. Compuneți: Faceți clic pe butonul "Compose "pentru a iniția un e-mail nou.
2. Scrieți e-mailul: Completați e-mailul în mod normal (subiect, destinatari, corpul e-mailului).
3. Butonul Programare (Schedule): În loc să faceți clic pe "Send”, localizați săgeata orientată în jos de lângă butonul "Send"și faceți clic pe ea.
4. Programați trimiterea: Selectați "Schedule send"(Programare trimitere).
5. Alegeți ora (Choose Time): Puteți alege din presetări convenabile (Mâine dimineață, Mâine după-amiază etc.) sau puteți face clic pe "Pick date & time"(Alegeți data și ora) pentru a seta o dată și o oră personalizate.
6. Confirmați: Faceți clic pe "Schedule send"pentru a finaliza

Această metodă vă permite să vă planificați comunicările în mod eficient, asigurându-vă că e-mailurile ajung la destinatar la momentul potrivit.

4. Anulați un e-mail trimis

Dacă ați trimis vreodată un e-mail în mod prematur sau către persoana greșită, Gmail oferă o funcție utilă pentru a remedia această situație, permițându-vă să retrageți un mesaj trimis la scurt timp după trimitere. Iată cum puteți gestiona și utiliza această funcție în mod eficient:

Configurarea ferestrei "Undo Send" (Anulare trimitere)

1. Setări: faceți clic pe pictograma angrenaj din colțul din dreapta sus al Gmail și selectați «See all settings».
2. În fila Undo Send: localizați setarea «Undo Send» în meniu.
3. Perioadă de anulare: ajustați perioada de anulare a trimiterii selectând 5, 10, 20 sau 30 de secunde din meniul derulant.
4. Salvați modificările: Derulați până în partea de jos a paginii și faceți clic pe "Save Changes" pentru a aplica setările.

Imediat după trimiterea unui e-mail

1. Notificare: Imediat după trimiterea unui e-mail, în colțul din stânga jos al Gmail apare o notificare care afișează "Mesaj trimis"cu opțiunile "Anulare" (Undo) sau "Vizualizare mesaj” (View message).
2. Faceți clic pe Anulare: Faceți clic pe butonul "Undo" în perioada de anulare aleasă pentru a retrage e-mailul.

Această configurare nu numai că previne trimiterea accidentală a e-mailurilor, dar vă oferă și flexibilitate în ceea ce privește timpul pe care îl aveți la dispoziție pentru a lua o decizie după apăsarea butonului "Trimite”.

5. Creați un șablon pentru e-mailuri

Compunerea repetată a aceluiași e-mail poate fi atât plictisitoare, cât și consumatoare de timp. Pentru a simplifica acest proces, luați în considerare configurarea șabloanelor pentru e-mail în Gmail, care vă pot economisi mult timp și efort. Pentru a face acest lucru, urmați pașii de mai jos:

1. Activați șabloanele

• Setări: faceți clic pe pictograma angrenaj din colțul din dreapta sus, apoi pe "Vedeți toate setările”.
• Fila "Avansat”: accesați fila "Advanced”.
• Activați șabloanele: găsiți opțiunea "Templates" și selectați "Enable”.
• Salvați: faceți clic pe "Save Changes" în partea de jos a paginii.

2. Creați șablonul

• Compunere e-mail nou: faceți clic pe butonul "Compose"pentru a începe un e-mail nou.
• Scrieți șablonul: completați linia de subiect și corpul e-mailului cu textul pe care doriți să îl reutilizați. Luați în considerare utilizarea substituenților pentru părțile pe care le veți modifica ulterior (cum ar fi numele sau datele).
• Eliminare semnătură: dacă aveți o semnătură de e-mail, ștergeți-o din șablon pentru a evita duplicarea.

3. Salvare ca șablon

• Mai multe opțiuni: faceți clic pe pictograma cu trei puncte din colțul din dreapta jos al ferestrei de compunere.
• Șabloane: treceți cu mouse-ul peste "Templates”, apoi alegeți "Save draft as template”.
• Salvați ca șablon nou: selectați "Save as new template”.
• Denumiți șablonul: dați șablonului un nume descriptiv și faceți clic pe "Save”.

4. Utilizarea șablonului

• Începeți un e-mail nou: faceți clic pe butonul "Compose”.
• Mai multe opțiuni: Faceți clic pe pictograma cu trei puncte.
• Șabloane: Treceți cu mouse-ul peste "Templates" și selectați șablonul pe care doriți să îl utilizați. Șablonul dvs. va fi inserat în e-mail.

6. Creați filtre de e-mail în Gmail

Filtrele Gmail sunt reguli care vă ajută să gestionați e-mailurile primite, organizând căsuța de e-mail prin gestionarea automată a e-mailurilor în funcție de preferințele dvs. Această funcție vă ajută să reduceți aglomerația, permițându-vă să arhivați, să ștergeți, să redirecționați sau să aplicați alte acțiuni e-mailurilor primite, asigurându-vă că doar mesajele esențiale vă atrag atenția.

1. Filtrarea dintr-un e-mail specific

1. Deschideți un e-mail: Găsiți și deschideți un e-mail de la expeditorul pe care doriți să îl filtrați sau un e-mail cu un subiect sau conținut pe care îl vizați frecvent.
2. Mai multe opțiuni: Faceți clic pe pictograma cu trei puncte (mai multe opțiuni) din partea dreaptă sus a e-mailului.
3. "Filter messages like these": selectați această opțiune.
4. Criterii de filtrare: Gmail va completa automat unele criterii de filtrare pe baza e-mailului. Puteți adăuga sau rafina câmpuri precum:
   1. De la (adresă de e-mail)
   2. Către (adresă de e-mail)
   3. Subiect
   4. Conține cuvintele
   5. Nu conține
5. Creați filtrul: faceți clic pe butonul «Create Filter».
6. Alegeți acțiuni: selectați ce trebuie să se întâmple cu e-mailurile care corespund criteriilor dvs.:
   1. Ignorați căsuța de e-mail primite (Arhivați-le)
   2. Marcați ca importante
   3. Aplicați o etichetă
   4. Ștergeți-le
   5. Redirecționați-le
7. Aplicați pentru conversațiile existente (opțional): Bifați caseta pentru a aplica filtrul la e-mailurile mai vechi care corespund criteriilor.
8. Finalizare: Faceți clic pe butonul "Create Filter" pentru a finaliza.

2. Filtrarea din bara de căutare

1. Bara de căutare: Faceți clic pe pictograma "Show search options" (săgeată în jos) din bara de căutare Gmail.
2. Introduceți criteriile: Completați câmpurile cu condițiile de filtrare dorite (aceleași opțiuni ca în metoda 1).
3. Creați filtrul: Faceți clic pe butonul "Create Filter" din partea de jos a ferestrei cu opțiuni de căutare.
4. Alegeți acțiunile: urmați pașii 6-8 din metoda 1.

7. Creați un alias Gmail

 Un alias de e-mail este o adresă de redirecționare asociată adresei de e-mail principale a unui utilizator, care redirecționează mesajele către căsuța de e-mail principală. Fiecare alias de e-mail poate fi utilizat de un singur utilizator. Pentru scenarii care necesită o adresă de e-mail partajată de mai mulți utilizatori, se recomandă delegarea Gmail.

Utilizatorii pot citi și răspunde la mesajele trimise către un alias conectându-se la contul lor principal Google Workspace. De exemplu, Jeni, căreia i s-a atribuit aliasul support@level.com, accesează mesajele prin contul său principal, jeni@level.com.

Utilizări ale aliasurilor de e-mail

• Un singur rol, mai multe funcții: ideal pentru întreprinderile mici în care o singură persoană îndeplinește mai multe roluri, cum ar fi Patrick, care gestionează solicitările clienților, facturile și vânzările prin aliasuri distincte, toate redirecționate către adresa de e-mail principală, patrick@level.com.
• Necesitățile temporare: util pentru proiecte temporare sau înscrieri la servicii.
• Gestionarea plecărilor: redirecționați e-mailurile de la foști angajați către personalul actual, atribuind adresa de e-mail veche ca alias.

Crearea unui alias Gmail simplifică gestionarea e-mailurilor, permițându-vă să mențineți roluri sau proiecte separate într-un singur cont principal. Această funcție este deosebit de utilă pentru organizarea comunicărilor pe teme sau funcții, îmbunătățind atât productivitatea, cât și confidențialitatea, fără a fi nevoie de mai multe conturi.

Iată cum puteți crea un alias Gmail, în funcție de situația în care aveți un cont Gmail obișnuit sau un cont Google Workspace:

Conturi Gmail obișnuite (care se termină în @gmail.com)

Gmail oferă o funcție "+"pentru crearea de aliasuri temporare:

1. Adresa dvs. de e-mail de bază: începeți cu adresa dvs. Gmail obișnuită (de exemplu, [adresa de e-mail eliminată]).
2. Adăugați "+" și o etichetă: după numele de utilizator, adăugați un semn plus "+" și apoi un cuvânt relevant pentru filtrul dvs. (de exemplu, edmund+[adresa de e-mail eliminată], edmund+shopping@gmail.com).
3. Utilizați aliasul: E-mailurile trimise la aceste aliasuri vor ajunge în căsuța de e-mail obișnuită.
4. Creați filtre (opțional): Configurați filtre în Gmail pentru a sorta automat e-mailurile trimise la diferite aliasuri în dosare/etichete specifice.

Conturi Google Workspace (domeniu personalizat)

Dacă aveți un cont Google Workspace, administratorul dvs. va trebui să activeze această funcție, după care puteți urma acești pași:

• Consola de administrare: Conectați-vă la consola de administrare Google (admin.google.com).
• Utilizatori: Navigați la secțiunea "Users”.
• Găsiți utilizatorul: Faceți clic pe numele utilizatorului pentru a deschide setările contului acestuia.
• Aliasuri de e-mail: Faceți clic pe "User information”, apoi pe "Email aliases.”.
• Adăugați un alias: Faceți clic pe "Add an alias" sau "Add another email address”.
• Introduceți aliasul: introduceți numele de utilizator alias dorit (partea dinaintea simbolului @)
• Faceți clic pe "Save”.

8. Utilizați Gmail cu comenzi rapide de la tastatură

Utilizarea comenzilor rapide în Gmail îmbunătățește viteza și eficiența, permițând navigarea și gestionarea mai rapidă a e-mailurilor. Pentru a beneficia de aceste avantaje, asigurați-vă că sunt activate comenzile rapide în setările Gmail (See all settings>General>Keyboard shortcuts on). Utilizarea regulată îmbunătățește productivitatea și precizia în gestionarea sarcinilor zilnice de e-mail. Iată câteva dintre cele mai utile comenzi rapide Gmail pe care le puteți utiliza:

Navigare

• E-mail următor/anterior: k / j
• Conversație următoare/anterioară: n / p
• Mergeți la Inbox: g apoi i
• Mergeți la E-mailuri trimise: g apoi s
• Mergeți la Ciorne: g apoi d
• Deschideți Ajutor pentru comenzi rapide de la tastatură: Shift + ?

Compunere și răspuns

• Compuneți e-mail nou: c
• Răspundeți unui e-mail: r
• Răspundeți tuturor: a
• Redirecționați e-mail: f
• Trimiteți e-mail: Ctrl + Enter

Acțiuni în Inbox

• Selectare e-mail: x
• Arhivare e-mail: e
• Ștergere e-mail: #
• Marcare ca important: = sau +
• Marcare ca necitit: Shift + U
• Deschidere e-mail: o (la fel ca Enter)

Căutare

• Focalizare pe bara de căutare: /
• Căutare într-o etichetă: l:[numele etichetei] (de exemplu, l:work pentru a căuta în eticheta "Work”)

Formatare avansată

• Aliniați la stânga: Ctrl + a
• Aliniați la dreapta: Ctrl + s
• Subliniați: Ctrl + t
• Eliminați formatarea: Ctrl + \
• Adăugați puncte: Ctrl + Shift + 8
• Adăugați listă numerotată: Ctrl + Shift + 7

Aceste comenzi rapide pot accelera semnificativ fluxul de lucru, reducând necesitatea clicurilor cu mouse-ul și navigarea prin meniuri. Permit o gestionare mai rapidă și mai eficientă a e-mailurilor direct de la tastatură.

9. Cum să configurați un răspuns automat pentru absență (răspuns pentru concediu)

Configurarea unui răspuns automat de absență (răspuns pentru concediu) este esențială, deoarece informează contactele despre indisponibilitatea dvs., gestionează așteptările privind timpul de răspuns și menține profesionalismul prin confirmarea primirii e-mailurilor. De asemenea, ajută la prevenirea neînțelegerilor și reduce acumularea mesajelor de urmărire în timpul absenței dvs.

Iată un ghid pas cu pas despre cum să configurați un răspuns automat de absență (OOO) în Gmail:

1. Accesați Settings:
   1. Faceți clic pe pictograma angrenaj din colțul din dreapta sus al paginii Gmail și selectați "Vedeți toate setările”.
2. Navigați la Vacation Responder:
   1. Derulați în jos pentru a găsi secțiunea intitulată "Vacation Responder" în partea de jos a paginii de setări.
3. Activați Vacation Responder:
   1. Selectați opțiunea Vacation responder on”.
4. Setați datele:
   1. Faceți clic pe "First day" și setați data de începere a absenței dvs.
   2. Dacă aveți o dată de încheiere specifică, selectați "Last day" și alegeți-o. Lăsați acest câmp necompletat dacă data de întoarcere nu este clară.
5. Compunerea mesajului:
   1. Linia subiectului: Creați o linie de subiect clară, cum ar fi "Absent"sau "Indisponibil în prezent”.
   2. Mesaj: scrieți mesajul pe care îl vor primi destinatarii în timpul absenței dvs. Includeți durata absenței, informațiile de contact pentru urgențe și dacă veți avea acces ocazional la e-mail.
6. Contacte specifice opționale:
   1. dacă doriți ca răspunsul "Absent de la birou"să fie trimis numai persoanelor din contactele dvs., bifați caseta de sub mesajul dvs. care spune "Only send a response to people in my Contacts”.
7. Salvați modificările:
   1. Faceți clic pe "Save Changes" în partea de jos a paginii.

10. Verificați GMail în modul offline

Funcția de acces offline a Gmail vă permite să vă gestionați e-mailurile fără o conexiune la internet, ceea ce o face un instrument neprețuit pentru călători, navetiști sau oricine se află frecvent fără o conexiune fiabilă. Pentru a vă menține căsuța de e-mail actualizată, este esențial să vă conectați periodic la internet, permițând Gmail să sincronizeze și să stocheze mesajele recente pentru utilizare offline. Iată cum puteți configura această opțiune:

Activarea Gmail în modul offline

1. Browserul Chrome: Puteți utiliza Gmail offline numai în browserul web Google Chrome. Asigurați-vă că îl aveți instalat.
2. Setări: În Gmail, faceți clic pe pictograma angrenaj (în partea dreaptă sus) și selectați "See all settings”.
3. Fila Offline: Navigați la fila "Offline”.
4. Activare: Bifați caseta de lângă "Enable offline mail”.
5. Setări: Alegeți setările:
6. Setări de sincronizare: Decideți câte zile de e-mailuri doriți să stocați offline.
7. Securitate: alegeți dacă doriți să ștergeți datele offline când vă deconectați sau să le păstrați pe computer.
8. Salvați modificările: faceți clic pe "Save Changes" în partea de jos a paginii.

Utilizarea Gmail în modul offline

Când nu aveți conexiune la internet:

• Opțiunea 1: accesați mail.google.com. Gmail se va încărca automat în modul offline dacă l-ați activat.
• Opțiunea 2: creați un marcaj pentru Gmail offline în Chrome.

Produse recomandate:

TravelMate P2 15 Mai multe detalii	Swift X AMD Mai multe detalii